Ogni account su micali.online raccoglie in un mese centinaia di numeri. Chi ha visto la tua pagina di prenotazione e da dove è arrivato. Chi ha aperto il dettaglio di un appuntamento e non è più tornato. Quali appuntamenti si sono riempiti, quali sono rimasti vuoti, chi non si è presentato e chi ha prenotato cinque volte di fila. In Statistiche puoi consultare questi numeri. Ma i numeri da soli non ti dicono cosa farne il lunedì mattina, quando hai un cliente davanti e non un foglio di calcolo.
Per questo abbiamo aggiunto a micali.online un consulente AI. Di norma una volta a settimana analizza il tuo account, ricalcola tutto quello che è successo negli ultimi 30 giorni, lo confronta con il mese precedente e con gli altri account della piattaforma, e ti invia da 3 a 5 consigli concreti su come ottenere più prenotazioni. Ogni consiglio riporta il numero che lo ha generato, il motivo, i passaggi da seguire e un link alla schermata in cui compiere il primo di questi. Nell'app lo trovi sotto il nome Consigli per la tua attività.
In questo articolo ti mostriamo cosa calcola esattamente il consulente, perché dietro ogni consiglio c'è la matematica e non un'impressione, perché ogni proposta viene letta da una persona prima di essere inviata e come sono fatti i consigli già ricevuti dai primi titolari di account.
Cosa vede il consulente
Il consulente lavora con una finestra di 30 giorni e un'altra finestra della stessa durata che la precede, per riuscire a distinguere un'oscillazione da una tendenza. Dal tuo account costruisce un'istantanea di otto aree:
- Traffico della pagina pubblica: numero di persone, da dove sono arrivate (Facebook, Instagram, Google, link diretto, pubblicità a pagamento), da quale dispositivo, in quale lingua e su quale pagina sono entrate per prime.
- Funnel di prenotazione: quante persone hanno visto l'elenco, quante hanno aperto il dettaglio di un appuntamento o di un servizio, quante hanno iniziato una prenotazione, quante hanno effettuato l'accesso e quante hanno completato la prenotazione.
- Occupazione di ogni evento e di ogni appuntamento: appuntamenti vuoti, appuntamenti pieni, numero medio di posti occupati e quale giorno e ora della settimana funzionano meglio per te.
- Presenze e pagamenti: chi si è presentato, chi non si è presentato, quante prenotazioni sono rimaste senza registrazione e quante prenotazioni non pagate hai nei prossimi sette giorni.
- Visitatori: chi prenota ripetutamente, chi non ha ancora mai prenotato, chi non si fa sentire da 60 giorni e chi viene da te regolarmente ma non ha un piano prepagato.
- Piani prepagati: cosa scade nelle prossime due settimane, cosa è terminato senza rinnovo e cosa è in attesa di approvazione.
- Comunicazione: messaggi dei visitatori senza risposta, e-mail non andate a buon fine, promemoria impostati e questionari.
- Profilo: lunghezza della descrizione, categoria, sito web, social, contatti. Cioè quello che un visitatore vede per primo.
Come dai numeri nascono i segnali
Qui sta il cuore di tutto. L'istantanea dell'account non la legge l'AI, ma un insieme di oltre venti rilevatori deterministici. Ognuno cerca uno schema specifico e, quando lo trova, genera un segnale corredato dai numeri che lo dimostrano. Ecco alcuni esempi di cosa viene calcolato sotto il cofano:
Abbandoni rapidi. A ogni visualizzazione dell'elenco misuriamo per quanto tempo il visitatore vi è rimasto. Se se ne va entro dieci secondi, lo contiamo come abbandono rapido. Quando se ne va così più della metà delle persone, vuol dire che l'elenco non gli ha detto perché avrebbero dovuto cliccare oltre.
Funnel passo dopo passo. Seguiamo il passaggio dal dettaglio dell'appuntamento alla prenotazione avviata, all'accesso e al completamento. Ogni passaggio ha il proprio tasso di conversione. Allo stesso tempo dividiamo i visitatori tra chi è arrivato dalla pubblicità a pagamento e il traffico organico, per vedere se la pubblicità porta persone che prenotano davvero oppure che si limitano a cliccare.
Migliori e peggiori orari della settimana. Ogni appuntamento svolto viene assegnato a una cella giorno della settimana × ora e per ogni cella calcoliamo il numero medio di posti occupati. Ordiniamo le celle con almeno due appuntamenti, così il consulente può dirti che il giovedì alle 19:00 ti porta in media tre posti occupati e il venerdì alle 8:00 nessuno.
Appuntamenti vuoti e tasso di riempimento. Per ogni evento confrontiamo il numero di appuntamenti svolti con quello degli appuntamenti vuoti. Se è rimasta vuota almeno la metà di cinque o più appuntamenti, si tratta di un segnale forte. Se gli appuntamenti si sono riempiti, ma in media sotto il 30% della capacità, si tratta di un segnale più debole con un consiglio diverso.
Prenotazioni dell'ultimo minuto. Dalla differenza tra la creazione della prenotazione e l'inizio dell'appuntamento calcoliamo l'anticipo medio. Quando più del 40% delle persone prenota meno di 24 ore prima, ha senso pianificare diversamente sia i promemoria sia la promozione.
Mancate presenze. Dalle presenze registrate calcoliamo la quota di persone che hanno prenotato e non si sono presentate. Sopra il 20% è un segnale che si collega a un promemoria mancante prima dell'appuntamento o a un link di pagamento assente.
Le soglie sono volutamente prudenti. Un segnale significa «vale una frase», non «è statisticamente certo». E con pochi dati il rilevatore preferisce tacere piuttosto che consigliare sulla base di tre visite.
Il confronto con l'intera piattaforma
La maggior parte dei numeri non ha alcun significato senza un confronto. Un tasso di conversione del 3% dal dettaglio dell'appuntamento alla prenotazione è un risultato negativo? Non si può dire senza sapere cosa ottengono gli altri. Per questo, a ogni esecuzione, il consulente ricalcola le mediane dell'intera piattaforma per i rapporti chiave: abbandoni rapidi dall'elenco, visite di una sola pagina, passaggio dal dettaglio alla prenotazione, tasso di riempimento degli appuntamenti e quota di presenze registrate. Nelle mediane entrano solo gli account con traffico sufficiente, in modo che non vengano distorte da account nuovi o quasi inutilizzati.
Il confronto ha ancora una conseguenza a cui teniamo molto. Se il tuo account ha un passaggio debole dal dettaglio alla prenotazione, ma lo stesso passaggio è debole in tutta la piattaforma, il problema non è nella descrizione del tuo appuntamento. Il problema è nella nostra pagina di prenotazione. Un segnale così non ti verrà mai mostrato come consiglio. Finisce invece sul tavolo del nostro team come feedback sul prodotto. Il consulente quindi non cerca solo cosa puoi migliorare tu, ma anche cosa dobbiamo migliorare noi.
Nel confronto entrano esclusivamente mediane aggregate. Nessun account vede i numeri di un altro account e i tuoi consigli contengono solo i tuoi dati. Gli altri account vi sono presenti soltanto come un numero: la mediana con cui ti confronti.
Dove entra l'AI e dove no
Il modello linguistico in questo sistema non calcola nulla. Riceve l'istantanea dell'account, l'elenco dei segnali con i numeri che li dimostrano e le mediane della piattaforma, e il suo compito è scrivere da questi dati consigli comprensibili. Le regole sono rigide: ogni consiglio deve basarsi su un segnale specifico, può usare solo numeri che esistono nell'istantanea e può fare riferimento solo a schermate dell'elenco consentito. L'output del modello passa poi attraverso un controllo. Un consiglio senza segnale, con un numero inventato o con un link fuori dall'elenco viene scartato prima che chiunque possa vederlo.
Grazie a questo possiamo ricondurre ogni frase di un consiglio al numero da cui è nata. Quando il consulente scrive che «373 persone sono arrivate dalla pubblicità e nemmeno una ha iniziato una prenotazione», non è una stima. È una riga tratta dall'istantanea del tuo account.
Ogni consiglio passa attraverso una persona
Anche con regole rigide resta vero che il modello può scrivere una frase numericamente corretta e tuttavia infelice. Per questo ogni esecuzione del consulente termina come una bozza, che viene letta da qualcuno del nostro team. Può modificare i consigli, approvarli o respingerli. Solo i consigli approvati vengono tradotti nella lingua del tuo account e inviati. Nessuno dovrebbe farsi disturbare durante l'ora mattutina da un testo generato automaticamente che nessuno ha letto.
Questo passaggio ci costa tempo, ma non vogliamo saltarlo. micali.online è utilizzato da studi e aziende in 31 lingue, e un consiglio scontato per uno studio di yoga a Bratislava può essere inutilizzabile per una scuola di musica a Varsavia. La persona nel processo è il motivo per cui ci fidiamo dei nostri consigli.
Come si presenta da te
Quando i consigli sono pronti, gli amministratori dell'account ricevono un'e-mail e una notifica nell'app. Sulla pagina principale dell'account compare la scheda Consigli per la tua attività. Ogni consiglio ha:
- un pallino colorato in base all'importanza, da informativo a urgente, e verde in caso di segnale positivo, quando qualcosa ti sta riuscendo bene e vale la pena costruirci sopra,
- Perché: da una a tre frasi con i numeri che hanno generato il consiglio,
- Cosa fare: da due a quattro passaggi, dentro e fuori dall'app, per esempio quale evento modificare, a chi inviare un'e-mail o cosa cambiare nella pubblicità,
- una frase su cosa migliorerà concretamente,
- il pulsante Apri, che ti porta direttamente alla schermata in cui compiere il primo passo.
Per ogni consiglio puoi cliccare su Fatto, Nascondi o Non utile. I consigli gestiti scompaiono dalla scheda e la tua risposta torna a noi. Un consiglio che i titolari segnano come non utile è per noi il segnale di dover correggere il rilevatore o la soglia, non di dover convincere te.
Sei esempi dalla pratica
I consigli seguenti sono nati nelle prime esecuzioni del consulente. Abbiamo cambiato i nomi degli account e degli eventi, i numeri sono reali.
Pubblicità che porta persone, ma non prenotazioni. In 30 giorni sono arrivati dalla pubblicità a pagamento 373 visitatori. Nemmeno uno ha iniziato una prenotazione, in media hanno visto 1,1 pagine. Dal traffico organico sono arrivate 181 persone e 14 di loro hanno effettuato l'accesso. Consiglio: mettere in pausa la campagna che porta all'elenco generale e indirizzare la pubblicità direttamente a un appuntamento specifico, con giorno, ora e il pulsante «Prenota il tuo posto». Il primo passo è in Statistiche, dove si vede cosa hanno fatto davvero le persone arrivate dalla pubblicità.
Appuntamenti mattutini a cui non viene nessuno. La lezione di pilates del mattino aveva 23 appuntamenti e tutti e 23 sono rimasti vuoti. La lezione serale dello stesso studio aveva 17 appuntamenti vuoti su 21, ma le celle di giovedì, sabato e domenica alle 19:00 sono risultate le migliori. Consiglio: spostare gli appuntamenti mattutini alla sera, per quelli mattutini rimanenti impostare una capacità minima e una scadenza di iscrizione, in modo che una lezione senza interesse non si tenga, e promuovere tre orari serali specifici.
Dettaglio dell'appuntamento a cui non segue nulla. Il dettaglio dell'evento è stato visto da 467 persone, nessuno ha iniziato una prenotazione e 14 hanno effettuato l'accesso. Sono il 3% contro una mediana di piattaforma del 14,3%. Allo stesso tempo tre eventi avevano una descrizione breve o assente. Consiglio: aggiungere alle descrizioni per chi è la lezione, cosa porta a casa il partecipante, cosa deve portare e come si svolge la prenotazione. Solo dopo condividere di nuovo il link.
Orari che funzionano chiedono più appuntamenti. I corsi per bambini del martedì alle 10:00 avevano in media 8 posti occupati e quelli del venerdì alle 10:00 cinque. Allo stesso tempo l'account aveva l'86% di e-mail aperte su 201 inviate. Consiglio: aggiungere altri appuntamenti mattutini di martedì e venerdì e annunciarli con un'e-mail, che i genitori evidentemente leggono.
Appuntamenti pieni senza lista di attesa. Le lezioni individuali avevano tre appuntamenti pieni e quelle di gruppo due, in entrambi i casi la lista di attesa era disattivata. Consiglio: attivarla e impostare un modello di messaggio, in modo che il posto liberato dopo l'annullamento di una prenotazione vada al prossimo interessato e non resti vuoto.
Persone nell'elenco che non hanno mai prenotato. L'account aveva 32 visitatori registrati, 19 di loro non avevano mai prenotato e 10 avevano prenotato ripetutamente. Consiglio: creare con quei 19 una lista di distribuzione e inviare loro un'unica e-mail con il link diretto al prossimo appuntamento disponibile. Contattare separatamente i visitatori ricorrenti. Riconquistare un contatto esistente costa meno che trovarne uno nuovo.
E un bonus che non ha a che fare con la matematica, solo con l'attenzione: in un account un messaggio di un visitatore aspettava risposta da 825 ore. Il consulente lo ha estratto come il segnale più urgente della settimana.
Cosa non è il consulente
Non è una divinazione. Il consulente vede solo quello che c'è in micali.online: prenotazioni, traffico della pagina pubblica, presenze, messaggi. Non vede il tuo fatturato, i tuoi costi né cosa succede in palestra. Quando un account ha pochi dati, il consulente preferisce inviare due consigli piuttosto che cinque inventati. E se non ti riconosci in un consiglio, segnalo come Non utile. La decisione è sempre tua, il consulente deve solo semplificartela.
Come attivarlo
Il consulente AI è, come tutto il resto in micali.online, senza costi aggiuntivi. Lo attiviamo gradualmente account per account, per riuscire a controllare per bene ogni prima esecuzione. Se vuoi i consigli per il tuo account già da ora, scrivici tramite la sezione Supporto direttamente nell'app. I consigli li ricevono gli amministratori dell'account, di norma una volta a settimana, sempre nella lingua dell'account. E se ti sembra che il consulente non abbia visto qualcosa di importante, faccelo sapere. Sono proprio messaggi come questi a far nascere nuovi rilevatori.
