Posėdžių kambarys antrame aukšte, studija, kurią dalinasi penki lektoriai, du stalai bendradarbystės erdvėje. Kol žmonių mažai, pakanka bendros lentelės arba žinutės grupės pokalbyje — „pasiimu ją dešimtą“. Paskui du susitinka prie durų su tuo pačiu kvietimu kalendoriuje, kažkas užsiblokuoja patalpą visai dienai „jei kas“, ir niekas nežino, ar po paskutinio susitikimo jau sutvarkyta.
Todėl micali.online dabar turi naują, trečią rezervacijos tipą šalia renginių ir paslaugų: patalpos. Tai bendros erdvės, kurias rezervuoti gali tik jūsų patvirtinti žmonės – darbuotojai, nariai, nuomininkai. Kiekvienas patalpą pasiima tiek laiko, kiek jam reikia, pagal jūsų nustatytas taisykles, o jūs viską turite vienoje vietoje.
Šiame straipsnyje parodysime, kaip veikia prieiga per žymas, kodėl taisyklių negalima apeiti net dviem rezervacijomis iš eilės, kaip rezervavimas atrodo jūsų žmonių akimis ir ką su juo daro jūsų komanda.
Patalpa nėra paslauga
Paslaugos atveju klientas rezervuoja jūsų laiką – kirpimą, masažą, konsultaciją. Patalpos atveju jūsų žmogus rezervuoja erdvę ir laiką pasirenka pats: nuo dešimtos iki pusiau dvylikos, komandos susitikimui, pokalbiui su klientu. Patalpa turi:
- pavadinimą, aprašymą ir nuotraukas – kur ji yra, kiek žmonių telpa, ką joje rasite,
- valandas kiekvienai savaitės dienai, kada ją galima rezervuoti, prireikus su keliais intervalais per dieną,
- pasiruošimo ir sutvarkymo laiką minutėmis prieš kiekvieną rezervaciją ir po jos (gali būti ir nulis),
- laiko tinklelį – pavyzdžiui, kas 15 minučių –, kuriame rezervacijos prasideda ir baigiasi.
Kas gali rezervuoti: žymos
Prieigą nustato žymos – pavadinimai, kuriuos suteikiate žmonėms: Darbuotojai, Vadovybė, Nariai. Vienas žmogus gali turėti kelias žymas, o patalpa nustato, su kuriomis žymomis ją galima rezervuoti; pakanka bet kurios iš jų. Taip posėdžių kambarį visai komandai atveriate žymai Darbuotojai, o mažą patalpą vadovybei – tik žymai Vadovybė.
- Kvietimas: skiltyje Patalpos → Prieiga įklijuojate el. pašto adresus, pasirenkate žymas ir išsiunčiate kvietimą. Slaptažodžio niekas nesikuria – prisijungiama vienkartiniu kodu, kuris ateina į el. paštą.
- Prieigos prašymas: kas prisijungia ir atveria matomą patalpą, kurios dar negali rezervuoti, gali paprašyti prieigos su trumpa žinute. Atsakingi asmenys prašymą patvirtina (žmogus gauna patalpos žymas) arba atmeta, ir abiem atvejais jam ateina el. laiškas.
- Be žymos – tik jūsų komanda: patalpą be žymos gali rezervuoti tik komanda. Bendradarbystės erdvei ją galite atverti kiekvienam, kas prisijungia – sąmoningai, nes prisijungti gali bet kas su bet kokiu el. pašto adresu.
Matoma ar paslėpta
Matoma patalpa kiekvienam, turinčiam nuorodą, rodo nuotraukas, aprašymą, talpą, valandas ir taisykles, tačiau rezervuoti galima tik prisijungus ir turint žymą. Paslėpta patalpa kiekvienam, kas negali jos rezervuoti, atrodo kaip neegzistuojantis puslapis – net jei nuoroda nutekėtų, niekas nieko nepamatytų. Viešo visų patalpų sąrašo nėra: jūsų žmonės patalpą randa tik per jūsų rezervacijų puslapį arba tiesioginę nuorodą. Matomumą perjungiate vienu jungikliu tiesiai patalpų sąraše.
Taisyklės, kurių negalima apeiti
Bendra patalpa veikia tik tada, kai vienas žmogus jos nepasiima visai savaitei. Todėl rezervacijoms, kurias žmonės daro patys, nustatote:
- ilgiausią rezervaciją – pavyzdžiui, 2 valandas,
- minimalią pertrauką tarp vieno žmogaus pačios rezervacijų toje pačioje patalpoje – kad 2 valandų limito nebūtų galima apeiti dviem rezervacijomis po 2 + 2 valandas iš eilės,
- kiek dienų iš anksto galima rezervuoti.
Jūsų komanda – administratorius, vadovas ar atsakingas komandos narys – gali apeiti šiuos limitus ir valandas, kai rezervuoja už kitą žmogų. Tačiau viena taisyklė galioja visada ir visiems: dvi rezervacijos niekada nesusikerta. Kiekvienas naujos rezervacijos sukūrimas ir perkėlimas akimirkai užrakina patalpą, todėl net du žmonės, spustelėję tą pačią sekundę, niekada negauna to paties laiko.
Kaip rezervuoja jūsų žmonės
Patalpos puslapyje žmogus prisijungia, ir rezervavimas vyksta trimis žingsniais:
- dieną mėnesio kalendoriuje – spustelėti galima tik dienas, kai patalpa atverta,
- pradžią laikų tinklelyje – užimti laikai jame lieka, tik pilki, todėl iš karto matyti, kada patalpa laisva; gretimi to paties rezervavimo laikai susilieja į vieną juostą su jo laiku ir pavadinimu, jei patalpa pavadinimus rodo bendrai,
- trukmę, kam skirta rezervacija, ir neprivalomą pastabą.
Pasirinkta diena ir laikas visą laiką matomi su mygtuku Keisti, o kiekvienas žingsnis turi savo adresą, todėl atnaujinus puslapį niekas neprarandama. Pertrauka aplink savo pačios rezervaciją tinklelyje pažymėta punktyrine linija, o legenda po tinkleliu paaiškina, kodėl. Patalpų rezervacijas žmogus vėliau randa skiltyje Mano rezervacijos šalia renginių ir paslaugų, ir gali jas atšaukti bet kada iki pradžios.
Patvirtinimas ir žinutės
Kiekvienai patalpai pasirenkate, ar rezervacijos patvirtinamos automatiškai. Jei taip, žmogus iškart gauna patvirtinimą. Jei ne, rezervacija laukia, o už patalpą atsakingi žmonės gauna el. laišką, push pranešimą ir įspėjimą programėlėje, kad ją patvirtintų ar atmestų.
Kaip ir renginiuose bei paslaugose, jūs nustatote, kuris žinutės šablonas siunčiamas kada: rezervacija laukia patvirtinimo, patvirtinta (su kalendoriaus kvietimu), atmesta, lankytojo atšaukta, jūsų atšaukta, perkelta į kitą laiką, ir priminimas pasirinktą valandų skaičių prieš pradžią. Jūsų pirmoji patalpa gauna paruoštus šablonus, kuriuos vėliau galite redaguoti.
Kalendorius jūsų komandai
Skiltyje Patalpos → Kalendorius komanda mato vienos patalpos ar visų savaitę, viršuje – rezervacijas, laukiančias patvirtinimo. Spustelėję laisvą laiką, rezervuojate patalpą konkrečiam žmogui (pakanka el. pašto) arba užblokuojate ją vidiniam naudojimui, pavyzdžiui, priežiūrai. Spustelėję rezervaciją, ją patvirtinate, atmetate, perkeliate, pervadinate ar atšaukiate.
Reguliarių pasitarimų nereikia vesti po vieną: rezervacija gali kartotis kiekvieną darbo dieną, kiekvieną savaitę arba kas dvi savaites iki metų į priekį. Prieš išsaugodami pamatysite, kurios dienos jau užimtos – jos praleidžiamos –, o seriją vėliau galėsite atšaukti nuo bet kurios datos. Patalpų rezervacijos rodomos ir skydelyje, o puslapyje Lankytojai yra naujas skirtukas Patalpos su kiekvienos patalpos rezervacijomis.
Taip pat per Claude ar ChatGPT
Jei jūsų micali.online prijungtas prie Claude ar ChatGPT, patalpas sutvarko ir asistentas: „Kas rytoj turi posėdžių kambarį?“, „Rezervuok Aurora žmogui vaida@imone.lt kiekvieną antradienį devintą valandą iki metų pabaigos.“, „Suteik žymą Darbuotojai šiems trims žmonėms ir išsiųsk jiems kvietimą.“ Rezervacijos ir pakeitimai vyksta pagal tas pačias taisykles kaip programėlėje.
Kaip pradėti
- Meniu atidarykite Patalpos ir spustelėkite Nauja patalpa.
- Įveskite pavadinimą, aprašymą ir talpą, nustatykite valandas ir taisykles lankytojams.
- Pasirinkite žymą (arba sukurkite ją tiesiai formoje) ir atsakingus asmenis.
- Skiltyje Prieiga pakvieskite žmones el. paštu ir išsiųskite jiems nuorodą į patalpą.
Išsamų žingsnis po žingsnio vadovą rasite pagalbos centre.
