La sala de reuniones del segundo piso, un estudio que comparten cinco profesores, dos mesas en un espacio de coworking. Mientras hay pocas personas, con una hoja compartida o un mensaje en el grupo — «la cojo a las diez» — es suficiente. Luego dos personas se encuentran en la puerta con la misma invitación de calendario, alguien bloquea la sala todo el día «por si acaso», y nadie sabe si quedó recogida después de la última reunión.
Por eso micali.online tiene ahora un tercer tipo de reserva, junto a los eventos y los servicios: las salas. Son espacios compartidos que solo pueden reservar las personas que tú apruebes — tus empleados, miembros, inquilinos. Cada uno se queda la sala el tiempo que necesita, dentro de las normas que tú establezcas, y tú lo tienes todo en un solo lugar.
En este artículo te mostramos cómo funciona el acceso mediante etiquetas, por qué las normas no se pueden saltar ni con dos reservas seguidas, cómo es reservar desde el punto de vista de tu gente, y qué hace tu equipo con ello.
Una sala no es un servicio
Con un servicio, el cliente reserva tu tiempo — un corte de pelo, un masaje, una consulta. Con una sala, tu persona reserva un espacio y elige el horario por su cuenta: de diez a once y media, para una reunión de equipo, para una llamada con un cliente. Una sala tiene:
- un nombre, una descripción y fotos — dónde está, cuántas personas caben, qué te vas a encontrar dentro,
- un horario para cada día de la semana en que se puede reservar, con varios tramos al día si hace falta,
- un tiempo de preparación y limpieza en minutos antes y después de cada reserva (puede ser cero),
- una cuadrícula horaria — cada 15 minutos, por ejemplo — en la que las reservas empiezan y terminan.
Quién puede reservar: las etiquetas
El acceso se gestiona con etiquetas — distintivos que le das a las personas: Empleados, Dirección, Miembros. Una persona puede tener varias etiquetas, y cada sala decide qué etiquetas pueden reservarla; con una sola basta. Así que abres la sala de reuniones del equipo a la etiqueta Empleados, y la sala pequeña para dirección solo a Dirección.
- Invitación: en Salas → Acceso pegas las direcciones de email, eliges las etiquetas y envías la invitación. Nadie crea una contraseña — la gente inicia sesión con un código de un solo uso que le llega por email.
- Solicitud de acceso: alguien que inicia sesión y abre una sala visible que todavía no puede reservar puede pedir acceso, con un mensaje breve. Las personas responsables aprueban la solicitud (la persona recibe las etiquetas de la sala) o la rechazan, y en ambos casos le llega un email.
- Sin etiqueta significa solo tu equipo: una sala sin etiqueta solo puede reservarla tu equipo. Para un espacio de coworking puedes abrirla a cualquiera que inicie sesión — a propósito, porque cualquiera puede iniciar sesión con cualquier dirección de email.
Visible u oculta
Una sala visible muestra sus fotos, descripción, aforo, horario y normas a cualquiera que tenga el enlace, pero reservar sigue exigiendo iniciar sesión y tener una etiqueta. Una sala oculta se comporta como una página que no existe para quien no puede reservarla — aunque el enlace se filtre, nadie ve nada. No existe una lista universal de todas las salas: solo tu gente encuentra una sala, a través de tu página de reservas o de su enlace directo. Cambias la visibilidad con un solo interruptor, directamente en la lista de salas.
Normas que no se pueden saltar
Una sala compartida solo funciona si una persona no se la queda toda la semana. Para las reservas que la gente hace por su cuenta, tú defines por tanto:
- la reserva más larga — 2 horas, por ejemplo,
- el descanso mínimo entre las propias reservas de una misma persona en la misma sala — para que el límite de 2 horas no se pueda saltar con dos reservas de 2 + 2 horas seguidas,
- con cuántos días de antelación se puede reservar.
Tu equipo — un administrador, un gerente o un miembro responsable — puede saltarse estos límites y el horario cuando reserva para otra persona. Pero hay una norma que se cumple siempre y para todos: dos reservas nunca se solapan. Cada nueva reserva y cada cambio bloquea la sala un instante, así que ni siquiera dos personas que hagan clic en el mismo segundo obtienen el mismo horario.
Cómo reserva tu gente
En la página de la sala, la persona inicia sesión y la reserva se hace en tres pasos:
- el día en un calendario mensual — solo se pueden pulsar los días en que la sala está abierta,
- la hora de inicio en una cuadrícula de horas — las horas ocupadas se quedan en la cuadrícula, solo en gris, para ver de un vistazo cuándo está libre la sala; las horas vecinas de una misma reserva se juntan en una sola barra con su hora y su nombre, si la sala comparte nombres,
- la duración, para qué es la reserva y una nota opcional.
El día y la hora elegidos quedan siempre visibles con un botón Cambiar, y cada paso tiene su propia dirección, así que recargar la página no pierde nada. El descanso alrededor de tu propia reserva se marca en la cuadrícula con un borde discontinuo, y la leyenda bajo la cuadrícula explica por qué. Las reservas de sala aparecen después en Mis reservas, junto a los eventos y los servicios, y se pueden cancelar en cualquier momento antes de que empiecen.
Confirmación y mensajes
En cada sala eliges si las reservas se confirman automáticamente. Si es así, la persona recibe la confirmación al instante. Si no, la reserva espera, y las personas responsables de la sala reciben un email, una notificación push y un aviso en la aplicación para confirmarla o rechazarla.
Igual que con los eventos y los servicios, decides qué plantilla de mensaje se envía y cuándo: la reserva espera confirmación, está confirmada (con una invitación de calendario), está rechazada, la cancela el visitante, la cancelas tú, se cambia a otro horario, y un recordatorio un número de horas elegido antes del inicio. Tu primera sala recibe plantillas ya preparadas que puedes editar después.
Un calendario para tu equipo
En Salas → Calendario, tu equipo ve la semana de una sala o de todas ellas, con las reservas pendientes de confirmación arriba del todo. Haz clic en una hora libre para reservar la sala a nombre de una persona concreta (basta un email) o para bloquearla internamente, por mantenimiento, por ejemplo. Haz clic en una reserva para confirmarla, rechazarla, moverla, cambiarle el nombre o cancelarla.
No hace falta meter las reuniones habituales una a una: una reserva puede repetirse cada día laborable, cada semana o cada dos semanas, hasta un año por delante. Antes de guardar ves qué días ya están ocupados — esos se omiten — y más tarde puedes cancelar la serie a partir de cualquier fecha. Las reservas de sala también aparecen en el panel, y la página Visitantes tiene una nueva pestaña Salas con las reservas de cada sala.
También a través de Claude o ChatGPT
Si micali.online está conectado a Claude o ChatGPT, el asistente también se ocupa de las salas: «¿Quién tiene mañana la sala de reuniones?», «Reserva Aurora para laura@company.com todos los martes a las nueve hasta final de año.», «Dale la etiqueta Empleados a estas tres personas y envíales una invitación.» Las reservas y los cambios siguen las mismas normas que en la aplicación.
Cómo empezar
- Abre Salas en el menú y haz clic en Nueva sala.
- Rellena el nombre, la descripción y el aforo, y define el horario y las normas para los visitantes.
- Elige una etiqueta (o créala directamente en el formulario) y las personas responsables.
- En Acceso, invita a personas por email y envíales el enlace de la sala.
Encontrarás una guía detallada, paso a paso, en el centro de ayuda.
