Koosolekuruum teisel korrusel, stuudio, mida jagab viis juhendajat, kaks töölauda ühises kontoris. Kui inimesi on vähe, piisab jagatud tabelist või sõnumist rühmavestluses: „võtan selle kell kümme“. Siis kohtuvad kaks inimest ukse taga sama kalendrikutsega, keegi blokeerib ruumi terveks päevaks „juhuks kui“, ja keegi ei tea, kas viimase koosoleku järel sai ruum koristatud.
Seepärast on micali.online-il nüüd sündmuste ja teenuste kõrval kolmas broneeringutüüp: ruumid. Need on jagatud ruumid, mida saavad broneerida ainult teie heaks kiidetud inimesed — teie töötajad, liikmed, üürnikud. Igaüks võtab ruumi enda kasutusse nii kauaks, kui tal vaja, teie seatud reeglite piires, ning teil on kõik ühes kohas.
Selles artiklis näitame, kuidas juurdepääs siltide kaudu toimib, miks reegleid ei saa mööda hiilida isegi kahe järjestikuse broneeringuga, milline broneerimine on teie inimeste jaoks ja mida teie meeskond sellega teeb.
Ruum ei ole teenus
Teenuse puhul broneerib klient teie aja — juukselõikuse, massaaži, konsultatsiooni. Ruumi puhul broneerib teie inimene ruumi ja valib aja ise: kümnest pool kaheteistkümneni, meeskonnakoosolekuks, kliendikõneks. Ruumil on:
- nimi, kirjeldus ja fotod — kus see asub, mitu inimest mahub, mida sealt leiab,
- kellaajad igal nädalapäeval, vajadusel mitme ajavahemikuga päevas,
- ettevalmistus- ja koristusaeg minutites enne ja pärast iga broneeringut (null sobib ka),
- ajavõrgustik — näiteks iga 15 minuti tagant —, mille alusel broneeringud algavad ja lõppevad.
Kes saab broneerida: sildid
Juurdepääsu haldavad sildid — märgised, mille annate inimestele: Töötajad, Juhtkond, Liikmed. Ühel inimesel võib olla mitu silti, ning ruum otsustab, milliste siltidega saab seda broneerida; piisab ükskõik millisest. Nii avate meeskonna koosolekuruumi Töötajad sildile ja juhtkonna väikese ruumi ainult Juhtkond sildile.
- Kutse: lehel Ruumid → Juurdepääs kleepite e-posti aadressid, valite sildid ja saadate kutse. Keegi ei loo parooli — inimesed logivad sisse ühekordse koodiga, mis saadetakse nende e-postile.
- Juurdepääsu taotlus: keegi, kes logib sisse ja avab nähtava ruumi, mida ta veel ei saa broneerida, saab lühikese sõnumiga küsida juurdepääsu. Vastutavad isikud kiidavad taotluse heaks (siis saab inimene ruumi sildid) või lükkavad selle tagasi, ja mõlemal juhul saab inimene e-kirja.
- Sildita ainult teie meeskond: sildita ruumi saab broneerida ainult teie meeskond. Ühiskontori jaoks võite selle teadlikult avada igaühele, kes sisse logib — sest sisse saab logida igaüks suvalise e-posti aadressiga.
Nähtav või peidetud
Nähtav ruum näitab oma fotosid, kirjeldust, mahutavust, kellaaegu ja reegleid kõigile, kellel on link, kuid broneerimiseks on ikkagi vaja sisse logida ja silti. Peidetud ruum tundub kõigile, kes ei saa seda broneerida, olematu lehena — isegi kui link lekib, ei näe keegi midagi. Kõigi ruumide üldist nimekirja ei ole: ruumi leiavad ainult teie inimesed, teie broneerimislehe või ruumi enda otselingi kaudu. Nähtavust saate vahetada ühe lülitiga otse ruumide loendis.
Reeglid, millest mööda ei saa hiilida
Jagatud ruum töötab ainult siis, kui üks inimene ei võta seda enda kasutusse terveks nädalaks. Seepärast määrate inimeste endi tehtud broneeringutele:
- pikima broneeringu — näiteks 2 tundi,
- minimaalse pausi ühe inimese enda broneeringute vahel samas ruumis — et 2-tunnisest piirangust ei saaks mööda hiilida kahe järjestikuse 2-tunnise broneeringuga,
- mitu päeva ette saab broneerida.
Teie meeskond — administraator, juht või vastutav meeskonnaliige — võib need piirangud ja kellaajad vahele jätta, kui broneerib kellegi teise eest. Üks reegel kehtib aga alati ja kõigile: kaks broneeringut ei kattu kunagi. Iga uus broneering ja iga teisaldamine lukustab ruumi hetkeks, nii et isegi kaks inimest, kes klõpsasid samal sekundil, ei saa kunagi sama aega.
Kuidas teie inimesed broneerivad
Ruumi lehel logib inimene sisse ja broneerimine kulgeb kolmes etapis:
- päev kuukalendris — klõpsata saab ainult neil päevadel, mil ruum on avatud,
- algus ajavõrgustikus — hõivatud ajad jäävad võrgustikku, ainult hallina, nii et näete korraga, millal ruum on vaba; ühe broneeringu kõrvutised ajad sulanduvad üheks ribaks koos selle aja ja nimega, kui ruum jagab nimesid,
- kestus, milleks broneering on, ja valikuline märkus.
Valitud päev ja aeg jäävad nähtavale koos nupuga Muuda, ja igal etapil on oma aadress, nii et lehe uuesti laadimine ei kaota midagi. Oma broneeringu ümber olev paus on võrgustikus tähistatud katkendliku raamiga ja võrgustiku all olev legend selgitab, miks. Ruumibroneeringud kuvatakse seejärel jaotises Minu broneeringud sündmuste ja teenuste kõrval, ning neid saab tühistada igal ajal enne algust.
Kinnitus ja sõnumid
Iga ruumi puhul valite, kas broneeringud kinnitatakse automaatselt. Kui jah, saab inimene kohe kinnituse. Kui ei, siis broneering ootab ja ruumi eest vastutavad inimesed saavad e-kirja, push-teavituse ja rakendusesisese hoiatuse, et see kinnitada või tagasi lükata.
Nagu sündmuste ja teenuste puhul, otsustate, milline sõnumimall läheb välja millal: broneering ootab kinnitust, kinnitatakse (kalendrifail lisatuna), lükatakse tagasi, külastaja tühistab selle, teie tühistate selle, see liigutatakse teisele ajale, ja meeldetuletus valitud arv tunde enne algust. Teie esimene ruum saab valmis mallid, mida saate hiljem muuta.
Kalender teie meeskonnale
Lehel Ruumid → Kalender näeb teie meeskond ühe ruumi või kõigi ruumide nädalat, kinnitust ootavad broneeringud üleval. Klõpsake vabal ajal, et broneerida ruum kindla inimese jaoks (piisab e-postist) või blokeerida see sisemiselt, näiteks hoolduseks. Klõpsake broneeringul, et see kinnitada, tagasi lükata, teisaldada, ümber nimetada või tühistada.
Regulaarseid koosolekuid ei pea sisestama ükshaaval: broneering võib korduda igal tööpäeval, igal nädalal või iga kahe nädala tagant kuni aasta jooksul. Enne salvestamist näete, millised päevad on juba hõivatud — need jäetakse vahele — ning hiljem saate seeria tühistada mis tahes kuupäevast alates. Ruumibroneeringud kuvatakse ka töölaual ning lehel Külastajad on uus vahekaart Ruumid iga ruumi broneeringutega.
Ka Claude'i või ChatGPT kaudu
Kui micali.online on ühendatud Claude'i või ChatGPT-ga, tegeleb assistent ka ruumidega: „Kellel on homme koosolekuruum?“, „Broneeri Aurora kasutajale kadri@ettevote.ee igal teisipäeval kell üheksa kuni aasta lõpuni.“, „Anna neile kolmele inimesele Töötajad silt ja saada neile kutse.“ Broneeringud ja muudatused järgivad samu reegleid mis rakenduses.
Kuidas alustada
- Avage menüüst Ruumid ja klõpsake Uus ruum.
- Täitke nimi, kirjeldus ja mahutavus ning määrake kellaajad ja reeglid külastajatele.
- Valige silt (või looge see otse vormil) ja vastutavad isikud.
- Lehel Juurdepääs kutsuge inimesi e-postiga ja saatke neile ruumi link.
Üksikasjaliku samm-sammulise juhendi leiate abikeskusest.
