Sala za sastanke na drugom katu, studio koji dijeli pet instruktora, dva stola u coworking prostoru. Dok je ljudi malo, dovoljna je zajednička tablica ili poruka u grupnom razgovoru — „uzimam je u deset“. Onda se dvoje sretnu na vratima s istom pozivnicom u kalendaru, netko prostoriju blokira na cijeli dan „za svaki slučaj“, i nitko ne zna je li nakon zadnjeg sastanka pospremljeno.
Zato micali.online sada uz Događaje i Usluge ima i treću vrstu rezervacije: prostorije. To su zajednički prostori koje rezerviraju samo ljudi koje odobrite — vaši zaposlenici, članovi, najmoprimci. Svatko prostoriju uzme na onoliko dugo koliko mu treba, u okviru pravila koja postavite, a vi imate sve na jednom mjestu.
U ovom članku pokazujemo kako radi pristup preko oznaka, zašto se pravila ne mogu zaobići ni s dvije rezervacije jedna za drugom, kako rezervacija izgleda iz kuta vaših ljudi i što s njom radi vaš tim.
Prostorija nije usluga
Kod usluge klijent rezervira vaše vrijeme — šišanje, masažu, konzultaciju. Kod prostorije vaš čovjek rezervira prostor i sam bira vrijeme: od deset do pola dvanaest, za sastanak tima, za poziv s klijentom. Prostorija ima:
- naziv, opis i fotografije — gdje se nalazi, koliko ljudi stane, što ćete unutra naći,
- radno vrijeme za svaki dan u tjednu kad se može rezervirati, po potrebi i s više raspona dnevno,
- vrijeme za pripremu i čišćenje u minutama prije i poslije svake rezervacije (može biti i nula),
- vremensku mrežu — na primjer svakih 15 minuta — na kojoj rezervacije počinju i završavaju.
Tko može rezervirati: oznake
Pristup rješavaju oznake — nazivi koje date ljudima: Zaposlenici, Uprava, Članovi. Jedna osoba može imati više oznaka, a prostorija sama odlučuje koje je oznake smiju rezervirati; dovoljna je bilo koja od njih. Tako prostoriju za sastanke tima otvorite oznaci Zaposlenici, a malu prostoriju za upravu samo oznaci Uprava.
- Pozivnica: pod Prostorije → Pristup zalijepite e-mail adrese, odaberete oznake i pošaljete pozivnicu. Nitko ne stvara lozinku — ljudi se prijavljuju jednokratnim kodom poslanim na e-mail.
- Zahtjev za pristup: tko se prijavi i otvori vidljivu prostoriju koju još ne može rezervirati, može zatražiti pristup uz kratku poruku. Odgovorne osobe zahtjev odobre (osoba dobije oznake prostorije) ili odbiju, a osoba u oba slučaja dobije e-mail.
- Bez oznake znači samo vaš tim: prostoriju bez oznake može rezervirati samo vaš tim. Za coworking prostor je možete otvoriti svakome tko se prijavi — svjesno, jer prijaviti se može bilo tko s bilo kojom e-mail adresom.
Vidljiva ili skrivena
Vidljiva prostorija svakome tko ima poveznicu pokazuje fotografije, opis, kapacitet, radno vrijeme i pravila, ali za rezervaciju je i dalje potrebna prijava i oznaka. Skrivena prostorija svakome tko je ne može rezervirati izgleda kao stranica koja ne postoji — čak i ako poveznica procuri, nitko ništa ne vidi. Ne postoji univerzalni popis svih prostorija: prostoriju pronađu samo vaši ljudi, preko vaše stranice za rezervacije ili njezine izravne poveznice. Vidljivost mijenjate jednim prekidačem izravno na popisu prostorija.
Pravila koja se ne mogu zaobići
Zajednička prostorija funkcionira samo ako je jedna osoba ne zauzme za cijeli tjedan. Za rezervacije koje ljudi rade sami zato postavljate:
- najdužu rezervaciju — na primjer 2 sata,
- najmanju stanku između vlastitih rezervacija iste osobe u istoj prostoriji — kako se ograničenje od 2 sata ne bi moglo zaobići dvjema rezervacijama od 2 + 2 sata jednom za drugom,
- koliko dana unaprijed se može rezervirati.
Vaš tim — administrator, voditelj ili odgovorni član tima — kod rezervacije za nekog drugog može zaobići i ta ograničenja i radno vrijeme. Jedno pravilo ipak vrijedi uvijek i za sve: dvije rezervacije nikad se ne preklapaju. Svako novo stvaranje i svaki pomak rezervacije na trenutak zaključa prostoriju, pa čak ni dvoje ljudi koji su kliknuli u istoj sekundi nikad ne dobiju isti termin.
Kako rezerviraju vaši ljudi
Na stranici prostorije osoba se prijavi, a rezervacija ide u tri koraka:
- dan u mjesečnom kalendaru — kliknuti se mogu samo dani kad je prostorija otvorena,
- početak u vremenskoj mreži — zauzeta vremena ostaju u mreži, samo posivljena, tako da odmah vidite kad je prostorija slobodna; susjedna vremena jedne rezervacije spoje se u jednu traku s njezinim vremenom i nazivom, ako prostorija dijeli nazive,
- trajanje, za što je rezervacija i neobavezna napomena.
Odabrani dan i vrijeme ostaju na vidiku s gumbom Promijeni, a svaki korak ima svoju adresu, pa ponovno učitavanje stranice ništa ne poništi. Stanka oko vlastite rezervacije u mreži je označena isprekidanim okvirom, a legenda ispod mreže kaže zašto. Rezervacije prostorija zatim se pojave u Mojim rezervacijama uz Događaje i Usluge, i mogu se otkazati bilo kada prije početka.
Potvrda i poruke
Za svaku prostoriju birate hoće li se rezervacije potvrđivati automatski. Ako da, osoba odmah dobije potvrdu. Ako ne, rezervacija čeka, a odgovorne osobe za prostoriju dobiju e-mail, push obavijest i obavijest u aplikaciji da je potvrde ili odbiju.
Baš kao kod Događaja i Usluga, odlučujete koji predložak poruke ide kada: rezervacija čeka potvrdu, potvrđena je (s pozivnicom u kalendar), odbijena je, otkazao ju je posjetitelj, otkazali ste je vi, premještena je na drugo vrijeme, i podsjetnik odabrani broj sati prije početka. Vaša prva prostorija dobije gotove predloške koje kasnije možete urediti.
Kalendar za vaš tim
Pod Prostorije → Kalendar vaš tim vidi tjedan jedne prostorije ili svih njih, s rezervacijama koje čekaju potvrdu na vrhu. Kliknite slobodno vrijeme da prostoriju rezervirate za određenu osobu (dovoljan je e-mail) ili je interno blokirate, na primjer zbog održavanja. Kliknite rezervaciju da je potvrdite, odbijete, premjestite, preimenujete ili otkažete.
Redovite sastanke ne morate unositi jedan po jedan: rezervacija se može ponavljati svaki radni dan, svaki tjedan ili svaka dva tjedna, do godinu dana unaprijed. Prije spremanja vidite koji su dani već zauzeti — oni se preskaču — a seriju kasnije možete otkazati od bilo kojeg datuma nadalje. Rezervacije prostorija pojavljuju se i na nadzornoj ploči, a stranica Posjetitelji ima novu karticu Prostorije s rezervacijama svake prostorije.
I preko Claudea ili ChatGPT-a
Ako je micali.online povezan s Claudeom ili ChatGPT-om, prostorije obrađuje i asistent: „Tko sutra ima salu za sastanke?“, „Rezerviraj Auroru za ana@firma.hr svaki utorak u devet do kraja godine.“, „Daj ovo troje ljudi oznaku Zaposlenici i pošalji im pozivnicu.“ Rezervacije i promjene prolaze kroz ista pravila kao u aplikaciji.
Kako početi
- U izborniku otvorite Prostorije i kliknite Nova prostorija.
- Popunite naziv, opis i kapacitet, te postavite radno vrijeme i pravila za posjetitelje.
- Odaberite oznaku (ili je stvorite izravno u obrascu) i odgovorne osobe.
- Pod Pristup pozovite ljude e-mailom i pošaljite im poveznicu na prostoriju.
Detaljan vodič korak po korak pronaći ćete u centru za pomoć.
