Una lista d'attesa è utile solo se sembra giusta. Fatto male, diventa un'altra fonte di confusione tra amministratori e clienti. Fatto bene, trasforma gli appuntamenti cancellati in spazi pieni e offre ai clienti una reale possibilità nel momento in cui lo desiderano.
Una lista d'attesa funziona meglio dopo che le nozioni di base sono chiare. Se stai ancora impostando il flusso di prenotazione, inizia con il nostroguida completa alla configurazione della prenotazione online.
Utilizza una lista d'attesa quando la domanda non è uniforme
Probabilmente avrai bisogno di una lista d'attesa se alcuni posti sono sempre pieni mentre altri restano tranquilli. Esempi comuni sono serate, fine settimana, membri dello staff specifici, lezioni popolari e servizi di alto valore.
Non è necessaria una lista d'attesa per ogni azienda. Se il tuo calendario è solitamente aperto, concentrati prima sui promemoria e sulla riprogrammazione.
Decidi cosa stanno aspettando le persone
Una lista d'attesa vaga è difficile da usare. Sii specifico. Qualcuno potrebbe aspettare:
- qualsiasi appuntamento anticipato,
- un giorno specifico della settimana,
- un membro specifico del personale,
- una classe specifica,
- una cancellazione prima di una scadenza.
Più la richiesta è specifica, più facile sarà offrire lo slot giusto senza spammare tutti.
Imposta una finestra di risposta
Quando uno slot si apre, dai al cliente una finestra chiara per accettarlo. Per gli slot dello stesso giorno, potrebbero essere 30-60 minuti. Per gli appuntamenti di domani, qualche ora può andare bene.
La chiave è dire cosa succede dopo: se non rispondono in tempo, l’offerta passa alla persona successiva.
Modello di messaggio
Mantieni il messaggio breve e incentrato sull'azione:
Buone notizie MICALIPLACEholder0, aperto un posto per MICALIPLACEholder2 su MICALIPLACEholder4. Tocca qui per prenotarlo prima di MICALIPLACEholder1: MICALIPLACEholder3
Per SMS, evitare lunghe spiegazioni. Lo scopo del messaggio è consentire al cliente di rivendicare rapidamente lo slot.
Sii onesto
La maggior parte delle aziende dovrebbe utilizzare una delle due regole:
- In prima fila:offrire lo slot alla prima richiesta corrispondente.
- Miglior abbinamento:offrire lo slot alla persona la cui richiesta corrisponde meglio all'orario, al membro del personale o al servizio.
Entrambi possono funzionare. Ciò che conta è che il tuo team comprenda la regola e la applichi in modo coerente.
Non inviare messaggi eccessivi
Una lista d'attesa dovrebbe sembrare utile, non rumorosa. Se qualcuno vuole solo il sabato mattina, non inviargli offerte del martedì pomeriggio. Se ignorano diverse offerte, chiedi se vogliono comunque rimanere nell'elenco.
Dove si adatta ai promemoria
Le liste d'attesa non sostituiscono i promemoria. Lavorano insieme. I promemoria riducono le cancellazioni e le mancate presentazioni; le liste d'attesa aiutano a recuperare i posti ancora liberi.
Per la parte relativa ai promemoria, consulta la nostra guida suriducendo le mancate presentazioni.
In conclusione
Una buona lista d’attesa è semplice: richieste specifiche, offerte chiare, finestre di risposta brevi e regole giuste. Questo è sufficiente per recuperare gli slot vuoti senza far sentire i clienti inseguiti.
