Заседателна сала на вториот кат, студио што го делат пет инструктори, две бироа во коворкинг простор. Додека луѓето се малку, доволна е заедничка табела или порака во групниот разговор — „ја земам во десет“. Потоа двајца се сретнат пред вратата со истата покана во календарот, некој ja резервира собата за цел ден „за секој случај“, и никој не знае дали по последниот состанок таму е исчистено.
Затоа micali.online сега има трет вид резервација, покрај настаните и услугите: соби. Тоа се заеднички простори што ги резервираат само луѓето што ги одобрувате — вашите вработени, членови, закупци. Секој ja зема собата за онолку долго колку што му треба, во рамки на правилата што ги поставувате, а вие имате сè на едно место.
Во оваа статија покажуваме како функционира пристапот преку ознаки, зошто правилата не можат да се заобиколат ни со две резервации една по друга, како изгледа резервирањето за вашите луѓе и што прави вашиот тим со тоа.
Собата не е услуга
Кај услугата, клиентот резервира ваше време — стрижење, масажа, консултација. Кај собата, вашиот човек резервира простор и самиот го одредува времето: од десет до пол дванаесет, за тимски состанок, за повик со клиент. Собата има:
- име, опис и фотографии — каде се наоѓа, колку луѓе собира, што ќе најдете внатре,
- работно време за секој ден од неделата кога може да се резервира, со неколку периоди на ден по потреба,
- време за подготовка и чистење во минути пред и по секоја резервација (може да биде и нула),
- временска мрежа — на пример на секои 15 минути — на која резервациите започнуваат и завршуваат.
Кој може да резервира: ознаки
Пристапот го решаваат ознаките — етикети што им ги давате на луѓето: Вработени, Раководство, Членови. Едно лице може да носи повеќе ознаки, а собата одредува кои ознаки смеат да ja резервираат; доволна е која било од нив. Така, собата за тимски состаноци ja отворате за ознаката Вработени, а малата соба за раководството само за Раководство.
- Покана: во делот Соби → Пристап вметнувате е-пошта адреси, избирате ознаки и ja испраќате поканата. Никој не создава лозинка – луѓето се најавуваат со еднократен код испратен на нивната е-пошта.
- Барање за пристап: кој се најави и отвори видлива соба што сè уште не може да ja резервира, може да побара пристап, со кратка порака. Одговорните луѓе го одобруваат барањето (лицето ги добива ознаките на собата) или го одбиваат, и во двата случаи лицето добива е-пошта.
- Без ознака значи само вашиот тим: соба без ознака може да ja резервира само вашиот тим. За коворкинг простор можете да ja отворите за секого што се најавува – свесно, бидејќи секој може да се најави со која било е-пошта адреса.
Видлива или скриена
Видлива соба ги покажува своите фотографии, опис, капацитет, работно време и правила на секого со врската, но резервирањето бара најава и ознака. Скриена соба на секого што не може да ja резервира му изгледа како страница што не постои – дури и ако врската излезе надвор, никој ништо не гледа. Не постои универзална листа на сите соби: собата ja наоѓаат само вашите луѓе, преку вашата страница за резервации или нејзиниот директен линк. Видливоста ja менувате со едно копче директно во листата со соби.
Правила што не можат да се заобиколат
Заедничката соба функционира само ако еден човек не ja зазема за цела недела. Затоа, за резервациите што луѓето ги прават сами, поставувате:
- најдолгата резервација — на пример 2 часа,
- минималната пауза меѓу сопствените резервации на едно лице во истата соба — за да ограничувањето од 2 часа не се заобиколи со две резервации од по 2 часа една по друга,
- колку дена однапред луѓето можат да резервираат.
Вашиот тим – администратор, менаџер или одговорен член на тимот – може да ги прескокне овие ограничувања и работното време кога резервира за некого друг. Едно правило сепак важи секогаш и за секого: две резервации никогаш не се преклопуваат. Секое ново резервирање и секое поместување ja заклучува собата за момент, така што ни двајца луѓе што кликнале во истата секунда нема да го добијат истиот термин.
Како резервираат вашите луѓе
На страницата на собата, лицето се најавува и резервирањето поминува низ три чекори:
- денот во месечен календар – можат да се кликнат само деновите кога собата е отворена,
- почетокот во мрежа од времиња – зафатените термини остануваат во мрежата, само засенчени во сиво, така што веднаш гледате кога собата е слободна; соседните термини на една резервација се спојуваат во една лента со нејзиното време и име, ако собата ги дели имињата,
- времетраењето, за што е резервацијата и незадолжителна белешка.
Избраниот ден и час остануваат на видело со копче Измени, а секој чекор има своja сопствена адреса, така што повторното вчитување на страницата ништо не губи. Паузата околу сопствената резервација е означена во мрежата со испрекината рамка, а легендата под мрежата објаснува зошто. Резервациите на соби потоа се појавуваат во Мои резервации покрај настаните и услугите и можат да се откажат во секое време пред да започнат.
Потврда и пораки
За секоја соба избирате дали резервациите се потврдуваат автоматски. Ако да, лицето веднаш добива потврда. Ако не, резервацијата чека, а одговорните луѓе за собата добиваат е-пошта, пуш-известување и известување во апликацијата за да ja потврдат или одбијат.
Исто како кај настаните и услугите, одлучувате која шаблон за порака се испраќа кога: резервацијата чека потврда, е потврдена (со покана во календарот), е одбиена, е откажана од посетителот, е откажана од вас, е преместена на друго време, и потсетник одреден број часови пред почетокот. Вашата прва соба добива готови шаблони, кои потоа можете да ги уредите.
Календар за вашиот тим
Во делот Соби → Календар вашиот тим ja гледа неделата на една соба или на сите, со резервациите што чекаат потврда одозгора. Кликнете на слободен термин за да резервирате соба за конкретно лице (доволна е е-пошта) или за да ja блокирате интерно, на пример за одржување. Кликнете на резервација за да ja потврдите, одбиете, преместите, преименувате или откажете.
Редовните состаноци не мора да се внесуваат еден по еден: резервацијата може да се повторува секој работен ден, секоja недела или секои две недели, до една година однапред. Пред зачувување гледате кои денови веќе се зафатени – тие се прескокнуваат – а серијата подоцна можете да ja откажете од кој било датум натаму. Резервациите на соби се прикажуваат и на контролната табла, а страницата Посетители има нова картичка Соби со резервациите на секоja соба.
И преку Claude или ChatGPT
Ако micali.online е поврзано со Claude или ChatGPT, асистентот се справува и со собите: „Кој ja има утре заседателната сала?“, „Резервирај ja Aurora за jana@firma.mk секој вторник во девет часот до крајот на годината.“, „Дадете им ja ознаката Вработени на овие тројца луѓе и испратете им покана.“ Резервациите и промените поминуваат низ истите правила како во апликацијата.
Како да започнете
- Отворете Соби во менито и кликнете на Нова соба.
- Пополнете го името, описот и капацитетот и поставете ги работното време и правилата за посетителите.
- Изберете ознака (или создадете ja директно во формуларот) и одговорните луѓе.
- Во делот Пристап, поканете луѓе преку е-пошта и испратете им ja врската до собата.
Детален чекор-по-чекор водич ќе најдете во центарот за помош.
