Møterommet i andre etasje, et studio som fem instruktører deler, to arbeidsplasser i et coworking-space. Så lenge det er få folk, holder det med et delt regneark eller en melding i gruppechatten — “jeg tar det klokka ti”. Så møtes to personer ved døren med samme kalenderinvitasjon, noen blokkerer rommet for hele dagen “bare for sikkerhets skyld”, og ingen vet om det er ryddet etter forrige møte.
Derfor har micali.online nå en tredje type booking ved siden av eventer og tjenester: rom. De er delte lokaler som bare personene du godkjenner kan booke — dine ansatte, medlemmer, leietakere. Alle tar rommet så lenge de trenger det, innenfor reglene du setter, og du har alt på ett sted.
I denne artikkelen viser vi hvordan tilgang via merkelapper fungerer, hvorfor reglene ikke kan omgås selv med to bookinger etter hverandre, hvordan booking ser ut for dine folk, og hva teamet ditt gjør med den.
Et rom er ikke en tjeneste
Ved en tjeneste booker kunden tiden din — en klipp, en massasje, en konsultasjon. Ved et rom booker personen din et lokale og velger tiden selv: fra ti til halv tolv, til et teammøte, til en samtale med en kunde. Et rom har:
- et navn, en beskrivelse og bilder — hvor det er, hvor mange som får plass, hva du finner inni,
- tider for hver ukedag når det kan bookes, med flere tidsrom om dagen ved behov,
- tid til forberedelse og rydding i minutter før og etter hver booking (null går fint),
- bookingintervall — for eksempel hvert 15. minutt — som bookinger starter og slutter på.
Hvem kan booke: merkelapper
Tilgang styres av merkelapper — betegnelser du gir folk: Ansatte, Ledelse, Medlemmer. Én person kan ha flere merkelapper, og et rom bestemmer hvilke merkelapper som får booke det; én av dem er nok. Sånn åpner du møterommet for hele teamet til merkelappen Ansatte, og det lille rommet for ledelsen bare til Ledelse.
- Invitasjon: under Rom → Tilgang limer du inn e-postadresser, velger merkelappene og sender invitasjonen. Ingen lager et passord — folk logger inn med en engangskode sendt til e-posten sin.
- Tilgangsforespørsel: noen som logger inn og åpner et synlig rom de ikke kan booke ennå, kan be om tilgang, med en kort melding. De ansvarlige godkjenner forespørselen (personen får rommets merkelapper) eller avslår den, og personen får en e-post uansett.
- Ingen merkelapp betyr bare teamet ditt: et rom uten merkelapp kan bare bookes av teamet ditt alene. For et coworking-space kan du åpne det for alle som logger inn — bevisst, for hvem som helst kan logge inn med en hvilken som helst e-postadresse.
Synlig eller skjult
Et synlig rom viser bildene, beskrivelsen, kapasiteten, tidene og reglene til alle med lenken, men booking krever fortsatt innlogging og en merkelapp. Et skjult rom svarer “ikke funnet” til alle som ikke kan booke det — selv om lenken kommer på avveie, ser ingen noe. Det finnes ingen felles liste over alle rom: bare dine folk finner et rom, via bookingsiden din eller den direkte lenken. Du bytter synlighet med én bryter rett i romlisten.
Regler som ikke kan omgås
Et delt rom fungerer bare hvis ikke én person tar det for hele uken. For bookingene folk gjør selv, setter du derfor:
- lengste booking — 2 timer, for eksempel,
- minste pause mellom en persons egne bookinger i samme rom — slik at 2-timersgrensen ikke kan omgås med to bookinger på 2 + 2 timer rett etter hverandre,
- hvor mange dager i forveien folk kan booke.
Teamet ditt — en admin, en leder eller et ansvarlig teammedlem — kan hoppe over disse grensene og tidene når de booker for noen andre. Én regel gjelder derimot alltid og for alle: to bookinger overlapper aldri. Hver ny booking og hver flytting låser rommet et øyeblikk, så selv to personer som klikket i samme sekund, får aldri samme tid.
Slik booker dine folk
På romsiden logger personen inn, og booking tar tre steg:
- dagen i en månedskalender — bare dagene rommet er åpent, kan klikkes,
- starten i en rute med tider — opptatte tider blir stående i ruten, bare grånet, så du ser med ett blikk når rommet er ledig; naboliggende tider for én booking smelter sammen til én bjelke med tid og navn, hvis rommet deler navn,
- lengden, hva bookingen er til og et valgfritt notat.
Valgt dag og tid blir stående synlig med en Endre-knapp, og hvert steg har sin egen adresse, så en omlasting av siden mister ingenting. Pausen rundt din egen booking er markert i ruten med en stiplet ramme, og forklaringen under ruten sier hvorfor. Rombookinger vises deretter under Mine bookinger ved siden av eventer og tjenester, og kan avbestilles når som helst før de starter.
Bekreftelse og meldinger
For hvert rom velger du om bookinger blir bekreftet automatisk. Hvis ja, får personen en bekreftelse med én gang. Hvis nei, venter bookingen, og de ansvarlige for rommet får en e-post, en pushvarsling og et varsel i appen for å bekrefte eller avslå den.
Akkurat som med eventer og tjenester bestemmer du hvilken meldingsmal som sendes når: bookingen venter på bekreftelse, er bekreftet (med en kalenderinvitasjon), er avslått, er avbestilt av den besøkende, er avbestilt av deg, er flyttet til et annet tidspunkt, og en påminnelse et valgt antall timer før start. Det første rommet ditt får ferdige maler du kan redigere etterpå.
En kalender for teamet ditt
Under Rom → Kalender ser teamet ditt uken for ett rom eller alle sammen, med bookingene som venter på bekreftelse øverst. Klikk på en ledig tid for å booke rommet for en bestemt person (en e-post er nok) eller for å blokkere det internt, for eksempel til vedlikehold. Klikk på en booking for å bekrefte, avslå, flytte, gi nytt navn til eller avbestille den.
Faste møter trenger du ikke legge inn ett og ett: en booking kan gjentas hver arbeidsdag, hver uke eller annenhver uke, opptil ett år fram. Før du lagrer ser du hvilke dager som allerede er opptatt — de hoppes over — og senere kan du avlyse serien fra en valgfri dato og fremover. Rombookinger vises også på dashbordet, og siden Besøkende har fått en ny fane, Rom, med bookingene til hvert rom.
Også via Claude eller ChatGPT
Hvis micali.online er koblet til Claude eller ChatGPT, håndterer assistenten rom også: “Hvem har møterommet i morgen?”, “Book Aurora for kari@company.com hver tirsdag klokka ni fram til årsskiftet.”, “Gi disse tre personene merkelappen Ansatte og send dem en invitasjon.” Bookinger og endringer følger de samme reglene som i appen.
Slik kommer du i gang
- Åpne Rom i menyen og klikk på Nytt rom.
- Fyll inn navn, beskrivelse og kapasitet, og sett tidene og reglene for besøkende.
- Velg en merkelapp (eller opprett en rett i skjemaet) og de ansvarlige personene.
- Under Tilgang inviterer du folk på e-post og sender dem lenken til rommet.
Du finner en detaljert steg-for-steg-guide i hjelpesenteret.
