A sala de reuniões no segundo andar, um estúdio partilhado por cinco professores, duas secretárias num espaço de coworking. Enquanto são poucas pessoas, uma folha de cálculo partilhada ou uma mensagem no grupo — “fico com ela às dez” — já chega. Depois duas pessoas encontram-se à porta com o mesmo convite no calendário, alguém bloqueia a sala o dia inteiro “por precaução”, e ninguém sabe se ficou arrumada depois da última reunião.
Por isso o micali.online tem agora um terceiro tipo de reserva, a par dos eventos e dos serviços: salas. São espaços partilhados que só as pessoas que aprovar podem reservar — os seus funcionários, membros, inquilinos. Cada um fica com a sala pelo tempo que precisar, dentro das regras que definir, e tem tudo num só lugar.
Neste artigo mostramos como funciona o acesso através de etiquetas, porque é que as regras não se conseguem contornar mesmo com duas reservas seguidas, como é a reserva para as pessoas que autorizou, e o que a sua equipa faz com isso.
Uma sala não é um serviço
Num serviço, o cliente reserva o seu tempo — um corte de cabelo, uma massagem, uma consulta. Numa sala, a sua pessoa reserva um espaço e escolhe a hora: das dez até às onze e meia, para uma reunião de equipa, para uma chamada com um cliente. Uma sala tem:
- nome, descrição e fotos — onde fica, quantas pessoas cabem, o que vai encontrar lá dentro,
- horários para cada dia da semana em que pode ser reservada, com vários intervalos por dia se for preciso,
- tempo de preparação e limpeza em minutos antes e depois de cada reserva (zero está bem),
- uma grelha horária — a cada 15 minutos, por exemplo — em que as reservas começam e terminam.
Quem pode reservar: as etiquetas
O acesso é gerido por etiquetas — identificadores que atribui às pessoas: Funcionários, Direção, Sócios. Uma pessoa pode ter várias etiquetas, e uma sala decide quais podem reservá-la; basta ter uma delas. Assim, abre a sala de reuniões da equipa à etiqueta Funcionários e a sala pequena da direção só à etiqueta Direção.
- Convite: em Salas → Acesso cola os endereços de email, escolhe as etiquetas e envia o convite. Ninguém cria uma palavra-passe — as pessoas iniciam sessão com um código único enviado para o seu email.
- Pedido de acesso: quem inicia sessão e abre uma sala visível que ainda não pode reservar pode pedir acesso, com uma mensagem breve. Os responsáveis aprovam o pedido (a pessoa recebe as etiquetas da sala) ou recusam-no, e em qualquer dos casos a pessoa recebe um email.
- Sem etiqueta, só a sua equipa: uma sala sem etiqueta só pode ser reservada pela sua equipa. Para um espaço de coworking pode abri-la a qualquer pessoa que inicie sessão — deliberadamente, porque qualquer pessoa pode iniciar sessão com qualquer endereço de email.
Visível ou oculta
Uma sala visível mostra as suas fotos, descrição, capacidade, horários e regras a quem tiver a ligação, mas para reservar é preciso iniciar sessão e ter uma etiqueta. Uma sala oculta parece uma página que não existe para quem não a pode reservar — mesmo que a ligação se espalhe, ninguém vê nada. Não há uma lista universal de todas as salas: só as pessoas que autorizou encontram uma sala, através da sua página de reservas ou da ligação direta. Muda a visibilidade com um único interruptor, mesmo na lista de salas.
Regras que não se conseguem contornar
Uma sala partilhada só funciona se ninguém a ocupar a semana inteira. Para as reservas que as pessoas fazem sozinhas, define por isso:
- a reserva mais longa — 2 horas, por exemplo,
- o intervalo mínimo entre as reservas da mesma pessoa na mesma sala — para que o limite de 2 horas não se consiga contornar com duas reservas de 2 + 2 horas seguidas,
- com quantos dias de antecedência as pessoas podem reservar.
A sua equipa — um administrador, um gestor ou um responsável — pode ignorar estes limites e os horários ao reservar em nome de outra pessoa. Uma regra, porém, vale sempre e para todos: duas reservas nunca se sobrepõem. Cada nova reserva e cada alteração bloqueia a sala por um instante, por isso mesmo duas pessoas que cliquem no mesmo segundo nunca ficam com o mesmo horário.
Como reservam as pessoas autorizadas
Na página da sala, a pessoa inicia sessão e a reserva tem três passos:
- o dia num calendário mensal — só se pode clicar nos dias em que a sala está aberta,
- o início numa grelha de horas — os horários ocupados ficam na grelha, só a cinzento, para ver de imediato quando a sala está livre; horários vizinhos da mesma reserva juntam-se numa única barra com a sua hora e nome, se a sala partilhar nomes,
- a duração, para que é a reserva e uma nota opcional.
O dia e a hora escolhidos ficam à vista com um botão Alterar, e cada passo tem o seu próprio endereço, por isso recarregar a página não perde nada. O intervalo à volta da sua própria reserva aparece na grelha com um contorno tracejado, e a legenda por baixo da grelha explica porquê. As reservas de salas aparecem depois em As minhas reservas, a par dos eventos e dos serviços, e podem ser canceladas a qualquer momento antes de começarem.
Confirmação e mensagens
Para cada sala escolhe se as reservas são confirmadas automaticamente. Se forem, a pessoa recebe logo uma confirmação. Se não forem, a reserva fica à espera e os responsáveis pela sala recebem um email, uma notificação push e um alerta na aplicação para a confirmar ou recusar.
Tal como nos eventos e serviços, decide qual o modelo de mensagem enviado e quando: a reserva está à espera de confirmação, foi confirmada (com um convite de calendário), foi recusada, foi cancelada pelo visitante, foi cancelada por si, foi movida para outra hora, e um lembrete um número de horas à sua escolha antes do início. A sua primeira sala recebe modelos já prontos que pode editar depois.
Um calendário para a sua equipa
Em Salas → Calendário a sua equipa vê a semana de uma sala ou de todas, com as reservas à espera de confirmação no topo. Clique numa hora livre para reservar a sala para uma pessoa específica (basta um email) ou para a bloquear internamente, para manutenção por exemplo. Clique numa reserva para a confirmar, recusar, mover, renomear ou cancelar.
As reuniões regulares não têm de ser inseridas uma a uma: uma reserva pode repetir-se todos os dias úteis, todas as semanas ou de duas em duas semanas, até um ano à frente. Antes de guardar vê que dias já estão ocupados — esses são ignorados — e mais tarde pode cancelar a série a partir de qualquer data. As reservas de salas também aparecem no painel, e a página Visitantes tem agora um separador Salas com as reservas de cada sala.
Também através do Claude ou do ChatGPT
Se o micali.online estiver ligado ao Claude ou ao ChatGPT, o assistente também trata das salas: “Quem tem a sala de reuniões amanhã?”, “Reserva a Aurora para ana@empresa.pt todas as terças-feiras às nove até ao fim do ano.”, “Dá a etiqueta Funcionários a estas três pessoas e envia-lhes um convite.” As reservas e alterações seguem as mesmas regras que na aplicação.
Como começar
- Abra Salas no menu e clique em Nova sala.
- Preencha o nome, a descrição e a capacidade, e defina os horários e as regras para os visitantes.
- Escolha uma etiqueta (ou crie uma mesmo ali no formulário) e os responsáveis.
- Em Acesso, convide pessoas por email e envie-lhes a ligação para a sala.
Encontra um guia detalhado, passo a passo, na central de ajuda.
