Zasadačka na druhom poschodí, štúdio, ktoré si delí päť lektorov, dva stoly v coworkingu. Kým je ľudí málo, stačí zdieľaná tabuľka alebo správa v skupine „beriem si ju o desiatej“. Potom sa dvaja stretnú pri dverách s rovnakým pozvaním v kalendári, niekto si miestnosť zablokuje na celý deň „keby náhodou“ a nikto nevie, či už je po poslednom stretnutí upratané.
Preto má micali.online nový, tretí typ rezervácie popri eventoch a službách: miestnosti. Sú to zdieľané priestory, ktoré si rezervujú len ľudia, ktorých schválite – vaši zamestnanci, členovia, nájomcovia. Každý si miestnosť zoberie na toľko, koľko potrebuje, v rámci pravidiel, ktoré nastavíte, a vy máte všetko na jednom mieste.
V tomto článku ukážeme, ako funguje prístup cez štítky, prečo sa pravidlá nedajú obísť ani dvoma rezerváciami za sebou, ako vyzerá rezervácia z pohľadu vašich ľudí a čo s ňou robí váš tím.
Miestnosť nie je služba
Pri službe si klient rezervuje váš čas – strih, masáž, konzultáciu. Pri miestnosti si váš človek rezervuje priestor a čas si určí sám: od desiatej do pol dvanástej, na poradu, na hovor s klientom. Miestnosť má:
- názov, popis a fotky – kde je, koľko ľudí sa do nej zmestí, čo v nej nájdete,
- hodiny pre každý deň v týždni, kedy sa dá rezervovať, aj s viacerými úsekmi za deň,
- čas na prípravu a upratanie v minútach pred každou rezerváciou a po nej (môže byť aj nula),
- časovú mriežku – napríklad každých 15 minút –, na ktorej rezervácie začínajú a končia.
Kto si môže rezervovať: štítky
Prístup riešia štítky, ktoré dáte ľuďom: Zamestnanci, Vedenie, Členovia. Jeden človek môže mať viac štítkov a miestnosť určí, ktoré štítky si ju môžu rezervovať; stačí ktorýkoľvek z nich. Zasadačku pre celý tím tak otvoríte štítku Zamestnanci a malú miestnosť pre vedenie len štítku Vedenie.
- Pozvánka: v časti Miestnosti → Prístup vložíte e-mailové adresy, vyberiete štítky a pošlete pozvánku. Nikto si nevytvára heslo – prihlási sa jednorazovým kódom, ktorý mu príde na e-mail.
- Žiadosť o prístup: kto sa prihlási a otvorí viditeľnú miestnosť, ktorú si ešte rezervovať nemôže, môže požiadať o prístup aj s krátkou správou. Zodpovední ľudia žiadosť schvália (človek dostane štítky miestnosti) alebo zamietnu a v oboch prípadoch mu príde e-mail.
- Bez štítku len váš tím: miestnosť bez štítku si rezervuje iba tím. Pre coworking ju môžete otvoriť každému, kto sa prihlási – vedome, lebo prihlásiť sa dá s akoukoľvek e-mailovou adresou.
Viditeľná, alebo skrytá
Viditeľná miestnosť ukáže fotky, popis, kapacitu, hodiny a pravidlá každému, kto má odkaz, ale rezervovať sa dá až po prihlásení a so štítkom. Skrytá miestnosť sa každému, kto si ju rezervovať nemôže, tvári ako neexistujúca stránka – aj keď sa odkaz dostane von, nikto neuvidí nič. Univerzálny zoznam všetkých miestností neexistuje: miestnosť nájdu len vaši ľudia cez vašu rezervačnú stránku alebo priamy odkaz. Viditeľnosť prepnete jedným prepínačom priamo v zozname miestností.
Pravidlá, ktoré sa nedajú obísť
Zdieľaná miestnosť funguje, len keď si ju jeden človek nezaberie na celý týždeň. Pre rezervácie, ktoré si ľudia robia sami, preto nastavíte:
- najdlhšiu rezerváciu – napríklad 2 hodiny,
- minimálnu prestávku medzi vlastnými rezerváciami v tej istej miestnosti – aby sa limit 2 hodín nedal obísť dvoma rezerváciami 2 + 2 hodiny hneď za sebou,
- koľko dní dopredu sa dá rezervovať.
Váš tím – admin, manažér alebo zodpovedný člen tímu – môže tieto limity aj hodiny obísť, keď rezervuje za niekoho iného. Jedno pravidlo však platí vždy a pre každého: dve rezervácie sa nikdy neprekryjú. Každé vytvorenie aj presun rezervácie na okamih uzamkne miestnosť, takže ani dvaja ľudia, ktorí klikli v tej istej sekunde, nedostanú ten istý termín.
Ako rezervujú vaši ľudia
Na stránke miestnosti sa človek prihlási a rezervácia prebehne v troch krokoch:
- deň v mesačnom kalendári – kliknúť sa dá len na dni, keď je miestnosť otvorená,
- začiatok v mriežke časov – obsadené časy v nej zostanú, len sivé, takže hneď vidno, kedy je miestnosť voľná; susedné časy tej istej rezervácie sa spoja do jedného pruhu s jej časom a názvom, ak miestnosť názvy zdieľa,
- dĺžka, na čo je rezervácia a voliteľná poznámka.
Vybraný deň a čas sú stále na očiach s tlačidlom Zmeniť a každý krok má vlastnú adresu, takže obnovenie stránky nič nezruší. Prestávka okolo vlastnej rezervácie je v mriežke vyznačená prerušovaným rámom a legenda pod mriežkou povie prečo. Rezervácie miestností potom človek nájde v Mojich rezerváciách popri eventoch a službách a zrušiť ich môže kedykoľvek pred začiatkom.
Potvrdenie a správy
Pri každej miestnosti si vyberiete, či sa rezervácie potvrdzujú automaticky. Ak áno, človek hneď dostane potvrdenie. Ak nie, rezervácia počká a zodpovední ľudia za miestnosť dostanú e-mail, push notifikáciu aj upozornenie v aplikácii, aby ju potvrdili alebo zamietli.
Rovnako ako pri eventoch a službách určíte, ktorá šablóna správy odíde kedy: rezervácia čaká na potvrdenie, je potvrdená (s pozvánkou do kalendára), zamietnutá, zrušená návštevníkom, zrušená vami, presunutá na iný čas a pripomienka zvolený počet hodín pred začiatkom. Prvá miestnosť dostane hotové šablóny, ktoré si potom upravíte.
Kalendár pre váš tím
V časti Miestnosti → Kalendár vidí tím týždeň jednej alebo všetkých miestností a navrchu rezervácie, ktoré čakajú na potvrdenie. Kliknutím na voľný čas zarezervujete miestnosť pre konkrétneho človeka (stačí e-mail) alebo ju zablokujete interne, napríklad na údržbu. Kliknutím na rezerváciu ju potvrdíte, zamietnete, presuniete, premenujete alebo zrušíte.
Pravidelné porady nemusíte zadávať po jednej: rezervácia sa dá opakovať každý pracovný deň, každý týždeň alebo každé dva týždne až na rok dopredu. Pred uložením uvidíte, ktoré dni sú už obsadené – tie sa preskočia – a sériu neskôr zrušíte od ľubovoľného dátumu ďalej. Rezervácie miestností sa zobrazujú aj na nástenke a na stránke Návštevníci je nová záložka Miestnosti s rezerváciami každej miestnosti.
Aj cez Claude alebo ChatGPT
Ak máte micali.online pripojené ku Claude alebo ChatGPT, miestnosti zvládne aj asistent: „Kto má zajtra zasadačku?“, „Zarezervuj Auroru pre jana@firma.sk každý utorok o deviatej do konca roka.“, „Daj štítok Zamestnanci týmto trom ľuďom a pošli im pozvánku.“ Rezervácie a zmeny prechádzajú tými istými pravidlami ako v aplikácii.
Ako začať
- V menu otvorte Miestnosti a kliknite na Nová miestnosť.
- Vyplňte názov, popis a kapacitu, nastavte hodiny a pravidlá pre návštevníkov.
- Vyberte štítok (alebo ho vytvorte priamo vo formulári) a zodpovedných ľudí.
- V časti Prístup pozvite ľudí e-mailom a pošlite im odkaz na miestnosť.
Podrobný návod krok za krokom nájdete v pomocníkovi.
