Sejna soba v drugem nadstropju, studio, ki si ga deli pet lektorjev, dve mizi v coworkingu. Dokler je ljudi malo, zadostuje skupna preglednica ali sporočilo v skupini – „vzamem jo ob desetih“. Potem se dva srečata pri vratih z istim vabilom v koledarju, nekdo si sobo zablokira za cel dan „za vsak primer“, in nihče ne ve, ali je po zadnjem sestanku pospravljeno.
Zato ima micali.online zdaj tretjo vrsto rezervacije poleg dogodkov in storitev: sobe. To so skupni prostori, ki jih rezervirajo samo ljudje, ki jih odobrite – vaši zaposleni, člani, najemniki. Vsak si sobo vzame za toliko časa, kolikor potrebuje, znotraj pravil, ki jih določite, vi pa imate vse na enem mestu.
V tem članku pokažemo, kako deluje dostop prek oznak, zakaj se pravil ne da obiti niti z dvema rezervacijama zapored, kako je videti rezervacija z vidika vaših ljudi in kaj z njo počne vaša ekipa.
Soba ni storitev
Pri storitvi stranka rezervira vaš čas – striženje, masažo, posvet. Pri sobi vaša oseba rezervira prostor in si čas določi sama: od desetih do pol dvanajstih, za sestanek ekipe, za klic s stranko. Soba ima:
- ime, opis in fotografije – kje se nahaja, koliko ljudi sprejme, kaj boste našli v njej,
- urnik za vsak dan v tednu, kdaj jo je mogoče rezervirati, po potrebi tudi z več časovnimi razponi na dan,
- čas za pripravo in čiščenje v minutah pred vsako rezervacijo in po njej (lahko je tudi nič),
- časovno mrežo – na primer vsakih 15 minut –, na kateri se rezervacije začnejo in končajo.
Kdo lahko rezervira: oznake
Dostop urejajo oznake – oznake, ki jih dodelite ljudem: Zaposleni, Vodstvo, Člani. Ena oseba ima lahko več oznak, soba pa določi, katere oznake jo smejo rezervirati; dovolj je katerakoli od njih. Sejno sobo za celo ekipo tako odprete oznaki Zaposleni, majhno sobo za vodstvo pa samo oznaki Vodstvo.
- Vabilo: na strani Sobe → Dostop prilepite e-poštne naslove, izberete oznake in pošljete vabilo. Nihče si ne ustvari gesla – prijavi se z enkratno kodo, ki mu pride na e-pošto.
- Zahteva za dostop: kdor se prijavi in odpre vidno sobo, ki je še ne more rezervirati, lahko zaprosi za dostop, tudi s kratkim sporočilom. Odgovorne osebe zahtevo odobrijo (oseba dobi oznake sobe) ali zavrnejo, v obeh primerih pa ji pride e-pošta.
- Brez oznake samo vaša ekipa: sobo brez oznake lahko rezervira samo vaša ekipa. Za coworking jo lahko odprete vsakomur, ki se prijavi – zavestno, ker se lahko prijavi kdorkoli s katerimkoli e-poštnim naslovom.
Vidna ali skrita
Vidna soba pokaže fotografije, opis, kapaciteto, urnik in pravila komurkoli, ki ima povezavo, a za rezervacijo je vseeno potrebna prijava in oznaka. Skrita soba se vsakomur, ki je ne more rezervirati, dela kot stran, ki ne obstaja – tudi če povezava uide v javnost, nihče ne vidi ničesar. Splošnega seznama vseh sob ni: do sobe pridejo samo vaši ljudje, prek vaše rezervacijske strani ali neposredne povezave. Vidnost preklopite z enim stikalom kar v seznamu sob.
Pravila, ki se jih ne da obiti
Skupna soba deluje samo, če je ena oseba ne zasede za cel teden. Za rezervacije, ki jih ljudje naredijo sami, zato določite:
- najdaljšo rezervacijo – na primer 2 uri,
- najmanjši premor med lastnimi rezervacijami ene osebe v isti sobi – da se omejitve 2 ur ne da obiti z dvema rezervacijama po 2 uri tik zapored,
- koliko dni vnaprej je mogoče rezervirati.
Vaša ekipa – skrbnik, vodja ali odgovorni član ekipe – lahko te omejitve in urnik obide, kadar rezervira za nekoga drugega. Eno pravilo pa velja vedno in za vse: dve rezervaciji se nikoli ne prekrivata. Vsaka nova rezervacija in vsak premik za trenutek zaklene sobo, tako da tudi dve osebi, ki klikneta v isti sekundi, nikoli ne dobita istega termina.
Kako rezervirajo vaši ljudje
Na strani sobe se oseba prijavi, rezervacija pa poteka v treh korakih:
- dan v mesečnem koledarju – klikniti je mogoče samo na dneve, ko je soba odprta,
- začetek v mreži časov – zasedeni časi ostanejo v mreži, le sivi, tako da takoj vidite, kdaj je soba prosta; sosednji časi ene rezervacije se združijo v en pas z njenim časom in imenom, če soba deli imena,
- trajanje, za kaj je rezervacija in neobvezna opomba.
Izbrani dan in čas ostaneta na očeh z gumbom Spremeni, vsak korak pa ima svoj naslov, tako da osvežitev strani ničesar ne izbriše. Premor okoli lastne rezervacije je v mreži označen s črtkanim okvirjem, legenda pod mrežo pa pove zakaj. Rezervacije sob nato najdete pod Moje rezervacije poleg dogodkov in storitev, prekličete pa jih lahko kadarkoli pred začetkom.
Potrditev in sporočila
Za vsako sobo izberete, ali se rezervacije potrdijo samodejno. Če je tako, oseba takoj dobi potrditev. Če ne, rezervacija čaka, odgovorne osebe za sobo pa dobijo e-pošto, potisno obvestilo in opozorilo v aplikaciji, da jo potrdijo ali zavrnejo.
Tako kot pri dogodkih in storitvah določite, katera predloga sporočila gre ven kdaj: rezervacija čaka na potrditev, je potrjena (z vabilom v koledar), je zavrnjena, jo prekliče obiskovalec, jo prekličete vi, je premaknjena na drug čas, in opomnik izbrano število ur pred začetkom. Vaša prva soba dobi pripravljene predloge, ki jih lahko pozneje uredite.
Koledar za vašo ekipo
Na strani Sobe → Koledar vaša ekipa vidi teden ene sobe ali vseh, z rezervacijami, ki čakajo na potrditev, na vrhu. S klikom na prosti čas rezervirate sobo za določeno osebo (dovolj je e-pošta) ali jo interno blokirate, na primer za vzdrževanje. S klikom na rezervacijo jo potrdite, zavrnete, premaknete, preimenujete ali prekličete.
Rednih sestankov vam ni treba vnašati enega po enega: rezervacija se lahko ponavlja vsak delovni dan, vsak teden ali vsaka dva tedna, do leto dni vnaprej. Pred shranjevanjem vidite, kateri dnevi so že zasedeni – ti se preskočijo – kasneje pa lahko serijo prekličete od poljubnega datuma naprej. Rezervacije sob se prikažejo tudi na nadzorni plošči, stran Obiskovalci pa ima nov zavihek Sobe z rezervacijami vsake sobe.
Tudi prek Claude ali ChatGPT
Če je micali.online povezan s Claude ali ChatGPT, sobe obvlada tudi asistent: „Kdo ima jutri sejno sobo?“, „Rezerviraj Auroro za ana@podjetje.si vsak torek ob devetih do konca leta.“, „Tem trem osebam dodeli oznako Zaposleni in jim pošlji vabilo.“ Rezervacije in spremembe gredo skozi ista pravila kot v aplikaciji.
Kako začeti
- V meniju odprite Sobe in kliknite Nova soba.
- Vnesite ime, opis in kapaciteto ter nastavite urnik in pravila za obiskovalce.
- Izberite oznako (ali jo ustvarite kar v obrazcu) in odgovorne osebe.
- Na strani Dostop povabite ljudi po e-pošti in jim pošljite povezavo do sobe.
Podroben vodnik po korakih najdete v centru za pomoč.
