Sala za sastanke na drugom spratu, studio koji dijeli pet instruktora, dva stola u prostoru za zajednički rad. Dok je ljudi malo, dovoljna je zajednička tabela ili poruka u grupnom razgovoru — „uzimam je u deset“. Onda se dvoje sretnu na vratima s istom pozivnicom u kalendaru, neko sobu blokira za cijeli dan „za svaki slučaj“, i niko ne zna je li poslije zadnjeg sastanka počišćeno.
Zato micali.online sada uz Događaje i Usluge ima i treću vrstu rezervacije: sobe. To su zajednički prostori koje rezervišu samo ljudi koje odobrite — vaši zaposlenici, članovi, zakupci. Svako sobu uzme na onoliko dugo koliko mu treba, u okviru pravila koja postavite, a vi imate sve na jednom mjestu.
U ovom članku pokazujemo kako radi pristup preko oznaka, zašto se pravila ne mogu zaobići ni sa dvije rezervacije jedna za drugom, kako rezervacija izgleda iz ugla vaših ljudi i šta sa njom radi vaš tim.
Soba nije usluga
Kod usluge klijent rezerviše vaše vrijeme — šišanje, masažu, konsultaciju. Kod sobe vaš čovjek rezerviše prostor i sam bira vrijeme: od deset do pola dvanaest, za sastanak tima, za poziv sa klijentom. Soba ima:
- naziv, opis i fotografije — gdje se nalazi, koliko ljudi stane, šta ćete unutra naći,
- radno vrijeme za svaki dan u sedmici kad se može rezervisati, po potrebi i sa više perioda dnevno,
- vrijeme za pripremu i čišćenje u minutama prije i poslije svake rezervacije (može biti i nula),
- vremensku mrežu — na primjer na svakih 15 minuta — na kojoj rezervacije počinju i završavaju se.
Ko može rezervisati: oznake
Pristup rješavaju oznake — nazivi koje date ljudima: Zaposlenici, Menadžment, Članovi. Jedna osoba može imati više oznaka, a soba sama određuje koje je oznake smiju rezervisati; dovoljna je bilo koja od njih. Tako sobu za sastanke tima otvorite oznaci Zaposlenici, a malu sobu za menadžment samo oznaci Menadžment.
- Pozivnica: pod Sobe → Pristup zalijepite e-adrese, izaberete oznake i pošaljete pozivnicu. Niko ne pravi lozinku — ljudi se prijavljuju jednokratnim kodom poslatim na e-adresu.
- Zahtjev za pristup: ko se prijavi i otvori vidljivu sobu koju još ne može rezervisati, može zatražiti pristup uz kratku poruku. Odgovorne osobe zahtjev odobre (osoba dobije oznake sobe) ili odbiju, a osoba u oba slučaja dobije e-poruku.
- Bez oznake znači samo vaš tim: sobu bez oznake može rezervisati samo vaš tim. Za prostor za zajednički rad je možete otvoriti svakome ko se prijavi — svjesno, jer prijaviti se može bilo ko sa bilo kojom e-adresom.
Vidljivo ili skriveno
Vidljiva soba svakome ko ima link pokazuje fotografije, opis, kapacitet, radno vrijeme i pravila, ali za rezervaciju je i dalje potrebna prijava i oznaka. Skrivena soba svakome ko je ne može rezervisati izgleda kao stranica koja ne postoji — čak i ako link procuri, niko ništa ne vidi. Ne postoji univerzalan popis svih soba: sobu pronađu samo vaši ljudi, preko vaše stranice za rezervacije ili njenog direktnog linka. Vidljivost mijenjate jednim prekidačem direktno na popisu soba.
Pravila koja se ne mogu zaobići
Zajednička soba funkcioniše samo ako je jedna osoba ne zauzme za cijelu sedmicu. Za rezervacije koje ljudi prave sami zato podešavate:
- najdužu rezervaciju — na primjer 2 sata,
- najmanju pauzu između vlastitih rezervacija iste osobe u istoj sobi — kako se ograničenje od 2 sata ne bi moglo zaobići dvjema rezervacijama od 2 + 2 sata jednom za drugom,
- koliko dana unaprijed se može rezervisati.
Vaš tim — administrator, menadžer ili odgovorni član tima — kod rezervacije za nekog drugog može zaobići i ta ograničenja i radno vrijeme. Jedno pravilo ipak vrijedi uvijek i za sve: dvije rezervacije se nikad ne preklapaju. Svako novo pravljenje i svaki pomjeraj rezervacije na trenutak zaključa sobu, tako da ni dvoje ljudi koji su kliknuli u istoj sekundi nikad ne dobiju isti termin.
Kako rezervišu vaši ljudi
Na stranici sobe osoba se prijavi, a rezervacija ide u tri koraka:
- dan u mjesečnom kalendaru — kliknuti se mogu samo dani kad je soba otvorena,
- početak u vremenskoj mreži — zauzeta vremena ostaju u mreži, samo zasivljena, tako da odmah vidite kad je soba slobodna; susjedna vremena jedne rezervacije spoje se u jednu traku sa njenim vremenom i nazivom, ako soba dijeli nazive,
- trajanje, za šta je rezervacija i neobavezna napomena.
Izabrani dan i vrijeme ostaju na vidiku sa dugmetom Promijeni, a svaki korak ima svoju adresu, tako da ponovno učitavanje stranice ništa ne poništi. Pauza oko vlastite rezervacije je u mreži označena isprekidanim okvirom, a legenda ispod mreže kaže zašto. Rezervacije soba zatim se pojave u Mojim rezervacijama uz Događaje i Usluge, i mogu se otkazati bilo kada prije početka.
Potvrda i poruke
Za svaku sobu birate da li se rezervacije potvrđuju automatski. Ako da, osoba odmah dobije potvrdu. Ako ne, rezervacija čeka, a odgovorne osobe za sobu dobiju e-poruku, push obavještenje i obavještenje u aplikaciji da je potvrde ili odbiju.
Baš kao kod Događaja i Usluga, odlučujete koji predložak poruke ide kada: rezervacija čeka potvrdu, potvrđena je (sa pozivnicom u kalendar), odbijena je, otkazao ju je posjetilac, otkazali ste je vi, pomjerena je na drugi termin, i podsjetnik odabrani broj sati prije početka. Vaša prva soba dobija gotove predloške koje kasnije možete urediti.
Kalendar za vaš tim
Pod Sobe → Kalendar vaš tim vidi sedmicu jedne sobe ili svih njih, sa rezervacijama koje čekaju potvrdu na vrhu. Kliknite slobodan termin da sobu rezervišete za određenu osobu (dovoljna je e-adresa) ili je interno blokirate, na primjer zbog održavanja. Kliknite rezervaciju da je potvrdite, odbijete, pomjerite, preimenujete ili otkažete.
Redovne sastanke ne morate unositi jedan po jedan: rezervacija se može ponavljati svaki radni dan, svake sedmice ili svake dvije sedmice, do godinu dana unaprijed. Prije spremanja vidite koji su dani već zauzeti — oni se preskaču — a seriju kasnije možete otkazati od bilo kog datuma nadalje. Rezervacije soba se pojavljuju i na kontrolnoj tabli, a stranica Posjetioci ima novu karticu Sobe sa rezervacijama svake sobe.
I preko Claudea ili ChatGPT-a
Ako je micali.online povezan sa Claudeom ili ChatGPT-om, sobe obrađuje i asistent: „Ko sutra ima salu za sastanke?“, „Rezerviši Auroru za amina@firma.ba svaki utorak u devet do kraja godine.“, „Daj ovo troje ljudi oznaku Zaposlenici i pošalji im pozivnicu.“ Rezervacije i izmjene prolaze kroz ista pravila kao u aplikaciji.
Kako početi
- Otvorite Sobe u meniju i kliknite Nova soba.
- Popunite naziv, opis i kapacitet, te podesite radno vrijeme i pravila za posjetioce.
- Izaberite oznaku (ili je kreirajte direktno u formularu) i odgovorne osobe.
- Pod Pristup pozovite ljude e-poštom i pošaljite im link na sobu.
Detaljno uputstvo korak po korak pronaći ćete u centru za pomoć.
