Mødelokalet på anden sal, et studie som fem undervisere deler, to skriveborde i et coworking-space. Så længe det kun er et par stykker, er et delt regneark eller en besked i gruppechatten nok — “jeg tager det klokken ti”. Så mødes to personer ved døren med den samme kalenderinvitation, en blokerer lokalet hele dagen “for en sikkerheds skyld”, og ingen ved, om der er gjort rent efter sidste møde.
Derfor har micali.online nu en tredje slags booking ved siden af arrangementer og tjenester: lokaler. Det er delte rum, som kun folk, du godkender, kan booke — dine medarbejdere, medlemmer, lejere. Alle tager lokalet, så længe de har brug for det, inden for de regler, du sætter, og du har det hele ét sted.
I denne artikel viser vi, hvordan adgang via etiketter fungerer, hvorfor reglerne ikke kan omgås, selv med to bookinger lige efter hinanden, hvordan booking ser ud for dine folk, og hvad dit team bruger det til.
Et lokale er ikke en tjeneste
Ved en tjeneste booker kunden din tid — en klipning, en massage, en konsultation. Ved et lokale booker din person et rum og vælger selv tiden: fra ti til halv tolv, til et teammøde, til et opkald med en kunde. Et lokale har:
- et navn, en beskrivelse og billeder — hvor det er, hvor mange personer der er plads til, hvad man finder derinde,
- åbningstider for hver ugedag, hvor det kan bookes, med flere tidsrum om dagen, hvis nødvendigt,
- tid til klargøring og oprydning i minutter før og efter hver booking (nul er også fint),
- et bookinginterval — for eksempel hvert 15. minut — som bookinger starter og slutter på.
Hvem kan booke: etiketter
Adgang styres af etiketter — betegnelser, du giver folk: Medarbejdere, Ledelse, Medlemmer. Én person kan have flere etiketter, og et lokale afgør, hvilke etiketter der må booke det; én af dem er nok. Så åbner du mødelokalet for hele teamet med etiketten Medarbejdere og det lille lokale til ledelsen kun med Ledelse.
- Invitation: under Lokaler → Adgang indsætter du e-mailadresser, vælger etiketterne og sender invitationen. Ingen opretter en adgangskode — man logger ind med en engangskode, der sendes til e-mailen.
- Adgangsanmodning: en, der er logget ind og åbner et synligt lokale, de endnu ikke kan booke, kan bede om adgang med en kort besked. De ansvarlige personer godkender anmodningen (personen får lokalets etiketter) eller afviser den, og personen får under alle omstændigheder en e-mail.
- Ingen etiket betyder kun dit team: et lokale uden etiket kan kun bookes af dit team. Til et coworking-space kan du åbne det for alle, der logger ind — bevidst, for alle kan logge ind med en vilkårlig e-mailadresse.
Synligt eller skjult
Et synligt lokale viser sine billeder, beskrivelse, kapacitet, åbningstider og regler til alle med linket, men booking kræver stadig login og en etiket. Et skjult lokale fremstår for alle, der ikke kan booke det, som en side, der ikke findes — selv hvis linket slipper ud, ser ingen noget. Der er ingen samlet liste over alle lokaler: kun dine folk finder et lokale, via din bookingside eller dets direkte link. Du skifter synlighed med én kontakt, direkte i listen over lokaler.
Regler, der ikke kan omgås
Et delt lokale fungerer kun, hvis ikke én person tager det for hele ugen. For de bookinger, folk laver selv, sætter du derfor:
- den længste booking — for eksempel 2 timer,
- den mindste pause mellem én persons egne bookinger i samme lokale — så grænsen på 2 timer ikke kan omgås med to bookinger på 2 + 2 timer lige efter hinanden,
- hvor mange dage frem folk kan booke.
Dit team — en admin, en leder eller et ansvarligt teammedlem — kan springe disse grænser og åbningstiderne over, når de booker for en anden. Én regel gælder dog altid og for alle: to bookinger overlapper aldrig. Hver ny booking og hver flytning låser lokalet et øjeblik, så selv to personer, der klikker i samme sekund, aldrig får det samme tidspunkt.
Sådan booker dine folk
På lokalets side logger personen ind, og booking foregår i tre trin:
- dagen i en månedskalender — kun de dage, hvor lokalet er åbent, kan klikkes på,
- starttidspunktet i et gitter af tider — optagne tider bliver i gitteret, bare gråtonede, så du med det samme kan se, hvornår lokalet er ledigt; nabotidspunkter for én booking smelter sammen til én bjælke med tid og navn, hvis lokalet deler navne,
- længden, hvad bookingen er til, og en valgfri note.
Den valgte dag og tid forbliver synlig med en knap, der siger Skift, og hvert trin har sin egen adresse, så en genindlæsning af siden ikke mister noget. Pausen omkring din egen booking er markeret i gitteret med en stiplet ramme, og forklaringen under gitteret siger hvorfor. Lokalebookinger dukker derefter op under Mine bookinger ved siden af arrangementer og tjenester og kan annulleres når som helst, før de starter.
Bekræftelse og beskeder
For hvert lokale vælger du, om bookinger bekræftes automatisk. Hvis ja, får personen straks en bekræftelse. Hvis ikke, venter bookingen, og de ansvarlige for lokalet får en e-mail, en pushbesked og en påmindelse i appen, så de kan bekræfte eller afvise den.
Ligesom med arrangementer og tjenester bestemmer du, hvilken beskedskabelon der sendes hvornår: bookingen venter på bekræftelse, er bekræftet (med en kalenderinvitation), er afvist, er annulleret af den besøgende, er annulleret af dig, er flyttet til et andet tidspunkt, og en påmindelse et valgt antal timer før start. Dit første lokale får færdige skabeloner, som du kan redigere bagefter.
En kalender til dit team
Under Lokaler → Kalender ser dit team ugen for ét lokale eller for dem alle, med de bookinger, der venter på bekræftelse, øverst. Klik på et ledigt tidspunkt for at booke lokalet til en bestemt person (en e-mailadresse er nok), eller for at blokere det internt, for eksempel til vedligeholdelse. Klik på en booking for at bekræfte, afvise, flytte, omdøbe eller annullere den.
Faste møder behøver du ikke oprette ét ad gangen: en booking kan gentages hver hverdag, hver uge eller hver anden uge, op til et år frem. Før du gemmer, ser du, hvilke dage der allerede er optaget — de springes over — og senere kan du annullere serien fra en vilkårlig dato og frem. Lokalebookinger vises også på oversigten, og siden Besøgende har en ny fane Lokaler med hvert lokales bookinger.
Også via Claude eller ChatGPT
Hvis micali.online er forbundet til Claude eller ChatGPT, klarer assistenten også lokaler: “Hvem har mødelokalet i morgen?”, “Book Aurora til julia@firma.dk hver tirsdag klokken ni frem til årets udgang.”, “Giv disse tre personer etiketten Medarbejdere, og send dem en invitation.” Bookinger og ændringer følger de samme regler som i appen.
Sådan kommer du i gang
- Åbn Lokaler i menuen, og klik på Nyt lokale.
- Udfyld navn, beskrivelse og kapacitet, og angiv åbningstider og reglerne for besøgende.
- Vælg en etiket (eller opret en direkte i formularen) og de ansvarlige personer.
- Under Adgang inviterer du folk via e-mail og sender dem linket til lokalet.
Du finder en detaljeret trin-for-trin-guide i hjælpecentret.
