Räume: Besprechungsräume, die nur Ihre Leute buchen können

Der Besprechungsraum im zweiten Stock, ein Studio, das sich fünf Trainer teilen, zwei Schreibtische in einem Coworking-Space. Solange nur wenige Menschen betroffen sind, reicht eine gemeinsame Tabelle oder eine Nachricht in der Gruppe – „ich nehme ihn um zehn“. Dann treffen sich zwei Personen an der Tür mit derselben Kalendereinladung, jemand blockiert den Raum den ganzen Tag „nur für den Fall“, und niemand weiß, ob nach dem letzten Termin aufgeräumt wurde.

Deshalb gibt es bei micali.online jetzt neben Veranstaltungen und Dienstleistungen eine dritte Art der Buchung: Räume. Das sind gemeinsam genutzte Bereiche, die nur von Ihnen freigegebene Personen buchen können – Ihre Mitarbeiter, Mitglieder, Mieter. Jeder nimmt sich den Raum so lange, wie er ihn braucht, innerhalb der Regeln, die Sie festlegen, und Sie haben alles an einem Ort.

In diesem Artikel zeigen wir, wie der Zugang über Gruppen funktioniert, warum sich die Regeln nicht einmal mit zwei Buchungen hintereinander umgehen lassen, wie eine Buchung aus Sicht Ihrer Leute aussieht und was Ihr Team damit macht.

Ein Raum ist keine Dienstleistung

Bei einer Dienstleistung bucht der Kunde Ihre Zeit – einen Haarschnitt, eine Massage, eine Beratung. Bei einem Raum bucht Ihre Person einen Platz und bestimmt die Zeit selbst: von zehn bis halb zwölf, für ein Team-Meeting, für ein Gespräch mit einem Kunden. Ein Raum hat:

• einen Namen, eine Beschreibung und Fotos – wo er sich befindet, wie viele Personen hineinpassen, was Sie darin finden,
• Öffnungszeiten für jeden Wochentag, wann er gebucht werden kann, bei Bedarf mit mehreren Zeitspannen pro Tag,
• Vor- und Nachbereitungszeit in Minuten vor und nach jeder Buchung (auch null ist möglich),
• ein Zeitraster – zum Beispiel alle 15 Minuten –, nach dem Buchungen beginnen und enden.

Wer buchen kann: Gruppen

Der Zugang wird über Gruppen geregelt – Bezeichnungen, die Sie Personen geben: Mitarbeiter, Management, Mitglieder. Eine Person kann mehrere Gruppen haben, und ein Raum legt fest, welche Gruppen ihn buchen dürfen; eine davon genügt. So öffnen Sie den Besprechungsraum fürs ganze Team der Gruppe Mitarbeiter und den kleinen Raum für die Führung nur der Gruppe Management.

• Personen einladen: Unter Räume → Zugang fügen Sie E-Mail-Adressen ein, wählen die Gruppen aus und senden die Einladung. Niemand legt ein Passwort an – man meldet sich mit einem Einmalcode an, der per E-Mail kommt.
• Um Zugang bitten: Wer sich anmeldet und einen sichtbaren Raum öffnet, den er noch nicht buchen kann, kann mit einer kurzen Nachricht um Zugang bitten. Die verantwortlichen Personen genehmigen die Anfrage (die Person erhält die Gruppen des Raums) oder lehnen sie ab, und in beiden Fällen bekommt die Person eine E-Mail.
• Keine Gruppe bedeutet nur Ihr Team: Einen Raum ohne Gruppe kann nur Ihr Team buchen. Für einen Coworking-Space können Sie ihn bewusst für jeden öffnen, der sich anmeldet – denn anmelden kann sich jeder mit einer beliebigen E-Mail-Adresse.

Sichtbar oder verborgen

Ein sichtbarer Raum zeigt seine Fotos, Beschreibung, Kapazität, Zeiten und Regeln jedem mit dem Link, aber zum Buchen sind weiterhin Anmeldung und eine Gruppe nötig. Ein verborgener Raum wirkt für jeden, der ihn nicht buchen kann, wie eine nicht existierende Seite – selbst wenn der Link nach außen dringt, sieht niemand etwas. Es gibt keine allgemeine Liste aller Räume: Nur Ihre Leute finden einen Raum, über Ihre Buchungsseite oder den direkten Link. Die Sichtbarkeit schalten Sie mit einem Klick direkt in der Raumliste um.

Regeln, die sich nicht umgehen lassen

Ein gemeinsam genutzter Raum funktioniert nur, wenn ihn nicht eine Person für die ganze Woche belegt. Für die Buchungen, die Personen selbst vornehmen, legen Sie deshalb fest:

• die längste Buchung – zum Beispiel 2 Stunden,
• die Mindestpause zwischen den eigenen Buchungen einer Person im selben Raum – damit sich das 2-Stunden-Limit nicht mit zwei aufeinanderfolgenden Buchungen von 2 + 2 Stunden umgehen lässt,
• wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann.

Ihr Team – ein Admin, ein Manager oder ein verantwortliches Teammitglied – kann diese Grenzen und die Zeiten überspringen, wenn es für jemand anderen bucht. Eine Regel gilt jedoch immer und für alle: zwei Buchungen überschneiden sich nie. Jede neue Buchung und jede Verschiebung sperrt den Raum für einen Moment, sodass selbst zwei Personen, die in derselben Sekunde klicken, nie denselben Termin bekommen.

Wie Ihre Leute buchen

Auf der Raumseite meldet sich die Person an, und die Buchung läuft in drei Schritten ab:

1. der Tag in einem Monatskalender – klickbar sind nur die Tage, an denen der Raum geöffnet ist,
2. der Start in einem Zeitraster – belegte Zeiten bleiben im Raster stehen, nur grau, sodass Sie auf einen Blick sehen, wann der Raum frei ist; benachbarte Zeiten einer Buchung verschmelzen zu einem einzigen Balken mit Zeit und Name, wenn der Raum Namen zeigt,
3. die Dauer, wofür die Buchung ist, und eine optionale Notiz.

Der gewählte Tag und die gewählte Zeit bleiben mit einer Schaltfläche Ändern sichtbar, und jeder Schritt hat seine eigene Adresse, sodass ein Neuladen der Seite nichts verloren gehen lässt. Die Pause um die eigene Buchung ist im Raster mit einem gestrichelten Rahmen markiert, und die Legende darunter erklärt warum. Raumbuchungen erscheinen danach unter Meine Buchungen neben Veranstaltungen und Dienstleistungen und können jederzeit vor Beginn storniert werden.

Bestätigung und Nachrichten

Für jeden Raum legen Sie fest, ob Buchungen automatisch bestätigt werden. Wenn ja, erhält die Person sofort eine Bestätigung. Wenn nicht, wartet die Buchung, und die für den Raum verantwortlichen Personen erhalten eine E-Mail, eine Push-Benachrichtigung und einen Hinweis in der App, um sie zu bestätigen oder abzulehnen.

Genau wie bei Veranstaltungen und Dienstleistungen bestimmen Sie, welche Nachrichtenvorlage wann versendet wird: Die Buchung wartet auf Bestätigung, ist bestätigt (mit Kalendereinladung), ist abgelehnt, wird vom Besucher storniert, wird von Ihnen storniert, wird auf eine andere Zeit verschoben, und eine Erinnerung eine gewählte Anzahl Stunden vor Beginn. Ihr erster Raum erhält fertige Vorlagen, die Sie danach bearbeiten können.

Ein Kalender für Ihr Team

Unter Räume → Kalender sieht Ihr Team die Woche für einen Raum oder für alle, mit den auf Bestätigung wartenden Buchungen ganz oben. Klicken Sie auf eine freie Zeit, um den Raum für eine bestimmte Person zu buchen (eine E-Mail-Adresse genügt) oder um ihn intern zu blockieren, zum Beispiel für Wartungsarbeiten. Klicken Sie auf eine Buchung, um sie zu bestätigen, abzulehnen, zu verschieben, umzubenennen oder zu stornieren.

Regelmäßige Termine müssen Sie nicht einzeln anlegen: Eine Buchung kann sich wiederholen – jeden Werktag, jede Woche oder alle zwei Wochen, bis zu einem Jahr im Voraus. Vor dem Speichern sehen Sie, welche Tage schon belegt sind – die werden übersprungen –, und später können Sie die Serie ab einem beliebigen Datum stornieren. Raumbuchungen erscheinen auch auf der Übersicht, und die Seite Besucher hat einen neuen Tab Räume mit den Buchungen jedes Raums.

Auch über Claude oder ChatGPT

Wenn micali.online mit Claude oder ChatGPT verbunden ist, kümmert sich der Assistent auch um Räume: „Wer hat morgen den Besprechungsraum?“, „Buchen Sie Aurora für julia@firma.de jeden Dienstag um neun bis Jahresende.“, „Geben Sie diesen drei Personen die Gruppe Mitarbeiter und senden Sie ihnen eine Einladung.“ Buchungen und Änderungen unterliegen denselben Regeln wie in der App.

So starten Sie

1. Öffnen Sie Räume im Menü und klicken Sie auf Neuer Raum.
2. Füllen Sie Name, Beschreibung und Kapazität aus, und legen Sie die Zeiten und die Regeln für Besucher fest.
3. Wählen Sie eine Gruppe (oder erstellen Sie direkt im Formular eine neue) und die verantwortlichen Personen.
4. Laden Sie unter Zugang Personen per E-Mail ein und senden Sie ihnen den Link zum Raum.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Hilfebereich.