Η αίθουσα συσκέψεων στον δεύτερο όροφο, ένα στούντιο που μοιράζονται πέντε εκπαιδευτές, δύο γραφεία σε έναν χώρο συνεργασίας. Όσο οι άνθρωποι είναι λίγοι, αρκεί ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο ή ένα μήνυμα στην ομαδική συνομιλία — «την παίρνω στις δέκα». Μετά δύο άτομα συναντιούνται στην πόρτα με την ίδια πρόσκληση στο ημερολόγιο, κάποιος μπλοκάρει την αίθουσα για όλη την ημέρα «για κάθε ενδεχόμενο», και κανείς δεν ξέρει αν έχει καθαριστεί μετά την τελευταία συνάντηση.
Γι' αυτό το micali.online έχει τώρα ένα τρίτο είδος κράτησης δίπλα στις εκδηλώσεις και τις υπηρεσίες: αίθουσες. Είναι κοινόχρηστοι χώροι που μπορούν να κλείσουν μόνο τα άτομα που εγκρίνετε – οι εργαζόμενοί σας, τα μέλη, οι ενοικιαστές. Ο καθένας κρατά την αίθουσα για όσο τη χρειάζεται, μέσα στους κανόνες που ορίζετε, και εσείς έχετε τα πάντα σε ένα μέρος.
Σε αυτό το άρθρο δείχνουμε πώς λειτουργεί η πρόσβαση μέσω ετικετών, γιατί οι κανόνες δεν παρακάμπτονται ούτε με δύο κρατήσεις στη σειρά, πώς φαίνεται η κράτηση από την πλευρά των ανθρώπων σας και τι κάνει με αυτήν η ομάδα σας.
Μια αίθουσα δεν είναι υπηρεσία
Με μια υπηρεσία, ο πελάτης κλείνει τον χρόνο σας – ένα κούρεμα, ένα μασάζ, μια συμβουλευτική συνάντηση. Με μια αίθουσα, το δικό σας άτομο κλείνει έναν χώρο και επιλέγει το ίδιο την ώρα: από τις δέκα έως τις έντεκα και μισή, για μια συνάντηση ομάδας, για μια κλήση με πελάτη. Μια αίθουσα έχει:
- όνομα, περιγραφή και φωτογραφίες – πού βρίσκεται, πόσα άτομα χωράει, τι θα βρείτε μέσα,
- ωράριο για κάθε ημέρα της εβδομάδας που μπορεί να κλειστεί, με πολλά διαστήματα την ημέρα αν χρειάζεται,
- χρόνο προετοιμασίας και καθαρισμού σε λεπτά πριν και μετά από κάθε κράτηση (το μηδέν είναι εντάξει),
- χρονικό πλέγμα – κάθε 15 λεπτά, για παράδειγμα – πάνω στο οποίο οι κρατήσεις ξεκινούν και τελειώνουν.
Ποιος μπορεί να κλείσει: ετικέτες
Την πρόσβαση τη διαχειρίζονται οι ετικέτες – ονομασίες που δίνετε σε άτομα: Εργαζόμενοι, Διοίκηση, Μέλη. Ένα άτομο μπορεί να έχει πολλές ετικέτες, και μια αίθουσα καθορίζει ποιες ετικέτες μπορούν να την κλείσουν· αρκεί οποιαδήποτε από αυτές. Έτσι ανοίγετε την αίθουσα συσκέψεων σε όλη την ομάδα στην ετικέτα Εργαζόμενοι, και τη μικρή αίθουσα για τη διοίκηση μόνο στην ετικέτα Διοίκηση.
- Πρόσκληση: στο Αίθουσες → Πρόσβαση επικολλάτε διευθύνσεις email, επιλέγετε τις ετικέτες και στέλνετε την πρόσκληση. Κανείς δεν δημιουργεί κωδικό πρόσβασης – συνδέονται με έναν κωδικό μίας χρήσης που αποστέλλεται στο email τους.
- Αίτημα πρόσβασης: όποιος συνδεθεί και ανοίξει μια ορατή αίθουσα που δεν μπορεί ακόμη να κλείσει, μπορεί να ζητήσει πρόσβαση με ένα σύντομο μήνυμα. Τα υπεύθυνα άτομα εγκρίνουν το αίτημα (το άτομο λαμβάνει τις ετικέτες της αίθουσας) ή το απορρίπτουν, και στις δύο περιπτώσεις το άτομο λαμβάνει email.
- Χωρίς ετικέτα, μόνο η ομάδα σας: μια αίθουσα χωρίς ετικέτα μπορεί να την κλείσει μόνο η ομάδα σας. Για έναν χώρο συνεργασίας μπορείτε να την ανοίξετε σε οποιονδήποτε συνδεθεί – συνειδητά, γιατί οποιοσδήποτε μπορεί να συνδεθεί με οποιαδήποτε διεύθυνση email.
Ορατή ή κρυφή
Μια ορατή αίθουσα δείχνει τις φωτογραφίες της, την περιγραφή, τη χωρητικότητα, το ωράριο και τους κανόνες σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο, αλλά η κράτηση απαιτεί πάντα σύνδεση και ετικέτα. Μια κρυφή αίθουσα φαίνεται σαν σελίδα που δεν υπάρχει σε όποιον δεν μπορεί να την κλείσει – ακόμη κι αν ο σύνδεσμος διαρρεύσει, κανείς δεν βλέπει τίποτα. Δεν υπάρχει καθολική λίστα όλων των αιθουσών: μόνο οι άνθρωποί σας βρίσκουν μια αίθουσα, μέσω της σελίδας κρατήσεών σας ή του απευθείας συνδέσμου της. Αλλάζετε την ορατότητα με έναν διακόπτη, απευθείας στη λίστα αιθουσών.
Κανόνες που δεν παρακάμπτονται
Μια κοινόχρηστη αίθουσα λειτουργεί μόνο όταν ένα άτομο δεν την κρατά για όλη την εβδομάδα. Για τις κρατήσεις που κάνουν οι ίδιοι οι άνθρωποι, λοιπόν, ορίζετε:
- τη μεγαλύτερη κράτηση – 2 ώρες, για παράδειγμα,
- το ελάχιστο διάλειμμα μεταξύ των δικών του κρατήσεων ενός ατόμου στην ίδια αίθουσα – ώστε το όριο των 2 ωρών να μην παρακάμπτεται με δύο κρατήσεις των 2 + 2 ωρών η μία μετά την άλλη,
- πόσες ημέρες νωρίτερα μπορούν να κλείνουν οι άνθρωποι.
Η ομάδα σας – ένας διαχειριστής, ένας υπεύθυνος ή ένα υπεύθυνο μέλος της ομάδας – μπορεί να παρακάμψει αυτά τα όρια και το ωράριο όταν κλείνει για κάποιον άλλον. Ένας κανόνας, όμως, ισχύει πάντα και για όλους: δύο κρατήσεις δεν επικαλύπτονται ποτέ. Κάθε νέα κράτηση και κάθε μετακίνηση κλειδώνει την αίθουσα για μια στιγμή, οπότε ακόμη και δύο άτομα που έκαναν κλικ το ίδιο δευτερόλεπτο δεν παίρνουν ποτέ το ίδιο ραντεβού.
Πώς κλείνουν οι άνθρωποί σας
Στη σελίδα της αίθουσας, το άτομο συνδέεται και η κράτηση γίνεται σε τρία βήματα:
- την ημέρα σε ένα μηνιαίο ημερολόγιο – μπορούν να κάνουν κλικ μόνο στις ημέρες που η αίθουσα είναι ανοιχτή,
- την ώρα έναρξης σε ένα πλέγμα ωρών – οι κατειλημμένες ώρες παραμένουν στο πλέγμα, απλώς γκριζαρισμένες, ώστε να βλέπετε με μια ματιά πότε είναι ελεύθερη η αίθουσα· γειτονικές ώρες της ίδιας κράτησης ενώνονται σε μία μπάρα με την ώρα και το όνομά της, αν η αίθουσα μοιράζεται ονόματα,
- τη διάρκεια, τι αφορά η κράτηση και μια προαιρετική σημείωση.
Η επιλεγμένη ημέρα και ώρα παραμένουν ορατές με ένα κουμπί Αλλαγή, και κάθε βήμα έχει τη δική του διεύθυνση, οπότε η επαναφόρτωση της σελίδας δεν χάνει τίποτα. Το διάλειμμα γύρω από τη δική του κράτηση σημειώνεται στο πλέγμα με ένα διάστικτο περίγραμμα, και το υπόμνημα κάτω από το πλέγμα εξηγεί γιατί. Οι κρατήσεις αιθουσών εμφανίζονται μετά στο Οι κρατήσεις μου δίπλα στις εκδηλώσεις και τις υπηρεσίες, και μπορούν να ακυρωθούν οποτεδήποτε πριν ξεκινήσουν.
Επιβεβαίωση και μηνύματα
Για κάθε αίθουσα επιλέγετε αν οι κρατήσεις επιβεβαιώνονται αυτόματα. Αν ναι, το άτομο λαμβάνει αμέσως επιβεβαίωση. Αν όχι, η κράτηση περιμένει και τα υπεύθυνα άτομα της αίθουσας λαμβάνουν email, μια ειδοποίηση push και μια ειδοποίηση μέσα στην εφαρμογή για να την επιβεβαιώσουν ή να την απορρίψουν.
Όπως και με τις εκδηλώσεις και τις υπηρεσίες, αποφασίζετε ποιο πρότυπο μηνύματος στέλνεται πότε: η κράτηση περιμένει επιβεβαίωση, επιβεβαιώνεται (με πρόσκληση ημερολογίου), απορρίπτεται, ακυρώνεται από τον επισκέπτη, ακυρώνεται από εσάς, μετακινείται σε άλλη ώρα, και μια υπενθύμιση έναν επιλεγμένο αριθμό ωρών πριν από την έναρξη. Η πρώτη σας αίθουσα αποκτά έτοιμα πρότυπα που μπορείτε να επεξεργαστείτε αργότερα.
Ένα ημερολόγιο για την ομάδα σας
Στο Αίθουσες → Ημερολόγιο η ομάδα σας βλέπει την εβδομάδα για μία αίθουσα ή για όλες, με τις κρατήσεις που περιμένουν επιβεβαίωση στην κορυφή. Κάντε κλικ σε μια ελεύθερη ώρα για να κλείσετε την αίθουσα για συγκεκριμένο άτομο (αρκεί ένα email) ή για να την μπλοκάρετε εσωτερικά, για συντήρηση για παράδειγμα. Κάντε κλικ σε μια κράτηση για να την επιβεβαιώσετε, να την απορρίψετε, να τη μετακινήσετε, να τη μετονομάσετε ή να την ακυρώσετε.
Οι τακτικές συναντήσεις δεν χρειάζεται να καταχωρίζονται μία προς μία: μια κράτηση μπορεί να επαναλαμβάνεται κάθε εργάσιμη ημέρα, κάθε εβδομάδα ή κάθε δύο εβδομάδες, έως και έναν χρόνο μπροστά. Πριν την αποθήκευση βλέπετε ποιες ημέρες είναι ήδη κατειλημμένες – αυτές παραλείπονται – και αργότερα μπορείτε να ακυρώσετε τη σειρά από οποιαδήποτε ημερομηνία και μετά. Οι κρατήσεις αιθουσών εμφανίζονται επίσης στον πίνακα ελέγχου, και η σελίδα Επισκέπτες έχει μια νέα καρτέλα Αίθουσες με τις κρατήσεις κάθε αίθουσας.
Και μέσω Claude ή ChatGPT
Αν το micali.online σας είναι συνδεδεμένο με το Claude ή το ChatGPT, ο βοηθός χειρίζεται και τις αίθουσες: «Ποιος έχει την αίθουσα συσκέψεων αύριο;», «Κλείσε την Aurora για την maria@etairia.gr κάθε Τρίτη στις εννιά μέχρι το τέλος του χρόνου.», «Δώσε την ετικέτα Εργαζόμενοι σε αυτά τα τρία άτομα και στείλε τους πρόσκληση.» Οι κρατήσεις και οι αλλαγές περνούν από τους ίδιους κανόνες όπως στην εφαρμογή.
Πώς να ξεκινήσετε
- Ανοίξτε Αίθουσες στο μενού και κάντε κλικ στο Νέα αίθουσα.
- Συμπληρώστε το όνομα, την περιγραφή και τη χωρητικότητα, και ορίστε το ωράριο και τους κανόνες για τους επισκέπτες.
- Επιλέξτε μια ετικέτα (ή δημιουργήστε μία απευθείας στη φόρμα) και τα υπεύθυνα άτομα.
- Στο Πρόσβαση, προσκαλέστε άτομα μέσω email και στείλτε τους τον σύνδεσμο της αίθουσας.
Θα βρείτε έναν αναλυτικό οδηγό βήμα προς βήμα στο κέντρο βοήθειας.
