27 varausvahvistussähköpostimallia (kopioi, liitä ja mukauta)

Heti kun joku kirjaa kanssasi, hän haluaa yhden asian: tietää, että se todella toimi. Hyvävarausvahvistus sähköpostiinvastaa siihen välittömästi – ja jatkaa sitten työskentelyä taustalla muistuttaen asiakasta, mitä hän on varannut, milloin, missä ja miten sinut tavoittaa.

Hyvin tehty, vahvistus tekee kolme työtä kerralla. Serauhoittaaasiakas, jonka paikka on lukittu, seasettaa odotuksiamitä tapahtuu seuraavaksi, ja se hiljaavähentää saapumatta jättämistäsijoittamalla tiedot jonnekin, josta he löytävät ne. Huonosti tehty – tai ohitettu – jättää ihmiset ahdistuneiksi ja todennäköisemmin unohtamaan.

Alla: miksi vahvistuksilla on väliä, loistavan anatomia ja 27 käyttövalmis mallia käyttötapauksittain. Kopioi mikä tahansa niistä, vaihda tietosi ja olet valmis.

Vahvistussähköpostit ovat vain osa kulkua. Katso täydelliset asetukset, mukaan lukien varaussivut, lomakkeet ja muistutukset, meidäntäydellinen online-varauksen asennusopas.

Miksi varausvahvistuksilla on väliä

Vahvistus on ensivaikutelma palvelustasi myynnin jälkeen ja yksi eniten sitoutuneista sähköposteista, joita koskaan lähetät – ihmiset avaavat ne, koska he odottavat niitä ja välittävät sisällöstä. Käytä sitä huomiota hyvin.

• Vakuus.Asiakkaat pelkäävät, että varaus ei mennyt läpi. Välitön vahvistus poistaa tämän epäilyn ennen kuin se muodostuu.
• Vähemmän saapumattomia.Se asettaa päivämäärän, kellonajan ja "lisää kalenteriin" -vaihtoehdon asiakkaan eteen, joten tapaaminen säilyy hänen puhelimessaan, ei vain hänen muistissaan.
• Selkeät odotukset.Missä pysäköidä, mitä tuoda, kuinka aikaisin saapua, peruutusehdot – aseta se tähän ja kirjoita paljon vähemmän kysymyksiä myöhemmin.
• Vähemmän virheitä.Tietojen näyttäminen takaisin antaa asiakkaalle mahdollisuuden saada heti kiinni väärästä päivämäärästä tai palvelusta, mutta se on helppo korjata.

Erinomaisen vahvistussähköpostin anatomia

Parhaat vahvistukset ovat lyhyitä, skannattavia ja erehtymättömästi nointämävaraus. Johda olennaiseen, tee avaintoiminto selväksi, äläkä hautaa yksityiskohtia markkinoinnin alle.

Toimialastasi riippumatta jokaisen vahvistuksen tulee kattaa samat keskeiset ainesosat. Käytä tätä tarkistuslistana ennen lähetystä.

Yksi huomio sävyssä: lämmin ja inhimillinen päihittää muodollisen ja robotin. Käytä asiakkaan etunimeä, nimeä henkilökunnan jäsen tai isäntä ja kirjoita tapasi, jolla puhut. Alla olevat mallit ovat tarkoituksella ytimekkäitä – voit lisätä persoonallisuutta.

Aiherivit, jotka avautuvat

Hyvän aiherivin avulla asiakas voi skannata postilaatikkonsa myöhemmin ja löytää varauksen sekunneissa. Voittokaava on yksinkertainen – vahvista ja ilmoita sitten päivämäärä ja aika.

• Olet varattu seuraaville kohteille: {date}, {time}- Selkeä ja vakuuttava.
• Vahvistettu: {service} {date}:ssa– Hienoa, kun palvelu on otsikossa.
• Varauksesi {business}:lla on vahvistettu– yksinkertainen ja merkkipohjainen.
• Nähdään {date} — varaus vahvistettu- lämmin ja ystävällinen.
• Varaus #{reference} vahvistettu henkilölle {date}- hyödyllinen, kun viittaat varausnumeroon.

Pidä aiherivit alle 50 merkin pituisina, jotta ne eivät katkea mobiililaitteissa, ja vältä isot kirjaimet tai liiallisia huutomerkkejä, jotka voivat laukaista roskapostisuodattimet.

Kuinka yhdistämiskentät toimivat

Jokainen alla oleva malli käyttääyhdistä kentät— paikkamerkit aaltosulkeissa, jotka varausjärjestelmäsi vaihtaa todellisiin arvoihin, kun sähköposti lähetetään. Joten{first_name}tulee "Sarah" jaMIKALIPIDIKE2muuttuu "14:00". Tässä on koko tässä oppaassa käytetty sarja.

Jos kenttä ei koske tiettyä mallia, poista se. Alla olevat neljä käyttötapausta kattavat lähes kaikki varaustyypit.

Yleiset ja palveluajanvarausmallit

Arjen työhevoset – sopivat kaikkiin henkilökohtaisiin tapaamisiin konsulteista ammatteihin ja tutorointiin.

1. Yksinkertainen vahvistus.Hei {first_name}, varauksesi on vahvistettu. Olet varattu {service}:lle {date}:ssa osoitteessa {time} {staff}:lla. Sijainti: {location}. Tarvitseeko muutosta? Hallitse varaustasi täällä: {manage_link}. Nähdään pian — {business}.

2. Lämpimästi tervetuloa.Hei {first_name}, emme malta odottaa, että näemme sinut! {service} on valmis {date}:lle osoitteessa {time}. Olemme varanneet tämän ajan juuri sinulle. Jos jokin muuttuu, voit ajoittaa uudelleen yhdellä napautuksella: {manage_link}. Jos sinulla on kysyttävää, vastaa tähän sähköpostiin. — {business}-tiimi

3. Yksityiskohtainen vahvistus.Hei {first_name}, kiitos varauksestasi {business}:lla. Tässä ovat tietosi — Palvelu: {service}. Päivämäärä: {date}. Aika: {time}. Sisältää: {staff}. Missä: {location}. Saavu 5 minuuttia etuajassa. Aikatauluta uudelleen tai peruuta käyttämällä {manage_link}.

4. Ensimmäinen asiakas.Hei {first_name}, tervetuloa {business}:een – olemme iloisia, että teit varauksen! Ensimmäinen {service} on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Meidät on helppo löytää osoitteesta {location}, ja {staff} huolehtii sinusta. Hallinnoi varaustasi milloin tahansa: {manage_link}.

5. Minimaalinen yksivuori.Vahvistettu: {service}, {date} osoitteessa {time} ja {staff}. Hallinnoi varaustasi: {manage_link}. — {business}

Kampaamo- ja kauneussalonkimallit

Salonki- ja kylpyläasiakkaat rakastavat persoonallisuutta. Nimeä stylisti tai terapeutti ja mainitse kaikki, mitä heidän pitäisi tietää ennen saapumistaan.

6. Ajanvaraus salonkiin.Hei {first_name}, olet varattu paikassa {business}! {service} ja {staff} on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Kerro meille mahdollisista allergioista tai mieltymyksistä saapuessasi. Myöhässä vai pitääkö varata uudelleen? Napauta tätä: {manage_link}. En malta odottaa, että pääsen hemmotella sinua!

7. Hiusten väri tai pitkä käyttöikä.Hei {first_name}, {service} ja {staff} on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Koska kyseessä on pidempi aika, odota pari tuntia ja tule puhtailla, kuivilla hiuksilla. Ajoita uudelleen käyttämällä {manage_link}. Nähdään osoitteessa {location} — {business}.

8. Parturi.Hei {first_name}, olet {date}:n tuolilla osoitteessa {time} {service} ja {staff} kanssa. Walk-init ovat kiireisiä, joten kiitos ennakkovarauksestasi. Tarvitseeko sitä siirtää? {manage_link}. Terkkuja — {business}.

9. Kylpylä ja hyvinvointi.Hei {first_name}, rauhallinen hetkisi on varattu. {service} {staff} kanssa {date} paikassa {time}. Saavu 10 minuuttia aikaisemmin asettuaksesi ja jätä arvoesineet kotiin. Hallinnoi varaustasi: {manage_link}. Toivotamme sinut tervetulleeksi {business}:een.

Lääketieteen, hammaslääketieteen ja klinikan mallit

Kliinisten vahvistusten tulee olla selkeitä, rauhallisia ja niissä on oltava kaikki valmisteluohjeet. Pidä ne ammattimaisina ja vakuuttavina.

10. Lääkärin vastaanotto.Hyvä {first_name}, tämä vahvistaa tapaamisesi paikassa {business} osoitteessa {date} klo {time} kanssa {staff}. Sijainti: {location}. Tuo kaikki asiaankuuluvat asiakirjat ja saapu 10 minuuttia etuajassa. Voit varata ajan uudelleen ottamalla meihin yhteyttä {manage_link}:n kautta.

11. Hammaslääkäriaika.Hei {first_name}, {service} ja {staff} on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time} osoitteessa {business}. Ilmoitathan meille etukäteen kaikista sairaushistoriasi muutoksista. Pitääkö järjestää uudelleen? Käytä {manage_link}. Nähdään pian.

12. Ajanvaraus valmisteluohjeineen.Hyvä {first_name}, {service} on varattu osoitteeseen {date} osoitteessa {time} ja {staff}. Tärkeää: Noudata erikseen lähetettyjä valmistusohjeita. Jos sinulla on kysyttävää ennen vierailuasi, vastaa tähän sähköpostiin. Ajoita tarvittaessa tästä: {manage_link}. — {business}

13. Terapia- tai neuvontaistunto.Hei {first_name}, istuntosi {staff}:llä on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Tämä on luottamuksellinen, tuomiovapaa tila. Jos sinun on peruutettava, ilmoita siitä 24 tuntia etukäteen {manage_link}:n kautta. Ole varovainen — {business}.

Luokat ja ryhmäistuntojen mallit

Vahvista ryhmävarauksissa paikka, luokan tiedot ja mitä mukaan. Muistutus no-show-käytännöstäsi auttaa, kun paikkoja on rajoitetusti.

14. Fitness- tai joogatunti.Hei {first_name}, paikkasi {service}:ssä {date}:ssä paikassa {time} on vahvistettu! Ota mukaan vettä ja käytä mukavia vaatteita. Luokka on osoitteessa {location} ja {staff}. Etkö selviä? Vapauta paikkasi jollekin muulle täällä: {manage_link}. Nähdään matolla — {business}.

15. Kurssi tai usean viikon luokka.Hei {first_name}, olet rekisteröitynyt {service}:een! Ensimmäinen istuntosi on {date} osoitteessa {time} ja {staff} osoitteessa {location}. Lähetämme tiedot jokaisesta viikosta edetessämme. Hallitse ilmoittautumistasi {manage_link}:lla. Tervetuloa kyytiin — {business}.

16. Paikkoja rajoitettu luokka.Hei {first_name}, hyviä uutisia – paikkasi {service}:ssä {date}:ssä osoitteessa {time} on varmistettu. Paikkoja on rajoitetusti, joten jos et pääse paikalle, peruuta aika ajoissa {manage_link}:n kautta, jotta voit tarjota paikkasi jollekin jonotuslistalla olevalle. Kiitos — {business}.

17. Lasten tai perheluokka.Hei {first_name}, lapsesi paikka {service}:ssä on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time} ja {staff}. Saavu muutama minuutti etuajassa sisäänkirjautumista varten osoitteessa {location}. Haluatko muuttaa varausta? {manage_link}. Nähdään siellä — {business}.

Tapahtuma- ja työpajamallit

Vahvista varaus, toista olennaiset tiedot ja kerro ihmisille, mitä päivän aikana tulee tehdä.

18. Työpajan vahvistus.Hei {first_name}, olet rekisteröitynyt {service}:lle {date} osoitteessa {time}! Se tapahtuu paikassa {location}, isännöi {staff}. Kaikki materiaalit tarjotaan - tuo vain itsesi ja muistivihko. Hallinnoi rekisteröintiäsi: {manage_link}. Odotan sitä innolla — {business}.

19. Lipputapahtuma.Hei {first_name}, varauksesi {service} on vahvistettu. Päivämäärä: {date}. Aika: {time}. Paikka: {location}. Pidä tämä vahvistus valmiina saapuessasi. Voit tarkastella tai muuttaa varaustasi käyttämällä {manage_link}. Nähdään siellä — {business}.

20. Seminaari tai konferenssi.Hyvä {first_name}, kiitos rekisteröitymisestäsi {service}:ään {date}:ssä. Ovet avautuvat osoitteessa {time} klo {location}. Täydellinen esityslista seuraa lähempänä päivämäärää. Haluatko päivittää tietosi? {manage_link}. Toivotamme sinut tervetulleeksi — {business}.

21. Ilmainen yhteisötapahtuma.Hei {first_name}, olet {date}:n {time} luettelossa! Se on ilmainen, mutta varaus auttaa meitä suunnittelemaan numeroita - kiitos. Etkö selviä? Kerro meille {manage_link}:n kautta, jotta voimme tarjota paikkasi jollekin toiselle. — {business}

Ravintola- ja pöytävarausmallit

Pöytävaraukset ovat lyhyitä ja aikaherkkiä. Vahvista seurueen koko ja aika ja tee peruuttamisesta helppoa, jos suunnitelmat muuttuvat.

22. Pöytävaraus.Hei {first_name}, pöytäsi paikassa {business} on varattu pöytään {date} paikassa {time}. Olemme saaneet sinut juhliisi – nähdään sitten! Jos suunnitelmasi muuttuvat, ilmoita siitä meille {manage_link}:n kautta, jotta voimme tarjota pöydän muille vieraille. Hyvää ruokahalua!

23. Erikoistilaisuus.Hei {first_name}, juhlapöytäsi on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Kerro meille, jos voimme järjestää jotain erityistä – haluamme tehdä siitä ikimuistoisen. Hallinnoi varaustasi: {manage_link}. Nähdään pian {business}:ssa.

Talletusta vaativat varausmallit

Kun varaus vaatii maksun turvaamiseksi, vahvistuksen tulee tehdä maksusta selkeästi.

24. Talletus vastaanotettu.Hei {first_name}, kiitos – talletuksesi on vastaanotettu ja {service} {date} osoitteessa {time} ja {staff} on nyt turvattu. Saldo erääntyy päivänä. Ajoita uudelleen käyttämällä {manage_link}:aa (huomaa talletuskäytäntömme). Nähdään pian — {business}.

25. Maksu vireillä.Hei {first_name}, olemme varanneet {service}:si {date}:lle osoitteessa {time}, mutta sitä ei vahvisteta ennen kuin talletuksesi on maksettu. Suorita maksu täällä 24 tunnin sisällä varmistaaksesi paikkasi: {manage_link}. Jos ongelmia, vastaa vain. — {business}

Aikataulut uudelleen ja online-kokousmallit

Lopuksi kaksi mallipohjaa muutoksen jälkeisille hetkille ja virtuaalisille varauksille, joissa "sijainti" on linkki.

26. Aikataulu vahvistettu.Hei {first_name}, varauksesi on siirretty – kaikki on järjestetty! {service} ja {staff} on nyt {date} osoitteessa {time}. Kaikki muu pysyy ennallaan. Pitääkö se vaihtaa uudelleen? {manage_link}. Kiitos, että kerroit meille – {business}.

27. Online- tai videokokous.Hei {first_name}, {service} ja {staff} on vahvistettu {date}:lle osoitteessa {time}. Liity tästä linkistä aloitushetkellä: {location}. Suosittelemme testaamaan kamerasi ja mikrofonisi muutama minuutti aikaisemmin. Tarvitseeko aikataulua uudelleen? {manage_link}. Nähdään verkossa — {business}.

Laitetaan autopilotti päälle

Täydellisen vahvistuksen kirjoittaminen kerran on helppoa. Varausjärjestelmä ansaitsee paikkansa lähettämällä henkilökohtaisen ilmoituksen välittömästi, joka ikinen kerta. kanssamicali.onlinesaatvälittömät, automaattiset vahvistussähköpostit– ja SMS – sillä hetkellä, kun joku tekee kirjan, jossa on yhdistämiskentät, "lisää kalenteriin" -vaihtoehto ja yhden napautuksen linkki, jonka avulla voit ajoittaa uudelleen tai peruuttaa sen.

Rakenna varaussivusi ilmaiseksi, ilman luottokorttia, ja yhdistä nämä vahvistukset automaattisiin muistutuksiin, jotta saapumatta jättämisen määrä pysyy alhaisena. Jos haluat lisää sanamuotoa, selaa meidänmallien kirjastotai meidänvarausautomaatiooppaita.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä varausvahvistussähköpostin tulee sisältää?

Vähintään: selkeä aiherivi, jossa on päivämäärä, henkilökohtainen tervehdys, tarkka palvelu, päivämäärä ja kellonaika (tarvittaessa aikavyöhykkeineen), sijainti tai liittymislinkki, henkilökunnan jäsen tai isäntä sekä aika- tai peruutuslinkki. Yhteystietojesi ja peruutusehtojesi lisääminen ratkaisee useimmat jatkokysymykset.

Kuinka nopeasti vahvistus tulee lähettää?

Välittömästi. Tarkoituksena on vakuuttaa asiakkaalle, että hänen varauksensa toimi, joten automaattinen vahvistus, joka saapuu muutamassa sekunnissa, on ihanteellinen. Jopa muutaman minuutin viive voi saada ihmiset varaamaan uudelleen tai soittamaan tarkistamaan tilanteen.

Pitäisikö minun lähettää vahvistus ja muistutus?

Kyllä - he tekevät erilaisia ​​töitä. Vahvistus rauhoittaa ja kirjaa tiedot varauksen yhteydessä; muistutus tönäisee asiakasta vähän ennen, jotta hän ei unohda. Yhdessä ne ovat yksi tehokkaimmista tavoista vähentää saapumatta jättämistä.

Mitä yhdistämiskentät ovat ja tarvitsenko niitä?

Yhdistämiskentät ovat paikkamerkkejä, kuten {first_name} tai {time}, jotka varausjärjestelmäsi korvaa automaattisesti jokaisen asiakkaan todellisilla tiedoilla – joten voit lähettää kaikille henkilökohtaisen vahvistuksen kirjoittamatta yhtään sähköpostia käsin. Mikä tahansa moderni varausalusta tukee niitä.

Voinko käyttää näitä malleja myös SMSiin?

Lyhyemmät kyllä. Leikkaa yhteen lauseeseen palvelun, päivämäärän, ajan ja aikataululinkin avulla. Pidä SMS-vahvistukset lyhyinä ja sisällytä aina yksi selkeä toimenpide.

Lopputulos

Varausvahvistussähköposti on pieni asia, joka tekee paljon: se rauhoittaa, asettaa odotuksia ja pitää kalenterin täynnä. Valitse yrityksellesi sopiva malli, vaihda yhdistämiskenttiäsi, niin et enää koskaan lähetä epämääräistä tai unohdettavaa vahvistusta.

Oletko valmis automatisoimaan sen? Luo ilmainen micali.online-varaussivu ja aloita välittömien, henkilökohtaisten vahvistusten lähettäminen jo tänään.