La salle de réunion au deuxième étage, un studio partagé par cinq professeurs, deux bureaux dans un espace de coworking. Tant qu’il n’y a que quelques personnes, un tableau partagé ou un message dans le groupe — « je la prends à dix heures » — suffit. Puis deux personnes se croisent à la porte avec la même invitation dans leur calendrier, quelqu’un bloque la salle toute la journée « au cas où », et personne ne sait si elle a été rangée après la dernière réunion.
C’est pourquoi micali.online propose désormais un troisième type de réservation, à côté des événements et des services : les salles. Ce sont des espaces partagés que seules les personnes que vous approuvez peuvent réserver — vos employés, vos membres, vos locataires. Chacun prend la salle aussi longtemps qu’il en a besoin, dans le cadre des règles que vous définissez, et vous avez tout au même endroit.
Dans cet article, nous vous montrons comment fonctionne l’accès par étiquettes, pourquoi les règles ne peuvent pas être contournées même avec deux réservations à la suite, à quoi ressemble une réservation du point de vue des personnes que vous autorisez, et ce que votre équipe en fait.
Une salle n’est pas un service
Avec un service, un client réserve votre temps — une coupe, un massage, une consultation. Avec une salle, votre personne réserve un espace et choisit elle-même l’horaire : de dix heures à onze heures et demie, pour une réunion d’équipe, pour un appel avec un client. Une salle a :
- un nom, une description et des photos — où elle se trouve, combien de personnes elle accueille, ce que vous y trouverez,
- des horaires pour chaque jour de la semaine où elle peut être réservée, avec plusieurs plages par jour si besoin,
- un temps de préparation et de nettoyage en minutes avant et après chaque réservation (zéro est possible),
- une grille horaire — toutes les 15 minutes, par exemple — sur laquelle les réservations commencent et se terminent.
Qui peut réserver : les étiquettes
L’accès se gère avec des étiquettes — des libellés que vous attribuez aux personnes : Employés, Direction, Membres. Une personne peut porter plusieurs étiquettes, et une salle décide quelles étiquettes peuvent la réserver ; une seule d’entre elles suffit. Vous ouvrez ainsi la salle de réunion de l’équipe à l’étiquette Employés, et la petite salle pour la direction uniquement à Direction.
- Invitation : dans Salles → Accès, vous collez les adresses email, choisissez les étiquettes et envoyez l’invitation. Personne ne crée de mot de passe — les gens se connectent avec un code à usage unique envoyé par email.
- Demande d’accès : une personne qui se connecte et ouvre une salle visible qu’elle ne peut pas encore réserver peut demander l’accès, avec un court message. Les personnes responsables approuvent la demande (la personne reçoit les étiquettes de la salle) ou la refusent, et dans les deux cas elle reçoit un email.
- Aucune étiquette veut dire votre équipe seulement : une salle sans étiquette ne peut être réservée que par votre équipe. Pour un espace de coworking, vous pouvez l’ouvrir à toute personne qui se connecte — en connaissance de cause, car n’importe qui peut se connecter avec n’importe quelle adresse email.
Visible ou masquée
Une salle visible montre ses photos, sa description, sa capacité, ses horaires et ses règles à toute personne disposant du lien, mais réserver nécessite de se connecter et d’avoir une étiquette. Une salle masquée se comporte comme une page qui n’existe pas pour quiconque ne peut pas la réserver — même si le lien circule, personne ne voit rien. Il n’existe pas de liste universelle de toutes les salles : seules les personnes que vous autorisez trouvent une salle, via votre page de réservation ou son lien direct. Vous changez la visibilité d’un seul geste, directement dans la liste des salles.
Des règles qui ne peuvent pas être contournées
Une salle partagée ne fonctionne que si une seule personne ne l’accapare pas toute la semaine. Pour les réservations que les gens font eux-mêmes, vous définissez donc :
- la durée maximale d’une réservation — 2 heures, par exemple,
- la pause minimale entre les réservations d’une même personne dans la même salle — pour que la limite de 2 heures ne puisse pas être contournée avec deux réservations de 2 + 2 heures à la suite,
- combien de jours à l’avance on peut réserver.
Votre équipe — un administrateur, un manager ou un membre responsable — peut ignorer ces limites et ces horaires lorsqu’elle réserve pour quelqu’un d’autre. Une règle, en revanche, s’applique toujours et pour tout le monde : deux réservations ne se chevauchent jamais. Chaque nouvelle réservation et chaque déplacement verrouille la salle un instant, si bien que même deux personnes qui cliquent à la même seconde n’obtiennent jamais le même créneau.
Comment réservent les personnes autorisées
Sur la page de la salle, la personne se connecte et la réservation se fait en trois étapes :
- le jour dans un calendrier mensuel — seuls les jours où la salle est ouverte sont cliquables,
- l’heure de début dans une grille horaire — les créneaux pris restent visibles dans la grille, simplement grisés, pour voir d’un coup d’œil quand la salle est libre ; les créneaux voisins d’une même réservation se regroupent en une seule barre avec son horaire et son nom, si la salle partage les noms,
- la durée, le motif de la réservation et une note facultative.
Le jour et l’heure choisis restent visibles avec un bouton Changer, et chaque étape a sa propre adresse, donc recharger la page ne fait rien perdre. La pause autour de votre propre réservation est signalée dans la grille par un cadre en pointillés, et la légende sous la grille explique pourquoi. Les réservations de salle apparaissent ensuite dans Mes réservations, à côté des événements et des services, et peuvent être annulées à tout moment avant leur début.
Confirmation et messages
Pour chaque salle, vous choisissez si les réservations sont confirmées automatiquement. Si c’est le cas, la personne reçoit une confirmation immédiatement. Sinon, la réservation attend, et les personnes responsables de la salle reçoivent un email, une notification push et une alerte dans l’application pour la confirmer ou la refuser.
Comme pour les événements et les services, vous décidez quel modèle de message part, et quand : la réservation attend une confirmation, est confirmée (avec une invitation calendrier), est refusée, est annulée par le visiteur, est annulée par vous, est déplacée à un autre horaire, et un rappel un nombre d’heures choisi avant le début. Votre première salle reçoit des modèles prêts à l’emploi que vous pouvez modifier ensuite.
Un calendrier pour votre équipe
Dans Salles → Calendrier, votre équipe voit la semaine d’une salle ou de toutes les salles, avec les réservations en attente de confirmation en haut. Cliquez sur un créneau libre pour réserver la salle pour une personne précise (un email suffit) ou pour la bloquer en interne, pour de l’entretien par exemple. Cliquez sur une réservation pour la confirmer, la refuser, la déplacer, la renommer ou l’annuler.
Inutile de saisir les réunions récurrentes une par une : une réservation peut se répéter chaque jour ouvré, chaque semaine ou toutes les deux semaines, jusqu’à un an à l’avance. Avant d’enregistrer, vous voyez quels jours sont déjà pris — ils sont ignorés — et vous pouvez ensuite annuler la série à partir de n’importe quelle date. Les réservations de salle apparaissent aussi sur le tableau de bord, et la page Visiteurs a un nouvel onglet Salles avec les réservations de chaque salle.
Aussi via Claude ou ChatGPT
Si micali.online est connecté à Claude ou ChatGPT, l’assistant gère aussi les salles : « Qui a la salle de réunion demain ? », « Réserve Aurora pour julie@company.com tous les mardis à neuf heures jusqu’à la fin de l’année. », « Donne l’étiquette Employés à ces trois personnes et envoie-leur une invitation. » Les réservations et les modifications suivent les mêmes règles que dans l’application.
Comment démarrer
- Ouvrez Salles dans le menu et cliquez sur Nouvelle salle.
- Renseignez le nom, la description et la capacité, puis définissez les horaires et les règles pour les visiteurs.
- Choisissez une étiquette (ou créez-en une directement dans le formulaire) et les personnes responsables.
- Dans Accès, invitez des personnes par email et envoyez-leur le lien de la salle.
Vous trouverez un guide détaillé, étape par étape, dans le centre d’aide.
