A tárgyaló a második emeleten, egy stúdió, amit öt oktató oszt meg, két asztal egy közösségi irodában. Amíg kevesen vannak, elég egy közös táblázat vagy egy üzenet a csoportban: „tízkor beviszem”. Aztán két ember találkozik az ajtóban ugyanazzal a naptármeghívóval a kezében, valaki lefoglalja a termet egész napra, „hátha kell”, és senki sem tudja, hogy az utolsó megbeszélés után rendben hagyták-e a termet.
Ezért van most a micali.online-ban az események és szolgáltatások mellett egy harmadik foglalástípus is: a termek. Ezek olyan közös terek, amelyeket csak az Ön által jóváhagyott emberek foglalhatnak le — alkalmazottai, tagjai, bérlői. Mindenki annyi időre veszi igénybe a termet, amennyire szüksége van, az Ön által meghatározott szabályok keretein belül, Ön pedig mindent egy helyen lát.
Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan működik a hozzáférés a címkéken keresztül, miért nem kerülhetők meg a szabályok még két egymást követő foglalással sem, hogyan néz ki a foglalás az Ön embereinek szemszögéből, és mit tesz vele a csapata.
A terem nem szolgáltatás
Szolgáltatás esetén az ügyfél az Ön idejét foglalja le — hajvágást, masszázst, konzultációt. Teremnél az Ön embere egy teret foglal le, és az időpontot maga választja meg: tíztől fél tizenkettőig, csapatmegbeszélésre, ügyféllel folytatott hívásra. A teremnek van:
- neve, leírása és fotói — hol található, hány embernek van benne hely, mit talál odabent,
- nyitvatartása a hét minden napjára, akár több időszakkal is egy napon belül,
- előkészítési és takarítási ideje percben minden foglalás előtt és után (a nulla is jó),
- időrácsa — például 15 percenként —, amelyen a foglalások kezdődnek és véget érnek.
Ki foglalhat: címkék
A hozzáférést címkék kezelik — jelölések, amelyeket az embereknek ad: Alkalmazottak, Vezetőség, Tagok. Egy ember több címkét is viselhet, és egy terem eldönti, mely címkékkel foglalható le; ezek közül bármelyik elég. Így a csapat tárgyalóját megnyitja az Alkalmazottak címkének, a vezetőségi kistermet pedig csak a Vezetőség címkének.
- Meghívás: a Termek → Hozzáférés alatt beilleszti az e-mail-címeket, kiválasztja a címkéket, és elküldi a meghívást. Senki sem hoz létre jelszót — az emberek egyszer használatos kóddal jelentkeznek be, amelyet e-mailben kapnak meg.
- Hozzáférés kérése: aki bejelentkezik, és megnyit egy látható termet, amelyet még nem foglalhat le, rövid üzenettel kérhet hozzáférést. A felelős személyek jóváhagyják a kérést (ekkor a személy megkapja a terem címkéit), vagy elutasítják — mindkét esetben e-mailt kap róla.
- Címke nélkül csak a csapata: a címke nélküli termet kizárólag a csapata foglalhatja le. Egy közösségi iroda esetén tudatosan megnyithatja bárki számára, aki bejelentkezik — hiszen bárki bejelentkezhet bármilyen e-mail-címmel.
Látható vagy rejtett
A látható terem megmutatja a fotóit, leírását, kapacitását, nyitvatartását és szabályait mindenkinek, akinek megvan a linkje, de a foglaláshoz bejelentkezés és címke is szükséges. A rejtett terem mindenkinek, aki nem foglalhatja le, nem létező oldalnak tűnik — még ha a link ki is szivárog, senki sem lát semmit. Nincs egyetemes lista az összes teremről: a termet csak az Ön emberei találják meg, a foglalási oldalán vagy annak közvetlen linkjén keresztül. A láthatóságot egyetlen kapcsolóval válthatja a termek listájában.
Szabályok, amelyek nem kerülhetők meg
Egy közös terem csak akkor működik, ha egy ember nem foglalja le magának az egész hétre. Ezért azoknál a foglalásoknál, amelyeket az emberek maguk hoznak létre, beállítja:
- a leghosszabb foglalást — például 2 órát,
- a minimális szünetet egy-egy ember saját foglalásai között ugyanabban a teremben — hogy a 2 órás korlátot ne lehessen megkerülni két egymást követő 2 órás foglalással,
- hány nappal előre lehet foglalni.
A csapata — egy admin, egy vezető vagy egy felelős csapattag — átugorhatja ezeket a korlátokat és a nyitvatartást, amikor valaki más nevében foglal. Egy szabály viszont mindig és mindenkire érvényes: két foglalás soha nem fedi egymást. Minden új foglalás és minden áthelyezés egy pillanatra zárolja a termet, így még az a két ember sem kaphatja meg ugyanazt az időpontot, aki ugyanabban a másodpercben kattintott.
Hogyan foglalnak az Ön emberei
A terem oldalán a személy bejelentkezik, és a foglalás három lépésből áll:
- a napot egy havi naptárban — csak azokra a napokra lehet kattintani, amikor a terem nyitva van,
- a kezdést egy időrácsban — a foglalt időpontok a rácsban maradnak, csak szürkén, így egy pillantással látja, mikor szabad a terem; egy foglalás szomszédos időpontjai egyetlen sávvá olvadnak össze az idejével és nevével, ha a terem megosztja a neveket,
- a hosszát, hogy mire szól a foglalás, és egy opcionális megjegyzést.
A kiválasztott nap és időpont mindvégig látható egy Módosítás gombbal, és minden lépésnek saját címe van, így az oldal újratöltése semmit sem veszít el. A saját foglalás körüli szünet szaggatott kerettel jelenik meg a rácsban, és a rács alatti jelmagyarázat elmondja, miért. A teremfoglalások ezután a Foglalásaim alatt jelennek meg az események és szolgáltatások mellett, és a kezdésükig bármikor lemondhatók.
Megerősítés és üzenetek
Minden teremnél Ön dönti el, hogy a foglalások automatikusan megerősülnek-e. Ha igen, a személy azonnal megkapja a megerősítést. Ha nem, a foglalás vár, és a teremért felelős emberek e-mailt, push-értesítést és alkalmazáson belüli figyelmeztetést kapnak, hogy megerősítsék vagy elutasítsák.
Az eseményekhez és szolgáltatásokhoz hasonlóan Ön dönti el, melyik üzenetsablon megy ki mikor: a foglalás megerősítésre vár, megerősítésre kerül (naptármeghívóval), elutasításra kerül, a látogató lemondja, Ön lemondja, más időpontra kerül áthelyezésre, és emlékeztető érkezik a kezdés előtt választott számú órával. Az első terme kész sablonokat kap, amelyeket később szerkeszthet.
Naptár a csapatának
A Termek → Naptár alatt a csapata látja egy terem vagy az összes terem heti nézetét, felül a megerősítésre váró foglalásokkal. Kattintson egy szabad időpontra, hogy egy konkrét ember számára lefoglalja a termet (elég egy e-mail-cím), vagy hogy belsőleg blokkolja, például karbantartás miatt. Kattintson egy foglalásra, hogy megerősítse, elutasítsa, áthelyezze, átnevezze vagy lemondja.
A rendszeres megbeszéléseket nem kell egyenként rögzíteni: egy foglalás ismétlődhet minden munkanapon, minden héten vagy kéthetente, akár egy évre előre. Mentés előtt látja, mely napok vannak már foglalva — ezeket kihagyja —, és a sorozatot később bármely dátumtól kezdve lemondhatja. A teremfoglalások az áttekintésen is megjelennek, és a Látogatók oldalon új Termek fül található minden terem foglalásaival.
Claude-on vagy ChatGPT-n keresztül is
Ha a micali.online össze van kötve a Claude-dal vagy a ChatGPT-vel, az asszisztens a termeket is kezeli: „Kinél van holnap a tárgyaló?”, „Foglald le az Aurorát zsofia@cegem.hu számára minden kedden kilenckor az év végéig.”, „Adj Alkalmazottak címkét ennek a három embernek, és küldj nekik meghívást.” A foglalások és a módosítások ugyanazokon a szabályokon mennek keresztül, mint az alkalmazásban.
Hogyan kezdjen hozzá
- Nyissa meg a Termek menüpontot, és kattintson az Új terem gombra.
- Töltse ki a nevet, a leírást és a kapacitást, majd állítsa be a nyitvatartást és a látogatókra vonatkozó szabályokat.
- Válasszon egy címkét (vagy hozzon létre egyet közvetlenül az űrlapon), és jelölje ki a felelős személyeket.
- A Hozzáférés alatt hívjon meg embereket e-mailben, és küldje el nekik a terem linkjét.
Részletes, lépésről lépésre bemutatott útmutatót a súgóközpontban talál.
