Herbergi: fundarherbergi sem aðeins þitt fólk getur bókað

Fundarherbergið á annarri hæð, vinnustofa sem fimm leiðbeinendur deila, tvö skrifborð í samvinnurými. Á meðan fólkið er fátt dugar sameiginlegt töflureikniskjal eða skilaboð í hópspjallinu — „ég tek það klukkan tíu“. Svo hittast tveir við dyrnar með sama fundarboðið í dagatalinu, einhver lokar á herbergið allan daginn „til öryggis“, og enginn veit hvort búið er að taka til eftir síðasta fund.

Þess vegna er micali.online núna með þriðju tegund bókunar við hlið viðburða og þjónustu: herbergi. Þau eru sameiginleg rými sem aðeins fólkið sem þú samþykkir getur bókað — starfsfólkið þitt, meðlimir, leigjendur. Hver og einn fær herbergið eins lengi og hann þarf, innan reglnanna sem þú setur, og þú hefur allt á einum stað.

Í þessari grein sýnum við hvernig aðgangur í gegnum merki virkar, af hverju reglurnar verða ekki sniðgengnar jafnvel með tveimur bókunum hlið við hlið, hvernig bókun lítur út fyrir fólkið þitt og hvað teymið þitt gerir við hana.

Herbergi er ekki þjónusta

Í þjónustu bókar viðskiptavinur tíma þinn — klippingu, nudd, ráðgjöf. Í herbergi bókar manneskjan þín rými og velur tímann sjálf: frá tíu til hálf tólf, fyrir teymisfund, fyrir símtal við viðskiptavin. Herbergi hefur:

• heiti, lýsingu og myndir — hvar það er, hversu margir komast fyrir, hvað er að finna inni,
• opnunartíma fyrir hvern vikudag þegar hægt er að bóka, með nokkrum tímabilum á dag ef þarf,
• tíma til undirbúnings og þrifa í mínútum fyrir og eftir hverja bókun (núll er í lagi),
• tímagrind — til dæmis á 15 mínútna fresti — sem bókanir byrja og enda á.

Hver má bóka: merki

Aðgangur ræðst af merkjum — heitum sem þú gefur fólki: Starfsfólk, Stjórnendur, Meðlimir. Ein manneskja getur borið mörg merki, og herbergi ákveður hvaða merki mega bóka það; eitt þeirra dugar. Þannig opnarðu fundarherbergið fyrir allt teymið með merkinu Starfsfólk, og litla herbergið fyrir stjórnendur aðeins með Stjórnendur.

• Boð: á Herbergi → Aðgangur límirðu inn netföng, velur merkin og sendir boðið. Enginn býr til lykilorð — fólk skráir sig inn með einnota kóða sem sendur er á netfangið þeirra.
• Beiðni um aðgang: sá sem skráir sig inn og opnar sýnilegt herbergi sem hann getur ekki bókað ennþá getur beðið um aðgang, með stuttum skilaboðum. Ábyrgðaraðilar samþykkja beiðnina (manneskjan fær merki herbergisins) eða hafna henni, og manneskjan fær tölvupóst í báðum tilvikum.
• Ekkert merki þýðir aðeins teymið þitt: herbergi án merkis getur aðeins teymið þitt bókað. Fyrir samvinnurými geturðu opnað það öllum sem skrá sig inn — meðvitað, því hver sem er getur skráð sig inn með hvaða netfangi sem er.

Sýnilegt eða falið

Sýnilegt herbergi sýnir myndir, lýsingu, fjölda, opnunartíma og reglur öllum sem hafa tengilinn, en til að bóka þarf samt innskráningu og merki. Falið herbergi svarar „fannst ekki“ öllum sem geta ekki bókað það — jafnvel þótt tengillinn leki út sér enginn neitt. Enginn sameiginlegur listi er yfir öll herbergi: aðeins fólkið þitt finnur herbergi, í gegnum bókunarsíðuna þína eða beinan tengil þess. Þú skiptir um sýnileika með einum rofa beint í herbergjalistanum.

Reglur sem verða ekki sniðgengnar

Sameiginlegt herbergi virkar aðeins ef ein manneskja tekur það ekki fyrir alla vikuna. Fyrir bókanir sem fólk gerir sjálft stillirðu því:

• lengstu bókun — 2 klukkustundir, til dæmis,
• lágmarkshlé milli eigin bókana sömu manneskju í sama herbergi — svo 2 klukkustunda mörkin verði ekki sniðgengin með tveimur bókunum, 2 + 2 klukkustundir hlið við hlið,
• hversu marga daga fram í tímann fólk má bóka.

Teymið þitt — stjórnandi, yfirmaður eða ábyrgur liðsmaður — má sleppa þessum mörkum og opnunartímanum þegar það bókar fyrir einhvern annan. Ein regla gildir samt alltaf og fyrir alla: tvær bókanir skarast aldrei. Hver ný bókun og hver færsla læsir herberginu andartak, svo jafnvel tvær manneskjur sem smelltu á sömu sekúndu fá aldrei sama tíma.

Hvernig fólkið þitt bókar

Á síðu herbergisins skráir manneskjan sig inn og bókunin tekur þrjú skref:

1. daginn í mánaðardagatali — aðeins hægt að smella á daga þegar herbergið er opið,
2. upphafið í tímagrind — teknir tímar eru áfram í grindinni, aðeins gráir, svo þú sérð strax hvenær herbergið er laust; nálægir tímar sömu bókunar renna saman í eina rönd með tíma hennar og heiti, ef herbergið deilir heitum,
3. lengdina, til hvers bókunin er og valfrjálsa athugasemd.

Valinn dagur og tími haldast sýnilegir með Breyta-hnappi, og hvert skref hefur eigið vistfang, svo að endurhlaða síðuna tapar engu. Hléið í kringum þína eigin bókun er merkt í grindinni með brotinni línu, og skýringin undir grindinni segir hvers vegna. Herbergisbókanir birtast svo undir Mínar bókanir við hlið viðburða og þjónustu, og hægt er að afturkalla þær hvenær sem er áður en þær byrja.

Staðfesting og skilaboð

Fyrir hvert herbergi velurðu hvort bókanir staðfestast sjálfkrafa. Ef svo er fær manneskjan staðfestingu samstundis. Ef ekki bíður bókunin, og ábyrgðaraðilar herbergisins fá tölvupóst, ýtitilkynningu og viðvörun í appinu til að staðfesta hana eða hafna henni.

Rétt eins og með viðburði og þjónustu ákveður þú hvaða skilaboðasniðmát er sent hvenær: bókunin bíður staðfestingar, er staðfest (með dagatalsboði), er hafnað, er afturkölluð af gestinum, er afturkölluð af þér, er færð á annan tíma, og áminning valinn fjölda klukkustunda fyrir upphaf. Fyrsta herbergið þitt fær tilbúin sniðmát sem þú getur breytt síðar.

Dagatal fyrir teymið þitt

Á Herbergi → Dagatal sér teymið þitt vikuna fyrir eitt herbergi eða þau öll, með bókanir sem bíða staðfestingar efst. Smelltu á lausan tíma til að bóka herbergið fyrir tiltekna manneskju (netfang dugar) eða til að loka því innanhúss, til dæmis vegna viðhalds. Smelltu á bókun til að staðfesta, hafna, færa, endurnefna eða afturkalla hana.

Reglulega fundi þarftu ekki að skrá einn af öðrum: bókun getur endurtekið sig hvern virkan dag, í hverri viku eða á tveggja vikna fresti, allt að ár fram í tímann. Áður en þú vistar sérðu hvaða dagar eru þegar teknir — þeim er sleppt — og síðar geturðu afturkallað röðina frá tilteknum degi og áfram. Herbergisbókanir birtast líka á mælaborðinu, og síðan Gestir hefur fengið nýjan flipa, Herbergi, með bókunum hvers herbergis.

Líka í gegnum Claude eða ChatGPT

Ef micali.online er tengt við Claude eða ChatGPT sér aðstoðarmaðurinn líka um herbergi: „Hver er með fundarherbergið á morgun?“, „Bókaðu Aurora fyrir jon@company.com hvern þriðjudag klukkan níu til áramóta.“, „Gefðu þessum þremur manneskjum merkið Starfsfólk og sendu þeim boð.“ Bókanir og breytingar fara eftir sömu reglum og í appinu.

Svona byrjarðu

1. Opnaðu Herbergi í valmyndinni og smelltu á Nýtt herbergi.
2. Fylltu út heiti, lýsingu og fjölda, og stilltu opnunartímann og reglurnar fyrir gesti.
3. Veldu merki (eða búðu til eitt beint í forminu) og ábyrgðaraðilana.
4. Undir Aðgangur býður þú fólki með tölvupósti og sendir því tengilinn á herbergið.

Ítarlega skref-fyrir-skref leiðbeiningu finnur þú í hjálparmiðstöðinni.