La prenotazione è una breve finestra di attenzione. Il cliente clicca sul tuo link, vede l'orario che gli va bene, e in quel momento ha deciso. Ogni passaggio in più che gli metti davanti è un'occasione per ripensarci, o semplicemente per farsi distrarre da qualcos'altro. È esattamente questa la spiegazione più comune di una situazione che quasi tutti conoscono: la pagina di prenotazione la guardano in tanti, ma le prenotazioni che arrivano sono poche.
Per questo su micali.online abbiamo ripreso il processo di prenotazione da zero e rimosso il passaggio che costava di più. E poiché una parte delle persone se ne va comunque sempre, abbiamo aggiunto una seconda cosa che finora mancava del tutto: l'elenco delle prenotazioni che qualcuno ha iniziato e non ha completato — con la possibilità di completarle al posto suo.
Dov'era il problema: il codice di verifica nel mezzo della prenotazione
Finora funzionava così: il visitatore che prenotava da te per la prima volta inseriva l'email e la prenotazione si fermava lì. Doveva passare alla propria posta, trovare un codice di sei cifre e ricopiarlo nel modulo — e solo a quel punto il sistema gli mostrava il resto della prenotazione.
È il punto più costoso possibile per un intoppo del genere. Interrompi una persona che ha già deciso, per verificare un indirizzo che fino a quel momento non ti serviva a nulla. Chi nel frattempo legge qualcos'altro nella posta, a chi il codice finisce nello spam, o chi prenota dal telefono con una mano sola sui mezzi pubblici, potrebbe non tornare più.
E quel che è peggio: se non tornava, non ne restava traccia. Nessun nome, nessun contatto, nessuna informazione su quale orario gli interessasse. Non avevi modo di sapere che fosse mai successo.
Come funziona la prenotazione adesso
La verifica non l'abbiamo eliminata — l'abbiamo spostata alla fine, dove non costa nulla. Un visitatore non registrato oggi segue questo percorso:
- sceglie l'orario,
- in un'unica schermata I tuoi dati compila email, nome, cognome e telefono — nessun codice,
- sceglie il numero di posti e compila il modulo, se l'evento lo prevede,
- vede la schermata «Un ultimo passo — controlla la tua email».
Nell'email c'è un unico link. Aprendolo succede tutto insieme: l'indirizzo viene verificato, la prenotazione viene creata e il visitatore resta connesso per 14 giorni — così alla prenotazione successiva da te non deve più confermare nulla. Chi invece ha effettuato l'accesso ancora prima di prenotare segue lo stesso percorso senza questo passaggio, e alla fine gli scriviamo direttamente che non c'è altro da fare.
Funziona allo stesso modo in tutti e tre i casi: quando si prenota un evento, quando si prenota un servizio e quando si acquista un piano prepagato.
E se a qualcuno l'email non arriva abbastanza in fretta, non deve aspettarla: sulla stessa schermata c'è un link per accedere all'app, dove lo aspetta la scheda In attesa della tua conferma con il pulsante Conferma.
Perché verifichiamo comunque l'indirizzo
La verifica ha due motivi, ed entrambi sono pratici. Un indirizzo non verificato significa una prenotazione che non riesci a raggiungere — promemoria, modifiche e cancellazioni finiscono nel vuoto. E senza verifica chiunque potrebbe prenotare a nome di qualcun altro, il che è spiacevole sia per te sia per la persona il cui nome è stato preso in prestito.
Il link nell'email fa esattamente questo lavoro, solo nel momento in cui al cliente non costa più nulla. È valido 24 ore, oppure fino all'inizio dell'orario prenotato — a seconda di cosa avviene prima.
Una prenotazione non completata non blocca il posto
Finché non è confermata, la prenotazione non tiene occupato nessun posto. La capacità viene contata solo al momento della conferma. È voluto: se le prenotazioni non completate occupassero posti, basterebbero poche email inventate perché il tuo evento risultasse «al completo» senza un solo cliente vero.
C'è un prezzo logico da pagare. Se due persone compilano il modulo per l'ultimo posto disponibile, lo ottiene chi conferma per primo. All'altro non lo nascondiamo: nella pagina di conferma scopre che l'ultimo posto nel frattempo si è occupato e che lo abbiamo messo in lista di attesa.
Novità: vedi anche quelle che nessuno ha completato
Quando qualcuno invia una prenotazione, lo sai subito — nella campanella delle notifiche compare l'avviso «Prenotazione in attesa della conferma del visitatore». E nel menu a sinistra, sotto Visitatori, è comparsa la pagina In attesa di conferma, dove vivono queste prenotazioni.
Su ogni riga vedi chi ha prenotato (nome, email, telefono), cosa ha prenotato, quando l'ha inviata e se il suo link è ancora valido. In alto ci sono quattro numeri:
- In attesa di conferma — il link è ancora valido, la persona può ancora aprirlo.
- Mai confermato — il link è scaduto senza essere usato. È esattamente il numero che finora non avevi modo di vedere.
- Confermato — sono diventate prenotazioni reali.
- Tasso di conferma — calcolato solo sui link ormai conclusi, così le prenotazioni ancora in corso delle ultime ore non lo tirano artificialmente verso il basso.
A questo si aggiungono filtri per stato e tipo, e una ricerca per nome, email, telefono e nome di ciò che la persona ha prenotato. Un indirizzo che appartiene già a uno dei tuoi visitatori è segnalato come Già un tuo visitatore — un cliente abituale che semplicemente non aveva effettuato l'accesso è un caso diverso da uno sconosciuto qualunque.
E soprattutto: puoi fare qualcosa
Il solo elenco sarebbe solo una lettura triste. Per questo offre due possibilità.
Chiamali. Hai email e telefono, quindi puoi chiedere la cosa più semplice: «Ti è arrivata la nostra email di conferma? Quell'orario è ancora valido per te?» Per una prenotazione a cui la persona tiene davvero, questa telefonata fa spesso tutta la differenza — ed è anche una buona scusa per farsi sentire con un nuovo cliente.
Oppure conferma al posto suo. Su ogni riga non confermata c'è il pulsante Conferma per il visitatore. La prenotazione viene creata esattamente come se il cliente avesse aperto lui stesso il suo link: valgono tutte le regole dell'evento — capacità, scadenza delle iscrizioni, limitazione ai soli membri — e parte la solita email di prenotazione. Se non è possibile prenotare, scopri il perché («il termine per iscriversi è scaduto», oppure che è al completo e la persona è finita in lista di attesa), e la riga resta intatta — così quando aumenti la capacità o sposti la scadenza, premi di nuovo il pulsante.
Qualche dettaglio a cui abbiamo pensato:
- Un link scaduto non blocca il pulsante. Il termine per confermare è del cliente, non tuo — e sono proprio le righe con il link scaduto ad avere più bisogno di una mano.
- Il piano prepagato non viene consumato. Quale abbonamento il cliente vuole usare non lo decidiamo al posto suo. Puoi collegare il piano alla prenotazione in un secondo momento.
- Si vede chi lo ha fatto. Su ogni prenotazione confermata in questo modo compare il nome del membro del team che l'ha confermata.
- Solo gli amministratori. La pagina e il pulsante sono disponibili solo per admin e root-admin — come tutta la sezione Visitatori.
Cosa è bene sapere
- I dati su questa pagina non sono ancora verificati. Chiunque può scrivere nel modulo l'indirizzo di qualcun altro — ed è proprio questo che il link nell'email impedisce di diventare una prenotazione vera. Quando confermi al posto di qualcuno, conviene sapere per chi lo fai: o è un cliente che conosci, oppure ci hai già parlato.
- È una finestra scorrevole, non un archivio. Le righe non confermate spariscono una settimana dopo la scadenza del link, quelle confermate un mese dopo l'uso. Nome, telefono e risposte al modulo non li conserviamo per una prenotazione che non è mai avvenuta. Un numero basso nell'elenco quindi non significa che non succede nulla — significa che stai guardando solo gli ultimi giorni.
Dove la trovi
Nel tuo account, nel menu a sinistra, sotto Visitatori → In attesa di conferma. Non devi attivare né configurare nulla e, come tutto il resto in micali.online, è senza costi aggiuntivi. La pagina si riempie da sola non appena qualcuno prenota da te senza aver effettuato l'accesso.
E se il numero Mai confermato ti sorprende, non spaventarti. Quelle persone c'erano anche prima — solo che non avevi modo di vederle.
