La sala riunioni al secondo piano, uno studio condiviso da cinque insegnanti, due postazioni in uno spazio di coworking. Finché le persone sono poche, un foglio condiviso o un messaggio nel gruppo — «la prendo alle dieci» — sono sufficienti. Poi due persone si incontrano alla porta con lo stesso invito in calendario, qualcuno blocca la sala per tutto il giorno «non si sa mai», e nessuno sa se è stata riordinata dopo l'ultima riunione.
Per questo micali.online ha ora un terzo tipo di prenotazione, accanto agli eventi e ai servizi: le sale. Sono spazi condivisi che possono prenotare solo le persone che lei approva — i suoi dipendenti, soci, inquilini. Ognuno tiene la sala per il tempo di cui ha bisogno, nel rispetto delle regole che lei stabilisce, e lei ha tutto in un unico posto.
In questo articolo mostriamo come funziona l'accesso tramite le etichette, perché le regole non si possono aggirare nemmeno con due prenotazioni consecutive, come appare una prenotazione dal punto di vista delle sue persone, e cosa ne fa il suo team.
Una sala non è un servizio
Con un servizio, il cliente prenota il suo tempo — un taglio, un massaggio, una consulenza. Con una sala, la persona prenota uno spazio e sceglie da sé l'orario: dalle dieci alle undici e mezza, per una riunione di team, per una chiamata con un cliente. Una sala ha:
- un nome, una descrizione e delle foto — dove si trova, quante persone ci stanno, cosa ci troverà dentro,
- degli orari per ogni giorno della settimana in cui può essere prenotata, con più fasce al giorno se necessario,
- un tempo di preparazione e pulizia in minuti prima e dopo ogni prenotazione (può essere anche zero),
- una griglia oraria — ogni 15 minuti, per esempio — sulla quale le prenotazioni iniziano e finiscono.
Chi può prenotare: le etichette
L'accesso si gestisce con le etichette — contrassegni che assegna alle persone: Dipendenti, Direzione, Soci. Una persona può avere più etichette, e ogni sala decide quali etichette possono prenotarla; ne basta una qualsiasi. Così apre la sala riunioni del team all'etichetta Dipendenti, e la sala piccola per la direzione solo a Direzione.
- Invito: in Sale → Accesso incolla gli indirizzi email, sceglie le etichette e invia l'invito. Nessuno crea una password — le persone accedono con un codice monouso inviato via email.
- Richiesta di accesso: chi accede e apre una sala visibile che non può ancora prenotare può chiedere l'accesso, con un breve messaggio. Le persone responsabili approvano la richiesta (la persona riceve le etichette della sala) o la rifiutano, e in entrambi i casi le arriva un'email.
- Nessuna etichetta significa solo il suo team: una sala senza etichetta può essere prenotata solo dal suo team. Per uno spazio di coworking può aprirla a chiunque acceda — consapevolmente, perché chiunque può accedere con qualsiasi indirizzo email.
Visibile o nascosta
Una sala visibile mostra le sue foto, descrizione, capacità, orari e regole a chiunque abbia il link, ma per prenotare serve comunque accedere e avere un'etichetta. Una sala nascosta si comporta come una pagina che non esiste per chi non può prenotarla — anche se il link trapela, nessuno vede nulla. Non esiste un elenco universale di tutte le sale: solo le sue persone trovano una sala, tramite la sua pagina di prenotazione o il suo link diretto. Cambia la visibilità con un solo interruttore, direttamente nell'elenco delle sale.
Regole che non si possono aggirare
Una sala condivisa funziona solo se una persona non se la tiene per tutta la settimana. Per le prenotazioni che le persone fanno da sole, lei imposta quindi:
- la prenotazione più lunga — 2 ore, per esempio,
- la pausa minima tra le prenotazioni della stessa persona nella stessa sala — perché il limite di 2 ore non si possa aggirare con due prenotazioni di 2 + 2 ore una dietro l'altra,
- con quanti giorni di anticipo si può prenotare.
Il suo team — un amministratore, un responsabile o un membro incaricato — può ignorare questi limiti e gli orari quando prenota per qualcun altro. Una regola, però, vale sempre e per tutti: due prenotazioni non si sovrappongono mai. Ogni nuova prenotazione e ogni spostamento blocca la sala per un istante, così anche due persone che hanno cliccato nello stesso secondo non ottengono mai lo stesso orario.
Come prenotano le sue persone
Sulla pagina della sala, la persona accede e la prenotazione avviene in tre passaggi:
- il giorno in un calendario mensile — si possono cliccare solo i giorni in cui la sala è aperta,
- l'orario di inizio in una griglia di orari — gli orari occupati restano nella griglia, solo in grigio, così si vede a colpo d'occhio quando la sala è libera; gli orari vicini di una stessa prenotazione si uniscono in un'unica barra con il suo orario e il suo nome, se la sala condivide i nomi,
- la durata, a cosa serve la prenotazione e una nota facoltativa.
Il giorno e l'orario scelti restano sempre visibili con un pulsante Cambia, e ogni passaggio ha un proprio indirizzo, quindi ricaricare la pagina non fa perdere nulla. La pausa intorno alla propria prenotazione è segnata nella griglia con un bordo tratteggiato, e la legenda sotto la griglia ne spiega il motivo. Le prenotazioni di sala compaiono poi in Le mie prenotazioni, accanto agli eventi e ai servizi, e possono essere annullate in qualsiasi momento prima dell'inizio.
Conferma e messaggi
Per ogni sala sceglie se le prenotazioni vengono confermate automaticamente. Se sì, la persona riceve subito una conferma. Se no, la prenotazione resta in attesa, e le persone responsabili della sala ricevono un'email, una notifica push e un avviso nell'app per confermarla o rifiutarla.
Come per gli eventi e i servizi, decide quale modello di messaggio parte e quando: la prenotazione è in attesa di conferma, è confermata (con un invito in calendario), è rifiutata, è annullata dal visitatore, è annullata da lei, è spostata a un altro orario, e un promemoria un numero di ore scelto prima dell'inizio. La sua prima sala riceve modelli già pronti che potrà modificare in seguito.
Un calendario per il suo team
In Sale → Calendario, il suo team vede la settimana di una sala o di tutte, con le prenotazioni in attesa di conferma in cima. Clicchi su un orario libero per prenotare la sala per una persona specifica (basta un'email) o per bloccarla internamente, per manutenzione, per esempio. Clicchi su una prenotazione per confermarla, rifiutarla, spostarla, rinominarla o annullarla.
Le riunioni ricorrenti non vanno inserite una per una: una prenotazione può ripetersi ogni giorno lavorativo, ogni settimana o ogni due settimane, fino a un anno in anticipo. Prima di salvare vede quali giorni sono già occupati — quelli vengono saltati — e in seguito può annullare la serie da qualsiasi data in poi. Le prenotazioni di sala compaiono anche nel pannello, e la pagina Visitatori ha una nuova scheda Sale con le prenotazioni di ogni sala.
Anche tramite Claude o ChatGPT
Se micali.online è collegato a Claude o ChatGPT, l'assistente gestisce anche le sale: «Chi ha la sala riunioni domani?», «Prenota Aurora per giulia@company.com ogni martedì alle nove fino a fine anno.», «Assegna l'etichetta Dipendenti a queste tre persone e invia loro un invito.» Le prenotazioni e le modifiche seguono le stesse regole dell'app.
Come iniziare
- Apra Sale nel menu e clicchi su Nuova sala.
- Compili nome, descrizione e capacità, e imposti gli orari e le regole per i visitatori.
- Scelga un'etichetta (o ne crei una direttamente nel modulo) e le persone responsabili.
- In Accesso, inviti le persone via email e invii loro il link della sala.
Trova una guida dettagliata, passo per passo, nel centro assistenza.
