Telpas: sanāksmju telpas, ko rezervē tikai jūsu cilvēki

Sanāksmju telpa otrajā stāvā, studija, ko dala pieci pasniedzēji, divi galdi kopstrādes telpā. Kamēr cilvēku ir maz, pietiek ar kopīgu izklājlapu vai ziņu grupas čatā — „ņemu to desmitos”. Tad divi satiekas pie durvīm ar vienu un to pašu ielūgumu kalendārā, kāds telpu nobloķē visai dienai „gadījumam, ja”, un neviens nezina, vai pēc pēdējās tikšanās ir uzkopts.

Tāpēc micali.online tagad piedāvā jaunu, trešo rezervācijas veidu līdzās pasākumiem un pakalpojumiem: telpas. Tās ir kopīgas vietas, ko rezervēt drīkst tikai jūsu apstiprināti cilvēki – darbinieki, biedri, īrnieki. Katrs telpu izmanto tik ilgi, cik nepieciešams, jūsu noteikto noteikumu ietvaros, un jums viss ir vienuviet.

Šajā rakstā parādīsim, kā darbojas piekļuve caur birkām, kāpēc noteikumus nevar apiet pat ar divām rezervācijām pēc kārtas, kā rezervēšana izskatās jūsu cilvēku acīm un ko ar to dara jūsu komanda.

Telpa nav pakalpojums

Pakalpojumam klients rezervē jūsu laiku – matu griezumu, masāžu, konsultāciju. Telpai jūsu cilvēks rezervē telpu un laiku izvēlas pats: no desmitiem līdz pusdivpadsmitiem, komandas sapulcei, sarunai ar klientu. Telpai ir:

• nosaukums, apraksts un fotoattēli – kur tā atrodas, cik cilvēku tajā ietilpst, ko tajā atradīsiet,
• darba laiki katrai nedēļas dienai, kad to var rezervēt, ar vairākiem laika posmiem dienā, ja vajadzīgs,
• sagatavošanas un uzkopšanas laiks minūtēs pirms katras rezervācijas un pēc tās (var būt arī nulle),
• laika režģis – piemēram, ik pēc 15 minūtēm –, uz kura rezervācijas sākas un beidzas.

Kas var rezervēt: birkas

Piekļuvi nosaka birkas, ko piešķirat cilvēkiem: Darbinieki, Vadība, Biedri. Vienam cilvēkam var būt vairākas birkas, un telpa nosaka, kuras birkas to drīkst rezervēt; pietiek ar jebkuru no tām. Tā sapulču telpu visai komandai atverat birkai Darbinieki, bet mazo telpu vadībai – tikai birkai Vadība.

• Ielūgums: sadaļā Telpas → Piekļuve ielīmējat e-pasta adreses, izvēlaties birkas un nosūtāt ielūgumu. Neviens neveido paroli – pieslēdzas ar vienreizējas lietošanas kodu, kas atnāk uz e-pastu.
• Piekļuves pieprasījums: kas pieslēdzas un atver redzamu telpu, ko vēl nedrīkst rezervēt, var lūgt piekļuvi ar īsu ziņu. Atbildīgās personas pieprasījumu apstiprina (cilvēks saņem telpas birkas) vai noraida, un abos gadījumos viņam atnāk e-pasts.
• Bez birkas – tikai jūsu komanda: telpu bez birkas var rezervēt vienīgi jūsu komanda. Kopstrādes telpai to varat atvērt ikvienam, kurš pieslēdzas – apzināti, jo pieslēgties var ar jebkuru e-pasta adresi.

Redzama vai paslēpta

Redzama telpa ikvienam ar saiti rāda fotoattēlus, aprakstu, ietilpību, darba laikus un noteikumus, taču rezervēt var tikai pēc pieslēgšanās un ar birku. Paslēpta telpa ikvienam, kurš to nevar rezervēt, izskatās pēc neesošas lapas – pat ja saite nonāk citur, neviens neko neredz. Universāla visu telpu saraksta nav: jūsu cilvēki telpu atrod tikai caur jūsu rezervācijas lapu vai tiešu saiti. Redzamību pārslēdzat ar vienu slēdzi tieši telpu sarakstā.

Noteikumi, ko nevar apiet

Kopīga telpa darbojas tikai tad, ja viens cilvēks to nepaņem visai nedēļai. Tāpēc rezervācijām, ko cilvēki veic paši, jūs nosakāt:

• garāko rezervāciju – piemēram, 2 stundas,
• minimālo pārtraukumu starp vienas personas pašas rezervācijām tajā pašā telpā – lai 2 stundu ierobežojumu nevarētu apiet ar divām rezervācijām pēc 2 + 2 stundām tieši viena aiz otras,
• cik dienas iepriekš var rezervēt.

Jūsu komanda – administrators, vadītājs vai atbildīgs komandas loceklis – var apiet šos ierobežojumus un darba laikus, kad rezervē kāda cita vārdā. Taču viens noteikums ir spēkā vienmēr un visiem: divas rezervācijas nekad nepārklājas. Katra jauna rezervācija un katra pārcelšana uz mirkli noslēdz telpu, tāpēc pat divi cilvēki, kas noklikšķinājuši tajā pašā sekundē, nekad nesaņem vienu un to pašu laiku.

Kā rezervē jūsu cilvēki

Telpas lapā cilvēks pieslēdzas, un rezervēšana notiek trīs soļos:

1. dienu mēneša kalendārā – klikšķināt var tikai uz dienām, kad telpa ir atvērta,
2. sākumu laiku režģī – aizņemtie laiki tajā paliek, tikai pelēki, tāpēc uzreiz redzams, kad telpa ir brīva; blakusesošie viena un tā paša rezervējuma laiki apvienojas vienā joslā ar tā laiku un nosaukumu, ja telpa nosaukumus rāda kopīgi,
3. ilgumu, kam rezervācija paredzēta, un neobligātu piezīmi.

Izvēlētā diena un laiks visu laiku paliek redzami ar pogu Mainīt, un katram solim ir sava adrese, tāpēc lapas pārlādēšana neko nesabojā. Pārtraukums ap paša rezervāciju režģī iezīmēts ar punktētu kontūru, un leģenda zem režģa paskaidro, kāpēc. Telpu rezervācijas cilvēks pēc tam atrod sadaļā Manas rezervācijas līdzās pasākumiem un pakalpojumiem, un tās var atcelt jebkurā brīdī pirms sākuma.

Apstiprinājums un ziņojumi

Katrai telpai izvēlaties, vai rezervācijas apstiprina automātiski. Ja jā, cilvēks uzreiz saņem apstiprinājumu. Ja nē, rezervācija gaida, un par telpu atbildīgie cilvēki saņem e-pastu, push paziņojumu un brīdinājumu lietotnē, lai to apstiprinātu vai noraidītu.

Tāpat kā pasākumiem un pakalpojumiem, jūs nosakāt, kura ziņojuma veidne aiziet kurā brīdī: rezervācija gaida apstiprinājumu, ir apstiprināta (ar ielūgumu kalendārā), noraidīta, apmeklētāja atcelta, jūsu atcelta, pārcelta uz citu laiku, un atgādinājums izvēlētu stundu skaitu pirms sākuma. Jūsu pirmā telpa saņem gatavas veidnes, ko vēlāk varat rediģēt.

Kalendārs jūsu komandai

Sadaļā Telpas → Kalendārs komanda redz vienas telpas vai visu telpu nedēļu, augšā ar rezervācijām, kas gaida apstiprinājumu. Noklikšķinot uz brīva laika, rezervējat telpu konkrētam cilvēkam (pietiek ar e-pastu) vai nobloķējat to iekšēji, piemēram, apkopei. Noklikšķinot uz rezervācijas, to apstiprināt, noraidīt, pārcelt, pārdēvēt vai atcelt.

Regulāras sapulces nav jāievada pa vienai: rezervācija var atkārtoties katru darbdienu, katru nedēļu vai ik pēc divām nedēļām līdz pat gadam uz priekšu. Pirms saglabāšanas redzēsiet, kuras dienas jau ir aizņemtas – tās tiek izlaistas –, un vēlāk sēriju varēsiet atcelt no jebkura datuma. Telpu rezervācijas parādās arī vadības panelī, un lapā Apmeklētāji ir jauna cilne Telpas ar katras telpas rezervācijām.

Arī caur Claude vai ChatGPT

Ja jums micali.online ir savienots ar Claude vai ChatGPT, arī telpas prot apkalpot asistents: „Kam rīt ir rezervēta sanāksmju telpa?”, „Rezervē Aurora personai anna@uznemums.lv katru otrdienu pulksten deviņos līdz gada beigām.”, „Piešķir birku Darbinieki šiem trim cilvēkiem un nosūti viņiem ielūgumu.” Rezervācijas un izmaiņas iziet tos pašus noteikumus, kas lietotnē.

Kā sākt

1. Izvēlnē atveriet Telpas un noklikšķiniet Jauna telpa.
2. Aizpildiet nosaukumu, aprakstu un ietilpību, iestatiet darba laikus un noteikumus apmeklētājiem.
3. Izvēlieties birku (vai izveidojiet to tieši veidlapā) un atbildīgās personas.
4. Sadaļā Piekļuve uzaiciniet cilvēkus pa e-pastu un nosūtiet viņiem saiti uz telpu.

Detalizētu soli pa solim ceļvedi atradīsiet palīdzības centrā.