Een boekingsformulier moet licht aanvoelen voor de klant en nuttig zijn voor het bedrijf. Dat evenwicht is belangrijk. Als het formulier te kort is, ben je niet voorbereid. Als het te lang duurt, laten mensen het achterwege of antwoorden ze onzorgvuldig.
De beste vraag die u kunt stellen voordat u een veld toevoegt, is eenvoudig:Zal dit antwoord de manier veranderen waarop we de afspraak voorbereiden, prijzen, plannen of afleveren?Zo niet, laat het dan weg.
Boekingsformulieren vormen één laag van de algehele opzet. Voor het volledige traject van diensten tot herinneringen, lees onzecomplete installatiehandleiding voor online boekingen.
De minimale vorm
Voor de meeste afsprakenbedrijven is de minimumvorm:
- naam,
- e-mail,
- mobiel nummer,
- type dienst of afspraak,
- gewenste datum en tijd,
- korte notities.
Dat is genoeg voor een basisboeking. Al het andere zou zijn plaats moeten verdienen.
Goede optionele vragen
Optionele vragen zijn handig als ze een vervolgbericht voorkomen. Voorbeelden:
- “Heb je ons al eerder bezocht?”
- “Is dit urgent of flexibel?”
- “Liever online of persoonlijk?”
- “Is er iets dat we moeten weten vóór de afspraak?”
Houd optionele vragen eenvoudig te beantwoorden. Een kort antwoordvak is vaak beter dan een lang verplicht formulier.
Salon- en schoonheidsvoorbeelden
- Heeft u deze service al bij ons gehad?
- Heeft u verwijdering, correctie of extra tijd nodig?
- Heeft u een voorkeur voor een stylist of technicus?
- Is er een uitstraling of resultaat waar u naar streeft?
Gebruik deze zorgvuldig. Voor een eenvoudig kapsel heb je geen lange inname nodig. Voor kleurcorrectie of gedetailleerde nail art kunnen een paar extra vragen de afspraak redden.
Tutor- en lesvoorbeelden
- Bij welk onderwerp of welke vaardigheid heeft u hulp nodig?
- Welk niveau heeft de leerling?
- Is dit een eenmalige les of voortdurende ondersteuning?
- Is er een deadline, examen of optreden op komst?
Voorbeelden van fotografen
- Welk type sessie boekt u?
- Hoeveel mensen zullen erbij betrokken zijn?
- Heeft u een voorkeurslocatie?
- Wanneer heb je de eindfoto's nodig?
Voorbeelden van klinieken of consulten
- Is dit een eerste bezoek of vervolgbezoek?
- Wat is de voornaamste reden voor de benoeming?
- Zijn er timingbeperkingen?
Wees voorzichtig met gevoelige informatie. Verzamel vóór de afspraak alleen wat u echt nodig heeft en zorg ervoor dat uw proces aansluit bij uw privacyverplichtingen.
Vragen om te vermijden
- Vragen die u tijdens de afspraak opnieuw stelt.
- Lang vereiste velden in essaystijl.
- Alles wat gevoelig is en niet nodig is tijdens het boeken.
- Intern jargon dat de klant mogelijk niet begrijpt.
- Te veel “hoe heb je over ons gehoord?” marketingvragen.
Een beter patroon
Gebruik eerst een kort verplicht formulier. Als een dienst meer details nodig heeft, stel dan alleen dienstspecifieke vragen voor die dienst. Voor een massageafspraak, bijlessessie en autoserviceboeking mag niet allemaal hetzelfde lange formulier worden gebruikt.
Kortom
Een goed boekingsformulier is geen vragenlijst. Het is een klein filter waarmee beide partijen voorbereid aankomen. Stel minder, betere vragen.
