De vergaderruimte op de tweede verdieping, een studio die vijf docenten delen, twee bureaus in een coworkingruimte. Zolang het maar om een paar mensen gaat, is een gedeelde spreadsheet of een bericht in de groepschat genoeg — “ik neem hem om tien uur”. Dan lopen twee mensen elkaar tegen het lijf bij de deur met dezelfde agenda-uitnodiging, blokkeert iemand de ruimte de hele dag “voor de zekerheid”, en weet niemand of er na de laatste afspraak is opgeruimd.
Daarom heeft micali.online nu naast evenementen en diensten een derde soort boeking: ruimtes. Dat zijn gedeelde ruimtes die alleen mensen die jij goedkeurt kunnen boeken — je medewerkers, leden, huurders. Iedereen neemt de ruimte zo lang als nodig, binnen de regels die jij instelt, en jij hebt alles op één plek.
In dit artikel laten we zien hoe toegang via labels werkt, waarom de regels zich niet laten omzeilen, zelfs niet met twee boekingen achter elkaar, hoe boeken eruitziet voor jouw mensen, en wat je team ermee doet.
Een ruimte is geen dienst
Bij een dienst boekt een klant jouw tijd — een knipbeurt, een massage, een consult. Bij een ruimte boekt jouw persoon een plek en bepaalt de tijd zelf: van tien tot half twaalf, voor een teamoverleg, voor een gesprek met een klant. Een ruimte heeft:
- een naam, een beschrijving en foto's — waar ze is, voor hoeveel mensen er plaats is, wat je erin vindt,
- openingstijden voor elke dag van de week waarop geboekt kan worden, indien nodig met meerdere tijdsblokken per dag,
- voorbereidings- en opruimtijd in minuten vóór en na elke boeking (nul mag ook),
- een boekingsinterval — bijvoorbeeld elke 15 minuten — waarop boekingen beginnen en eindigen.
Wie kan boeken: labels
Toegang wordt geregeld met labels — aanduidingen die je aan mensen geeft: Medewerkers, Management, Leden. Eén persoon kan meerdere labels hebben, en een ruimte bepaalt welke labels haar mogen boeken; één ervan is genoeg. Zo open je de vergaderruimte voor het hele team met het label Medewerkers en de kleine ruimte voor het management alleen met Management.
- Uitnodiging: onder Ruimtes → Toegang plak je e-mailadressen, kies je de labels en verstuur je de uitnodiging. Niemand maakt een wachtwoord aan — mensen loggen in met een eenmalige code die naar hun e-mail wordt gestuurd.
- Toegangsverzoek: iemand die inlogt en een zichtbare ruimte opent die hij nog niet kan boeken, kan om toegang vragen, met een kort bericht. De verantwoordelijke personen keuren het verzoek goed (de persoon krijgt de labels van de ruimte) of wijzen het af, en in beide gevallen krijgt de persoon een e-mail.
- Geen label betekent alleen je team: een ruimte zonder label kan alleen door je team worden geboekt. Voor een coworkingruimte kun je haar bewust openstellen voor iedereen die inlogt — want iedereen kan inloggen met een willekeurig e-mailadres.
Zichtbaar of verborgen
Een zichtbare ruimte toont haar foto's, beschrijving, capaciteit, openingstijden en regels aan iedereen met de link, maar boeken vereist nog steeds inloggen en een label. Een verborgen ruimte lijkt voor iedereen die haar niet kan boeken op een pagina die niet bestaat — zelfs als de link uitlekt, ziet niemand iets. Er is geen algemene lijst van alle ruimtes: alleen jouw mensen vinden een ruimte, via je boekingspagina of haar directe link. Je wisselt de zichtbaarheid met één schakelaar, direct in de lijst met ruimtes.
Regels die zich niet laten omzeilen
Een gedeelde ruimte werkt alleen als niet één persoon haar de hele week inneemt. Voor de boekingen die mensen zelf maken, stel je daarom in:
- de langste boeking — bijvoorbeeld 2 uur,
- de minimale pauze tussen iemands eigen boekingen in dezelfde ruimte — zodat de limiet van 2 uur niet omzeild kan worden met twee boekingen van 2 + 2 uur achter elkaar,
- hoeveel dagen vooruit mensen kunnen boeken.
Je team — een beheerder, een manager of een verantwoordelijk teamlid — kan deze grenzen en de openingstijden overslaan bij het boeken voor iemand anders. Eén regel geldt echter altijd en voor iedereen: twee boekingen overlappen nooit. Elke nieuwe boeking en elke verplaatsing vergrendelt de ruimte voor een moment, zodat zelfs twee mensen die in dezelfde seconde klikken nooit hetzelfde tijdstip krijgen.
Hoe jouw mensen boeken
Op de pagina van de ruimte logt de persoon in, en boeken gaat in drie stappen:
- de dag in een maandkalender — alleen de dagen waarop de ruimte open is, zijn aanklikbaar,
- de starttijd in een rooster van tijden — bezette tijden blijven in het rooster staan, alleen grijs, zodat je in één oogopslag ziet wanneer de ruimte vrij is; aangrenzende tijden van één boeking versmelten tot één balk met de tijd en de naam, als de ruimte namen toont,
- de duur, waarvoor de boeking is, en een optionele notitie.
De gekozen dag en tijd blijven in beeld met een knop Wijzigen, en elke stap heeft zijn eigen adres, dus het herladen van de pagina raakt niets kwijt. De pauze rond je eigen boeking is in het rooster gemarkeerd met een gestippelde rand, en de legenda onder het rooster zegt waarom. Ruimtereserveringen verschijnen vervolgens onder Mijn reserveringen, naast evenementen en diensten, en kunnen op elk moment vóór aanvang worden geannuleerd.
Bevestiging en berichten
Voor elke ruimte kies je of boekingen automatisch worden bevestigd. Zo ja, dan krijgt de persoon meteen een bevestiging. Zo niet, dan wacht de boeking, en krijgen de verantwoordelijke personen van de ruimte een e-mail, een pushmelding en een melding in de app om haar te bevestigen of te weigeren.
Net als bij evenementen en diensten bepaal je welk berichtsjabloon wanneer wordt verstuurd: de boeking wacht op bevestiging, is bevestigd (met een agenda-uitnodiging), is geweigerd, is geannuleerd door de bezoeker, is geannuleerd door jou, is verplaatst naar een ander tijdstip, en een herinnering een gekozen aantal uren van tevoren. Je eerste ruimte krijgt kant-en-klare sjablonen die je daarna kunt bewerken.
Een agenda voor je team
Onder Ruimtes → Agenda ziet je team de week van één ruimte of van allemaal, met de boekingen die op bevestiging wachten bovenaan. Klik op een vrij tijdstip om de ruimte te boeken voor een specifieke persoon (een e-mailadres volstaat) of om haar intern te blokkeren, bijvoorbeeld voor onderhoud. Klik op een boeking om deze te bevestigen, weigeren, verplaatsen, hernoemen of annuleren.
Terugkerende afspraken hoef je niet één voor één in te voeren: een boeking kan herhalen, elke werkdag, elke week of om de twee weken, tot een jaar vooruit. Voordat je opslaat, zie je welke dagen al bezet zijn — die worden overgeslagen — en later kun je de reeks vanaf elke datum annuleren. Ruimtereserveringen verschijnen ook op het dashboard, en de pagina Bezoekers heeft een nieuw tabblad Ruimtes met de boekingen van elke ruimte.
Ook via Claude of ChatGPT
Als micali.online is gekoppeld aan Claude of ChatGPT, regelt de assistent ook ruimtes: “Wie heeft morgen de vergaderruimte?”, “Boek Aurora voor julia@bedrijf.nl elke dinsdag om negen uur tot het einde van het jaar.”, “Geef deze drie mensen het label Medewerkers en stuur ze een uitnodiging.” Boekingen en wijzigingen volgen dezelfde regels als in de app.
Hoe je begint
- Open Ruimtes in het menu en klik op Nieuwe ruimte.
- Vul de naam, de beschrijving en de capaciteit in, en stel de openingstijden en de regels voor bezoekers in.
- Kies een label (of maak er meteen een aan in het formulier) en de verantwoordelijke personen.
- Nodig onder Toegang mensen uit per e-mail en stuur ze de link naar de ruimte.
Een uitgebreide stap-voor-stap-handleiding vind je in het helpcentrum.
