Sala spotkań na drugim piętrze, studio, które dzieli pięcioro lektorów, dwa biurka w coworkingu. Dopóki osób jest mało, wystarczy wspólny arkusz albo wiadomość na grupie – „biorę ją o dziesiątej”. Potem dwie osoby spotykają się przy drzwiach z tym samym zaproszeniem w kalendarzu, ktoś blokuje salę na cały dzień „na wszelki wypadek”, a nikt nie wie, czy po ostatnim spotkaniu ktoś posprzątał.
Dlatego micali.online ma teraz trzeci rodzaj rezerwacji obok eventów i usług: sale. To wspólne przestrzenie, które rezerwują tylko osoby, które zatwierdzisz – Twoi pracownicy, członkowie, najemcy. Każdy bierze salę na tyle, ile potrzebuje, w ramach zasad, które ustalisz, a Ty masz wszystko w jednym miejscu.
W tym artykule pokażemy, jak działa dostęp przez etykiety, dlaczego zasad nie da się obejść nawet dwiema rezerwacjami pod rząd, jak wygląda rezerwacja z perspektywy Twoich ludzi i co robi z nią Twój zespół.
Sala to nie usługa
Przy usłudze klient rezerwuje Twój czas – strzyżenie, masaż, konsultację. Przy sali Twoja osoba rezerwuje przestrzeń i sama wybiera czas: od dziesiątej do wpół do dwunastej, na naradę zespołu, na rozmowę z klientem. Sala ma:
- nazwę, opis i zdjęcia – gdzie się znajduje, ile osób się w niej zmieści, co w niej znajdziesz,
- godziny dla każdego dnia tygodnia, kiedy można ją rezerwować, w razie potrzeby nawet z kilkoma przedziałami dziennie,
- czas na przygotowanie i sprzątanie w minutach przed każdą rezerwacją i po niej (może być też zero),
- siatkę czasową – na przykład co 15 minut –, według której rezerwacje się zaczynają i kończą.
Kto może rezerwować: etykiety
Dostęp regulują etykiety – oznaczenia, które nadajesz osobom: Pracownicy, Zarząd, Członkowie. Jedna osoba może mieć kilka etykiet, a sala decyduje, które etykiety mogą ją rezerwować; wystarczy dowolna z nich. Salę na spotkania zespołu otwierasz więc etykiecie Pracownicy, a małą salę dla zarządu tylko etykiecie Zarząd.
- Zaproszenie: w sekcji Sale → Dostęp wklejasz adresy email, wybierasz etykiety i wysyłasz zaproszenie. Nikt nie tworzy hasła – logowanie odbywa się jednorazowym kodem, który przychodzi na email.
- Prośba o dostęp: osoba, która się zaloguje i otworzy widoczną salę, której jeszcze nie może zarezerwować, może poprosić o dostęp, dołączając krótką wiadomość. Osoby odpowiedzialne zatwierdzają prośbę (osoba dostaje etykiety sali) albo ją odrzucają, a w obu przypadkach przychodzi email.
- Bez etykiety tylko Twój zespół: salę bez etykiety może rezerwować tylko Twój zespół. Dla coworkingu możesz otworzyć ją dla każdego, kto się zaloguje – świadomie, bo zalogować się może każdy z dowolnym adresem email.
Widoczna czy ukryta
Widoczna sala pokazuje zdjęcia, opis, pojemność, godziny i zasady każdemu, kto ma link, ale do rezerwacji potrzebne jest zalogowanie i etykieta. Ukryta sala dla każdego, kto nie może jej zarezerwować, wygląda jak nieistniejąca strona – nawet jeśli link wycieknie, nikt niczego nie zobaczy. Nie ma publicznej listy wszystkich sal: salę znajdą tylko Twoi ludzie, przez Twoją stronę rezerwacji albo bezpośredni link. Widoczność przełączasz jednym przełącznikiem prosto z listy sal.
Zasady, których nie da się obejść
Wspólna sala działa tylko wtedy, gdy jedna osoba nie zajmie jej na cały tydzień. Dla rezerwacji, które ludzie robią samodzielnie, ustalasz więc:
- najdłuższą rezerwację – na przykład 2 godziny,
- minimalną przerwę między własnymi rezerwacjami jednej osoby w tej samej sali – żeby limitu 2 godzin nie dało się obejść dwiema rezerwacjami po 2 godziny jedna za drugą,
- ile dni z wyprzedzeniem można rezerwować.
Twój zespół – administrator, menedżer albo odpowiedzialny członek zespołu – może pominąć te limity i godziny, gdy rezerwuje dla kogoś innego. Jedna zasada obowiązuje jednak zawsze i dla wszystkich: dwie rezerwacje nigdy się nie nakładają. Każde utworzenie i każde przeniesienie rezerwacji na chwilę blokuje salę, więc nawet dwie osoby, które kliknęły w tej samej sekundzie, nigdy nie dostaną tego samego terminu.
Jak rezerwują Twoi ludzie
Na stronie sali osoba loguje się, a rezerwacja przebiega w trzech krokach:
- dzień w kalendarzu miesięcznym – kliknąć można tylko dni, w które sala jest otwarta,
- początek w siatce godzin – zajęte godziny zostają w siatce, tylko wyszarzone, więc od razu widać, kiedy sala jest wolna; sąsiadujące godziny jednej rezerwacji łączą się w jeden pasek z jej godziną i nazwą, jeśli sala dzieli się nazwami,
- długość, do czego jest rezerwacja i opcjonalna notatka.
Wybrany dzień i godzina zostają na widoku z przyciskiem Zmień, a każdy krok ma własny adres, więc odświeżenie strony niczego nie kasuje. Przerwa wokół własnej rezerwacji jest zaznaczona w siatce przerywaną ramką, a legenda pod siatką mówi dlaczego. Rezerwacje sal znajdziesz potem w Moje rezerwacje obok eventów i usług, i możesz je anulować w dowolnym momencie przed rozpoczęciem.
Potwierdzenie i wiadomości
Dla każdej sali wybierasz, czy rezerwacje są potwierdzane automatycznie. Jeśli tak, osoba od razu dostaje potwierdzenie. Jeśli nie, rezerwacja czeka, a osoby odpowiedzialne za salę dostają email, powiadomienie push i alert w aplikacji, żeby ją potwierdzić albo odrzucić.
Podobnie jak przy eventach i usługach decydujesz, który szablon wiadomości wychodzi kiedy: rezerwacja czeka na potwierdzenie, jest potwierdzona (z zaproszeniem do kalendarza), jest odrzucona, jest anulowana przez gościa, jest anulowana przez Ciebie, jest przeniesiona na inny termin, oraz przypomnienie wybraną liczbę godzin przed rozpoczęciem. Twoja pierwsza sala dostaje gotowe szablony, które później możesz edytować.
Kalendarz dla Twojego zespołu
W sekcji Sale → Kalendarz Twój zespół widzi tydzień jednej sali albo wszystkich, z rezerwacjami czekającymi na potwierdzenie na górze. Kliknięcie wolnego terminu rezerwuje salę dla konkretnej osoby (wystarczy email) albo blokuje ją wewnętrznie, na przykład na konserwację. Kliknięcie rezerwacji pozwala ją potwierdzić, odrzucić, przenieść, zmienić nazwę albo anulować.
Regularnych narad nie trzeba wpisywać jedna po drugiej: rezerwacja może się powtarzać co dzień roboczy, co tydzień albo co dwa tygodnie, nawet na rok naprzód. Przed zapisaniem widzisz, które dni są już zajęte – te są pomijane – a serię później możesz anulować od dowolnej daty. Rezerwacje sal pojawiają się też na pulpicie, a strona Goście ma nową zakładkę Sale z rezerwacjami każdej sali.
Także przez Claude albo ChatGPT
Jeśli micali.online jest połączone z Claude albo ChatGPT, asystent obsłuży też sale: „Kto ma jutro salę spotkań?”, „Zarezerwuj Aurorę dla anna@firma.pl w każdy wtorek o dziewiątej do końca roku.”, „Nadaj tym trzem osobom etykietę Pracownicy i wyślij im zaproszenie.” Rezerwacje i zmiany przechodzą przez te same zasady co w aplikacji.
Jak zacząć
- Otwórz Sale w menu i kliknij Nowa sala.
- Wypełnij nazwę, opis i pojemność oraz ustaw godziny i zasady dla gości.
- Wybierz etykietę (albo utwórz ją od razu w formularzu) i osoby odpowiedzialne.
- W sekcji Dostęp zaproś ludzi mailem i wyślij im link do sali.
Szczegółową instrukcję krok po kroku znajdziesz w centrum pomocy.
