Sala de ședințe de la etajul doi, un studio împărțit de cinci instructori, două birouri într-un spațiu de coworking. Cât timp sunt puțini oameni, un tabel partajat sau un mesaj în grupul de discuții — „o iau eu la ora zece” — este suficient. Apoi doi oameni se întâlnesc la ușă cu aceeași invitație în calendar, cineva blochează sala toată ziua „ca să fie sigur”, și nimeni nu știe dacă a rămas curat după ultima întâlnire.
De aceea micali.online are acum un al treilea tip de rezervare, pe lângă evenimente și servicii: săli. Sunt spații comune pe care le pot rezerva doar persoanele pe care le aprobați — angajații, membrii, chiriașii dumneavoastră. Fiecare ține sala atât cât are nevoie, în limitele regulilor pe care le stabiliți, iar dumneavoastră aveți totul într-un singur loc.
În acest articol arătăm cum funcționează accesul prin etichete, de ce regulile nu pot fi ocolite nici cu două rezervări una după alta, cum arată rezervarea din perspectiva oamenilor dumneavoastră și ce face echipa dumneavoastră cu ea.
O sală nu este un serviciu
La un serviciu, clientul rezervă timpul dumneavoastră — o tunsoare, un masaj, o consultație. La o sală, persoana dumneavoastră rezervă un spațiu și își alege singură ora: de la zece la unsprezece și jumătate, pentru o ședință de echipă, pentru un apel cu un client. O sală are:
- nume, descriere și fotografii — unde se află, câte persoane încap, ce veți găsi înăuntru,
- ore pentru fiecare zi a săptămânii în care poate fi rezervată, cu mai multe intervale pe zi dacă e nevoie,
- timp de pregătire și curățenie în minute înainte și după fiecare rezervare (poate fi și zero),
- o grilă orară — de exemplu la fiecare 15 minute — pe care încep și se termină rezervările.
Cine poate rezerva: etichetele
Accesul este gestionat prin etichete — marcaje pe care le acordați persoanelor: Angajați, Conducere, Membri. O persoană poate avea mai multe etichete, iar o sală decide ce etichete o pot rezerva; este suficientă oricare dintre ele. Astfel, deschideți sala de ședințe a echipei pentru eticheta Angajați, iar sala mică a conducerii doar pentru eticheta Conducere.
- Invitație: în Săli → Acces lipiți adresele de email, alegeți etichetele și trimiteți invitația. Nimeni nu își creează o parolă — persoanele se conectează cu un cod de unică folosință trimis pe email.
- Cerere de acces: cineva care se conectează și deschide o sală vizibilă pe care încă nu o poate rezerva poate cere acces, cu un mesaj scurt. Persoanele responsabile aprobă cererea (persoana primește etichetele sălii) sau o resping, iar în ambele cazuri persoana primește un email.
- Fără etichetă, doar echipa dumneavoastră: o sală fără etichetă poate fi rezervată doar de echipa dumneavoastră. Pentru un spațiu de coworking o puteți deschide oricui se conectează — în cunoștință de cauză, pentru că oricine se poate conecta cu orice adresă de email.
Vizibilă sau ascunsă
O sală vizibilă își arată fotografiile, descrierea, capacitatea, orele și regulile oricui are linkul, dar rezervarea tot necesită conectare și o etichetă. O sală ascunsă pare o pagină care nu există pentru oricine nu o poate rezerva — chiar dacă linkul ajunge la cineva, nimeni nu vede nimic. Nu există o listă universală a tuturor sălilor: doar oamenii dumneavoastră găsesc o sală, prin pagina dumneavoastră de rezervări sau prin linkul ei direct. Schimbați vizibilitatea cu un singur comutator, chiar din lista de săli.
Reguli care nu pot fi ocolite
O sală comună funcționează doar dacă o singură persoană nu o ocupă toată săptămâna. Pentru rezervările pe care oamenii și le fac singuri, stabiliți așadar:
- cea mai lungă rezervare — 2 ore, de exemplu,
- pauza minimă între propriile rezervări ale unei persoane în aceeași sală — ca limita de 2 ore să nu poată fi ocolită cu două rezervări de 2 + 2 ore una după alta,
- cu câte zile înainte pot rezerva oamenii.
Echipa dumneavoastră — un administrator, un manager sau o persoană responsabilă — poate ignora aceste limite și orele atunci când rezervă pentru altcineva. O regulă, însă, este valabilă mereu și pentru toată lumea: două rezervări nu se suprapun niciodată. Fiecare rezervare nouă și fiecare mutare blochează sala pentru o clipă, așa că nici măcar doi oameni care au dat clic în aceeași secundă nu primesc niciodată același interval.
Cum rezervă oamenii dumneavoastră
Pe pagina sălii, persoana se conectează, iar rezervarea are trei pași:
- ziua într-un calendar lunar — se poate face clic doar pe zilele în care sala este deschisă,
- ora de început într-o grilă de ore — orele ocupate rămân în grilă, doar gri, ca să vedeți dintr-o privire când este sala liberă; orele vecine ale aceleiași rezervări se unesc într-o singură bară cu ora și numele ei, dacă sala afișează nume,
- durata, pentru ce este rezervarea și o notă opțională.
Ziua și ora alese rămân vizibile cu un buton Schimbă, iar fiecare pas are propria adresă, așa că reîncărcarea paginii nu pierde nimic. Pauza din jurul propriei rezervări este marcată în grilă cu un contur punctat, iar legenda de sub grilă explică de ce. Rezervările de săli apar apoi la Rezervările mele, alături de evenimente și servicii, și pot fi anulate oricând înainte să înceapă.
Confirmare și mesaje
Pentru fiecare sală alegeți dacă rezervările sunt confirmate automat. Dacă da, persoana primește imediat o confirmare. Dacă nu, rezervarea așteaptă, iar persoanele responsabile de sală primesc un email, o notificare push și o alertă în aplicație pentru a o confirma sau refuza.
La fel ca la evenimente și servicii, decideți ce șablon de mesaj pleacă și când: rezervarea așteaptă confirmarea, este confirmată (cu o invitație de calendar), este refuzată, este anulată de vizitator, este anulată de dumneavoastră, este mutată la altă oră, și o notificare cu un număr de ore ales înainte de început. Prima dumneavoastră sală primește șabloane gata făcute, pe care le puteți edita ulterior.
Un calendar pentru echipa dumneavoastră
În Săli → Calendar echipa dumneavoastră vede săptămâna unei săli sau a tuturor, cu rezervările care așteaptă confirmare deasupra. Faceți clic pe o oră liberă pentru a rezerva sala pentru o anumită persoană (este suficient un email) sau pentru a o bloca intern, pentru întreținere de exemplu. Faceți clic pe o rezervare pentru a o confirma, refuza, muta, redenumi sau anula.
Întâlnirile regulate nu trebuie introduse una câte una: o rezervare se poate repeta în fiecare zi lucrătoare, în fiecare săptămână sau la fiecare două săptămâni, cu până la un an înainte. Înainte de a salva vedeți ce zile sunt deja ocupate — acestea sunt omise — iar mai târziu puteți anula seria de la orice dată încolo. Rezervările de săli apar și pe panou, iar pagina Vizitatori are acum un tab Săli cu rezervările fiecărei săli.
Și prin Claude sau ChatGPT
Dacă micali.online este conectat la Claude sau ChatGPT, asistentul se ocupă și de săli: „Cine are sala de ședințe mâine?”, „Rezervă Aurora pentru ana@companie.ro în fiecare marți la ora nouă până la sfârșitul anului.”, „Dă-le acestor trei persoane eticheta Angajați și trimite-le o invitație.” Rezervările și modificările trec prin aceleași reguli ca în aplicație.
Cum începeți
- Deschideți Săli din meniu și faceți clic pe Sală nouă.
- Completați numele, descrierea și capacitatea, și stabiliți orele și regulile pentru vizitatori.
- Alegeți o etichetă (sau creați una chiar în formular) și persoanele responsabile.
- La Acces, invitați persoane prin email și trimiteți-le linkul către sală.
Găsiți un ghid detaliat, pas cu pas, în centrul de ajutor.
