Переговорная на втором этаже, студия, которую делят пять преподавателей, два стола в коворкинге. Пока людей мало, хватает общей таблицы или сообщения в чате — «беру её в десять». Потом двое сталкиваются у двери с одним и тем же приглашением в календаре, кто-то блокирует комнату на весь день «на всякий случай», и никто не знает, убрано ли после последней встречи.
Поэтому в micali.online появился третий тип бронирования — рядом с событиями и услугами: комнаты. Это общие пространства, которые могут бронировать только одобренные вами люди — ваши сотрудники, участники, арендаторы. Каждый берёт комнату на столько, сколько нужно, в рамках заданных вами правил, а у вас всё в одном месте.
В этой статье мы покажем, как работает доступ через метки, почему правила нельзя обойти даже двумя бронированиями подряд, как выглядит бронирование со стороны ваших людей и что с ним делает ваша команда.
Комната — это не услуга
При услуге клиент бронирует ваше время — стрижку, массаж, консультацию. При комнате ваш человек бронирует пространство и сам выбирает время: с десяти до половины двенадцатого, для встречи команды, для звонка клиенту. У комнаты есть:
- название, описание и фото — где она находится, сколько человек вмещает, что вы в ней найдёте,
- часы на каждый день недели, когда её можно бронировать, при необходимости — несколько интервалов в день,
- время на подготовку и уборку в минутах до и после каждого бронирования (можно и ноль),
- временную сетку — например, каждые 15 минут — на которой бронирования начинаются и заканчиваются.
Кто может бронировать: метки
Доступ определяют метки — ярлыки, которые вы даёте людям: Сотрудники, Руководство, Участники. У одного человека может быть несколько меток, а комната сама решает, каким меткам разрешено её бронировать; достаточно любой одной из них. Так переговорную для всей команды вы открываете метке Сотрудники, а маленькую комнату для руководства — только метке Руководство.
- Приглашение: в разделе Комнаты → Доступ вы вставляете email-адреса, выбираете метки и отправляете приглашение. Никто не создаёт пароль — люди входят по одноразовому коду, который приходит им на email.
- Запрос доступа: тот, кто вошёл и открыл видимую комнату, которую пока не может забронировать, может запросить доступ с коротким сообщением. Ответственные люди одобряют запрос (человек получает метки комнаты) или отклоняют его, и в любом случае человеку приходит email.
- Без метки — только ваша команда: комнату без метки может забронировать только ваша команда. Для коворкинга вы можете открыть её для любого, кто войдёт, — осознанно, ведь войти можно с любым email-адресом.
Видима или скрыта
Видимая комната показывает фото, описание, вместимость, часы и правила любому, у кого есть ссылка, но забронировать можно только после входа и с меткой. Скрытая комната выглядит как несуществующая страница для всех, кто не может её забронировать, — даже если ссылка попадёт наружу, никто ничего не увидит. Единого списка всех комнат нет: найти комнату могут только ваши люди — через вашу страницу бронирования или по прямой ссылке. Видимость переключается одним переключателем прямо в списке комнат.
Правила, которые нельзя обойти
Общая комната работает только тогда, когда один человек не занимает её на всю неделю. Поэтому для бронирований, которые люди делают сами, вы задаёте:
- самое длинное бронирование — например, 2 часа,
- минимальный перерыв между собственными бронированиями одного человека в той же комнате — чтобы лимит в 2 часа нельзя было обойти двумя бронированиями по 2 + 2 часа подряд,
- на сколько дней вперёд можно бронировать.
Ваша команда — админ, менеджер или ответственный член команды — может не учитывать эти лимиты и часы, когда бронирует за кого-то другого. Но одно правило действует всегда и для всех: два бронирования никогда не пересекаются. Каждое создание и каждый перенос бронирования на мгновение блокирует комнату, так что даже два человека, кликнувшие в одну и ту же секунду, никогда не получат один и тот же слот.
Как бронируют ваши люди
На странице комнаты человек входит, и бронирование проходит в три шага:
- день в календаре на месяц — кликнуть можно только по дням, когда комната открыта,
- начало в сетке времени — занятые времена остаются в сетке, но выделены серым, так что сразу видно, когда комната свободна; соседние времена одного бронирования объединяются в одну полосу с его временем и названием, если комната показывает названия,
- длительность, для чего бронирование и необязательная заметка.
Выбранные день и время остаются на виду с кнопкой Изменить, и у каждого шага есть свой адрес, так что перезагрузка страницы ничего не сбрасывает. Перерыв вокруг собственного бронирования отмечен в сетке пунктирной рамкой, а легенда под сеткой объясняет почему. Бронирования комнат затем появляются в разделе Мои бронирования рядом с событиями и услугами, и их можно отменить в любой момент до начала.
Подтверждение и сообщения
Для каждой комнаты вы выбираете, подтверждаются ли бронирования автоматически. Если да, человек сразу получает подтверждение. Если нет, бронирование ждёт, а ответственные за комнату люди получают email, push-уведомление и оповещение в приложении, чтобы подтвердить или отклонить его.
Как и для событий и услуг, вы решаете, какой шаблон сообщения отправляется в какой момент: бронирование ждёт подтверждения, подтверждено (с приглашением в календарь), отклонено, отменено посетителем, отменено вами, перенесено на другое время, а также напоминание за выбранное число часов до начала. Ваша первая комната получает готовые шаблоны, которые потом можно отредактировать.
Календарь для вашей команды
В разделе Комнаты → Календарь ваша команда видит неделю одной комнаты или сразу всех, а сверху — бронирования, которые ждут подтверждения. Клик по свободному времени бронирует комнату для конкретного человека (достаточно email) или блокирует её внутренне, например для обслуживания. Клик по бронированию подтверждает, отклоняет, переносит, переименовывает или отменяет его.
Регулярные встречи не нужно вводить по одной: бронирование можно повторять каждый рабочий день, каждую неделю или раз в две недели на срок до года вперёд. Перед сохранением вы увидите, какие дни уже заняты — они будут пропущены, — а позже сможете отменить серию начиная с любой даты. Бронирования комнат также отображаются на панели, а на странице Посетители появилась новая вкладка Комнаты с бронированиями каждой комнаты.
Тоже через Claude или ChatGPT
Если micali.online подключён к Claude или ChatGPT, ассистент справляется и с комнатами: «Кто завтра занимает переговорную?», «Забронируй Aurora для anna@company.ru каждый вторник в девять до конца года.», «Дай этим трём людям метку Сотрудники и отправь им приглашение.» Бронирования и изменения проходят по тем же правилам, что и в приложении.
Как начать
- Откройте Комнаты в меню и нажмите Новая комната.
- Заполните название, описание и вместимость, настройте часы и правила для посетителей.
- Выберите метку (или создайте её прямо в форме) и ответственных людей.
- В разделе Доступ пригласите людей по email и отправьте им ссылку на комнату.
Подробную пошаговую инструкцию вы найдёте в справочном центре.
