Sala za sastanke na drugom spratu, studio koji deli pet instruktora, dva stola u coworking prostoru. Dok je ljudi malo, dovoljna je zajednička tabela ili poruka u grupnom razgovoru — „uzimam je u deset“. Onda se dvoje sretnu na vratima sa istom pozivnicom u kalendaru, neko sobu blokira za ceo dan „za svaki slučaj“, i niko ne zna da li je posle poslednjeg sastanka počišćeno.
Zato micali.online sada uz Događaje i Usluge ima i treću vrstu rezervacije: sobe. To su zajednički prostori koje rezervišu samo ljudi koje odobrite — vaši zaposleni, članovi, zakupci. Svako sobu uzme na onoliko dugo koliko mu treba, u okviru pravila koja postavite, a vi imate sve na jednom mestu.
U ovom članku pokazujemo kako funkcioniše pristup preko oznaka, zašto pravila ne mogu da se zaobiđu ni sa dve rezervacije jedna za drugom, kako rezervacija izgleda iz ugla vaših ljudi i šta sa njom radi vaš tim.
Soba nije usluga
Kod usluge klijent rezerviše vaše vreme — šišanje, masažu, konsultaciju. Kod sobe vaš čovek rezerviše prostor i sam bira vreme: od deset do pola dvanaest, za sastanak tima, za poziv sa klijentom. Soba ima:
- naziv, opis i fotografije — gde se nalazi, koliko ljudi stane, šta ćete unutra naći,
- radno vreme za svaki dan u nedelji kad može da se rezerviše, po potrebi i sa više perioda dnevno,
- vreme za pripremu i čišćenje u minutima pre i posle svake rezervacije (može biti i nula),
- vremensku mrežu — na primer na svakih 15 minuta — na kojoj rezervacije počinju i završavaju se.
Ko može da rezerviše: oznake
Pristup rešavaju oznake — nazivi koje date ljudima: Zaposleni, Menadžment, Članovi. Jedna osoba može da ima više oznaka, a soba sama određuje koje oznake smeju da je rezervišu; dovoljna je bilo koja od njih. Tako sobu za sastanke tima otvorite oznaci Zaposleni, a malu sobu za menadžment samo oznaci Menadžment.
- Pozivnica: pod Sobe → Pristup nalepite email adrese, izaberete oznake i pošaljete pozivnicu. Niko ne pravi lozinku — ljudi se prijavljuju jednokratnim kodom poslatim na email.
- Zahtev za pristup: ko se prijavi i otvori vidljivu sobu koju još ne može da rezerviše, može da zatraži pristup uz kratku poruku. Odgovorne osobe zahtev odobre (osoba dobija oznake sobe) ili odbiju, a osoba u oba slučaja dobija email.
- Bez oznake znači samo vaš tim: sobu bez oznake može da rezerviše samo vaš tim. Za coworking prostor je možete otvoriti svakome ko se prijavi — svesno, jer da se prijavi može bilo ko sa bilo kojom email adresom.
Vidljivo ili skriveno
Vidljiva soba svakome ko ima link pokazuje fotografije, opis, kapacitet, radno vreme i pravila, ali za rezervaciju je i dalje potrebna prijava i oznaka. Skrivena soba svakome ko ne može da je rezerviše izgleda kao stranica koja ne postoji — čak i ako link procuri, niko ništa ne vidi. Ne postoji javan spisak svih soba: sobu pronađu samo vaši ljudi, preko vaše stranice za rezervacije ili njenog direktnog linka. Vidljivost menjate jednim prekidačem direktno na spisku soba.
Pravila koja ne mogu da se zaobiđu
Zajednička soba funkcioniše samo ako je jedna osoba ne zauzme za celu nedelju. Za rezervacije koje ljudi prave sami zato podešavate:
- najdužu rezervaciju — na primer 2 sata,
- najmanju pauzu između sopstvenih rezervacija iste osobe u istoj sobi — da ograničenje od 2 sata ne bi moglo da se zaobiđe sa dve rezervacije od 2 + 2 sata jedna za drugom,
- koliko dana unapred može da se rezerviše.
Vaš tim — administrator, menadžer ili odgovorni član tima — kod rezervacije za nekog drugog može da zaobiđe i ta ograničenja i radno vreme. Jedno pravilo ipak važi uvek i za sve: dve rezervacije se nikad ne preklapaju. Svako novo pravljenje i svako pomeranje rezervacije na trenutak zaključa sobu, tako da ni dvoje ljudi koji su kliknuli u istoj sekundi nikad ne dobiju isti termin.
Kako vaši ljudi rezervišu
Na stranici sobe osoba se prijavi, a rezervacija ide u tri koraka:
- dan u mesečnom kalendaru — kliknuti mogu samo dani kada je soba otvorena,
- početak u vremenskoj mreži — zauzeta vremena ostaju u mreži, samo zasivljena, tako da odmah vidite kada je soba slobodna; susedna vremena jedne rezervacije spoje se u jednu traku sa njenim vremenom i nazivom, ako soba deli nazive,
- trajanje, za šta je rezervacija i opciona napomena.
Izabrani dan i vreme ostaju na vidiku sa dugmetom Promeni, a svaki korak ima svoju adresu, tako da ponovno učitavanje stranice ništa ne poništi. Pauza oko sopstvene rezervacije je u mreži označena isprekidanim okvirom, a legenda ispod mreže kaže zašto. Rezervacije soba se zatim pojave u Mojim rezervacijama uz Događaje i Usluge, i mogu da se otkažu bilo kada pre početka.
Potvrda i poruke
Za svaku sobu birate da li se rezervacije potvrđuju automatski. Ako da, osoba odmah dobija potvrdu. Ako ne, rezervacija čeka, a odgovorne osobe za sobu dobijaju email, push obaveštenje i obaveštenje u aplikaciji da je potvrde ili odbiju.
Baš kao kod Događaja i Usluga, odlučujete koji šablon poruke ide kada: rezervacija čeka potvrdu, potvrđena je (sa pozivnicom u kalendar), odbijena je, otkazao ju je posetilac, otkazali ste je vi, pomerena je na drugi termin, i podsetnik izabrani broj sati pre početka. Vaša prva soba dobija gotove šablone koje kasnije možete da izmenite.
Kalendar za vaš tim
Pod Sobe → Kalendar vaš tim vidi nedelju jedne sobe ili svih njih, sa rezervacijama koje čekaju potvrdu na vrhu. Kliknite slobodan termin da sobu rezervišete za određenu osobu (dovoljan je email) ili je interno blokirate, na primer zbog održavanja. Kliknite rezervaciju da je potvrdite, odbijete, pomerite, preimenujete ili otkažete.
Redovne sastanke ne morate da unosite jedan po jedan: rezervacija može da se ponavlja svakog radnog dana, svake nedelje ili svake dve nedelje, do godinu dana unapred. Pre čuvanja vidite koji dani su već zauzeti — oni se preskaču — a seriju kasnije možete da otkažete od bilo kog datuma nadalje. Rezervacije soba se pojavljuju i na kontrolnoj tabli, a stranica Posetioci ima novu karticu Sobe sa rezervacijama svake sobe.
I preko Claude-a ili ChatGPT-a
Ako je micali.online povezan sa Claude-om ili ChatGPT-om, sobe obrađuje i asistent: „Ko sutra ima salu za sastanke?“, „Rezerviši Auroru za jovana@firma.rs svakog utorka u devet do kraja godine.“, „Daj ovo troje ljudi oznaku Zaposleni i pošalji im pozivnicu.“ Rezervacije i izmene prolaze kroz ista pravila kao u aplikaciji.
Kako početi
- Otvorite Sobe u meniju i kliknite na Nova soba.
- Popunite naziv, opis i kapacitet, i podesite radno vreme i pravila za posetioce.
- Izaberite oznaku (ili je kreirajte direktno u formularu) i odgovorne osobe.
- Pod Pristup pozovite ljude email-om i pošaljite im link ka sobi.
Detaljno uputstvo korak po korak naći ćete u centru za pomoć.
