İkinci kattaki toplantı odası, beş eğitmenin paylaştığı bir stüdyo, bir ortak çalışma alanındaki iki masa. İnsan sayısı azken, paylaşılan bir tablo ya da grup sohbetindeki bir mesaj yeterlidir — “saat onda ben alıyorum”. Sonra iki kişi kapıda aynı takvim davetiyle karşılaşır, biri odayı “ihtiyaten” bütün gün için bloke eder ve son toplantıdan sonra odanın toparlanıp toparlanmadığını kimse bilmez.
İşte bu yüzden micali.online'da artık etkinliklerin ve hizmetlerin yanında üçüncü bir rezervasyon türü var: odalar. Bunlar, yalnızca onayladığınız kişilerin rezerve edebildiği paylaşılan alanlardır — çalışanlarınız, üyeleriniz, kiracılarınız. Herkes odayı ihtiyacı kadar süreyle, sizin belirlediğiniz kurallar içinde alır ve her şey sizde tek bir yerde toplanır.
Bu yazıda etiketler üzerinden erişimin nasıl çalıştığını, kuralların art arda iki rezervasyonla bile neden aşılamadığını, rezervasyonun kişileriniz için nasıl göründüğünü ve ekibinizin onunla ne yaptığını gösteriyoruz.
Bir oda bir hizmet değildir
Bir hizmette müşteri sizin zamanınızı rezerve eder — saç kesimi, masaj, danışmanlık. Bir odada ise kişiniz bir alanı rezerve eder ve zamanı kendisi belirler: ondan on bir buçuğa kadar, bir ekip toplantısı için, bir müşteri görüşmesi için. Bir odanın şunları vardır:
- bir ad, açıklama ve fotoğraflar — nerede olduğu, kaç kişi aldığı, içinde ne bulacağınız,
- saatler — haftanın her günü için, gerekirse günde birden fazla aralıkla, ne zaman rezerve edilebileceği,
- hazırlık ve temizlik süresi — her rezervasyondan önce ve sonra dakika cinsinden (sıfır da olabilir),
- bir zaman aralığı — örneğin her 15 dakikada bir — rezervasyonların başlayıp bittiği.
Kim rezerve edebilir: etiketler
Erişimi etiketler yönetir — kişilere verdiğiniz adlar: Çalışanlar, Yönetim, Üyeler. Bir kişi birden fazla etiket taşıyabilir ve bir oda hangi etiketlerin onu rezerve edebileceğine karar verir; bunlardan herhangi biri yeterlidir. Böylece ekip toplantı odasını Çalışanlar etiketine, yönetim için küçük odayı ise yalnızca Yönetim'e açarsınız.
- Davet: Odalar → Erişim'de e-posta adreslerini yapıştırır, etiketleri seçer ve daveti gönderirsiniz. Kimse şifre oluşturmaz — kişiler e-postalarına gönderilen tek kullanımlık bir kodla giriş yapar.
- Erişim talebi: giriş yapıp henüz rezerve edemediği görünür bir odayı açan biri, kısa bir mesajla erişim isteyebilir. Sorumlu kişiler talebi onaylar (kişi odanın etiketini alır) ya da reddeder, her iki durumda da kişiye bir e-posta gider.
- Etiket yoksa yalnızca ekibiniz: etiketi olmayan bir odayı yalnızca ekibiniz rezerve edebilir. Bir ortak çalışma alanı için odayı giriş yapan herkese bilerek açabilirsiniz — çünkü herkes herhangi bir e-posta adresiyle giriş yapabilir.
Görünür veya gizli
Görünür bir oda, fotoğraflarını, açıklamasını, kapasitesini, saatlerini ve kurallarını bağlantıya sahip herkese gösterir, ama rezervasyon için giriş yapmak ve bir etiket gerekir. Gizli bir oda, onu rezerve edemeyen herkese var olmayan bir sayfa gibi görünür — bağlantı sızsa bile kimse hiçbir şey göremez. Tüm odaların herkese açık bir listesi yoktur: bir odayı yalnızca kişileriniz, rezervasyon sayfanız veya odanın doğrudan bağlantısı üzerinden bulur. Görünürlüğü, odalar listesinden tek bir düğmeyle değiştirirsiniz.
Aşılamayan kurallar
Paylaşılan bir oda ancak bir kişi onu bütün hafta boyunca üstlenmezse işe yarar. Bu yüzden, kişilerin kendi yaptığı rezervasyonlar için şunları belirlersiniz:
- en uzun rezervasyon — örneğin 2 saat,
- bir kişinin kendi rezervasyonları arasındaki minimum mola — aynı odada, böylece 2 saatlik sınır art arda 2 + 2 saatlik iki rezervasyonla aşılamaz,
- kaç gün önceden rezervasyon yapılabileceği.
Ekibiniz — bir yönetici, bir müdür ya da sorumlu bir ekip üyesi — başka biri için rezervasyon yaparken bu sınırları ve saatleri atlayabilir. Ancak her zaman ve herkes için geçerli tek bir kural vardır: iki rezervasyon asla çakışmaz. Her yeni rezervasyon ve her taşıma odayı bir an için kilitler, böylece aynı saniyede tıklayan iki kişi bile asla aynı saati alamaz.
Kişileriniz nasıl rezervasyon yapar
Odanın sayfasında kişi giriş yapar ve rezervasyon üç adımda tamamlanır:
- gün — aylık bir takvimde, yalnızca odanın açık olduğu günlere tıklanabilir,
- başlangıç — bir saat ızgarasında; dolu saatler ızgarada kalır, yalnızca gri renkte gösterilir, böylece odanın ne zaman boş olduğunu bir bakışta görürsünüz; oda isimleri paylaşıyorsa, bir rezervasyonun bitişik saatleri tek bir çubukta saati ve adıyla birleşir,
- süre, rezervasyonun ne için olduğu ve isteğe bağlı bir not.
Seçilen gün ve saat, bir Değiştir düğmesiyle her zaman görünür kalır ve her adımın kendi adresi vardır, böylece sayfayı yeniden yüklemek hiçbir şeyi kaybettirmez. Kendi rezervasyonunuzun etrafındaki mola, ızgarada kesikli bir çerçeveyle işaretlenir ve ızgaranın altındaki açıklama nedenini söyler. Oda rezervasyonları daha sonra etkinlikler ve hizmetlerin yanında Rezervasyonlarım'da görünür ve başlamadan önce istediğiniz zaman iptal edilebilir.
Onay ve mesajlar
Her oda için rezervasyonların otomatik olarak onaylanıp onaylanmayacağını siz seçersiniz. Onaylanıyorsa, kişi hemen bir onay alır. Onaylanmıyorsa, rezervasyon bekler ve odadan sorumlu kişiler onu onaylamak ya da reddetmek için bir e-posta, bir anlık bildirim ve uygulama içi bir uyarı alır.
Etkinliklerde ve hizmetlerde olduğu gibi, hangi mesaj şablonunun ne zaman gönderileceğine siz karar verirsiniz: rezervasyon onay bekliyor, onaylandı (bir takvim davetiyle), reddedildi, ziyaretçi tarafından iptal edildi, sizin tarafınızdan iptal edildi, başka bir saate taşındı ve başlangıçtan seçtiğiniz sayıda saat önce bir hatırlatma. İlk odanız, daha sonra düzenleyebileceğiniz hazır şablonlar alır.
Ekibiniz için bir takvim
Odalar → Takvim'de ekibiniz bir odanın ya da hepsinin haftasını, onay bekleyen rezervasyonlar en üstte olacak şekilde görür. Belirli bir kişi için odayı rezerve etmek (bir e-posta yeterlidir) ya da bakım gibi bir nedenle dahili olarak bloke etmek için boş bir saate tıklayın. Bir rezervasyonu onaylamak, reddetmek, taşımak, yeniden adlandırmak ya da iptal etmek için ona tıklayın.
Düzenli toplantıları tek tek girmeniz gerekmez: bir rezervasyon, bir yıl öncesine kadar her iş günü, her hafta ya da iki haftada bir tekrarlanabilir. Kaydetmeden önce hangi günlerin zaten dolu olduğunu görürsünüz — bunlar atlanır — ve seriyi daha sonra istediğiniz bir tarihten itibaren iptal edebilirsiniz. Oda rezervasyonları panelde de görünür ve Ziyaretçiler sayfasında her odanın rezervasyonlarını gösteren yeni bir Odalar sekmesi vardır.
Claude veya ChatGPT üzerinden de
micali.online, Claude veya ChatGPT'ye bağlıysa, asistan odaları da halleder: “Yarın toplantı odası kimde?”, “Aurora'yı ayse@sirket.com için her salı saat dokuzda, yıl sonuna kadar rezerve et.”, “Bu üç kişiye Çalışanlar etiketini ver ve onlara bir davet gönder.” Rezervasyonlar ve değişiklikler, uygulamadaki ile aynı kurallardan geçer.
Nasıl başlanır
- Menüden Odalar'ı açın ve Yeni oda'ya tıklayın.
- Adı, açıklamayı ve kapasiteyi doldurun, saatleri ve ziyaretçiler için kuralları ayarlayın.
- Bir etiket seçin (ya da tam formda bir tane oluşturun) ve sorumlu kişileri belirleyin.
- Erişim'de, kişileri e-postayla davet edin ve onlara odanın bağlantısını gönderin.
Adım adım ayrıntılı bir rehberi yardım merkezinde bulabilirsiniz.
