Заседателната зала на втория етаж, студио, което делят пет инструктори, две бюра в коуъркинг пространство. Докато хората са малко, стига споделена таблица или съобщение в груповия чат — „вземам я в десет“. После двама се срещат на вратата с една и съща покана в календара, някой блокира залата за целия ден „да не би“, и никой не знае дали е разтребено след последната среща.
Затова micali.online вече има трети тип резервация до събитията и услугите: зали. Това са споделени пространства, които могат да резервират само одобрените от Вас хора — Вашите служители, членове, наематели. Всеки взема залата за толкова време, колкото му е нужно, в рамките на зададените от Вас правила, а Вие имате всичко на едно място.
В тази статия показваме как работи достъпът чрез етикети, защо правилата не могат да бъдат заобиколени дори с две резервации една след друга, как изглежда резервацията от гледна точка на Вашите хора и какво прави Вашият екип с нея.
Залата не е услуга
При услугата клиентът резервира Вашето време — подстрижка, масаж, консултация. При залата Вашият човек резервира пространство и сам избира часа: от десет до единайсет и половина, за среща на екипа, за разговор с клиент. Залата има:
- име, описание и снимки — къде се намира, колко души побира, какво ще намерите вътре,
- работно време за всеки ден от седмицата, когато може да се резервира, с няколко периода на ден при нужда,
- време за подготовка и почистване в минути преди и след всяка резервация (може и нула),
- стъпка между часовете — например на всеки 15 минути — на която резервациите започват и завършват.
Кой може да резервира: етикети
Достъпът се управлява чрез етикети — обозначения, които давате на хората: Служители, Ръководство, Членове. Един човек може да носи няколко етикета, а залата решава кои етикети могат да я резервират; достатъчен е само един от тях. Така заседателната зала за целия екип отваряте за етикета Служители, а малката зала за ръководството — само за Ръководство.
- Покана: от Зали → Достъп поставяте имейл адресите, избирате етикетите и изпращате поканата. Никой не създава парола — хората влизат с еднократен код, изпратен на техния имейл.
- Заявка за достъп: човек, който влезе и отвори видима зала, която все още не може да резервира, може да поиска достъп с кратко съобщение. Отговорните лица одобряват заявката (човекът получава етикетите на залата) или я отказват, и във всеки случай той получава имейл.
- Без етикет — само Вашият екип: зала без етикет може да бъде резервирана само от Вашия екип. За коуъркинг пространство можете да я отворите за всеки, който влезе — съзнателно, защото всеки може да влезе с произволен имейл адрес.
Видима или скрита
Видимата зала показва снимките, описанието, капацитета, работното време и правилата на всеки с линка, но резервацията изисква вход и етикет. Скритата зала изглежда като несъществуваща страница за всеки, който не може да я резервира — дори линкът да изтече, никой не вижда нищо. Няма единен списък на всички зали: залата откриват само Вашите хора — чрез Вашата страница за резервации или през директния линк. Видимостта превключвате с един превключвател направо в списъка със зали.
Правила, които не могат да бъдат заобиколени
Споделената зала работи само ако един човек не я заема за цялата седмица. Затова за резервациите, които хората правят сами, задавате:
- най-дългата резервация — например 2 часа,
- минималната пауза между собствените резервации на един човек в същата зала — за да не може ограничението от 2 часа да бъде заобиколено с две резервации по 2 + 2 часа една след друга,
- колко дни предварително могат да резервират хората.
Вашият екип — администратор, мениджър или отговорен член на екипа — може да пропусне тези ограничения и работното време, когато резервира за някой друг. Едно правило обаче важи винаги и за всички: две резервации никога не се припокриват. Всяко ново създаване и всяко преместване на резервация заключва залата за миг, така че дори двама души, кликнали в една и съща секунда, никога не получават един и същ слот.
Как резервират Вашите хора
На страницата на залата човекът влиза и резервацията протича в три стъпки:
- ден в месечен календар — може да се кликне само върху дните, в които залата е отворена,
- начален час в мрежа от часове — заетите часове остават в мрежата, само оцветени в сиво, така че веднага виждате кога залата е свободна; съседните часове на една резервация се сливат в един блок с нейния час и заглавие, ако залата споделя заглавия,
- продължителност, за какво е резервацията и незадължителна бележка.
Избраният ден и час остават на видно място с бутон Промени, и всяка стъпка има собствен адрес, така че презареждането на страницата не губи нищо. Паузата около собствената резервация е отбелязана в мрежата с прекъсната рамка, а легендата под мрежата обяснява защо. Резервациите на зали след това се появяват в Моите резервации до събитията и услугите и могат да бъдат отменени по всяко време преди началото.
Потвърждение и съобщения
За всяка зала избирате дали резервациите се потвърждават автоматично. Ако е така, човекът получава потвърждение веднага. Ако не, резервацията изчаква, а отговорните за залата лица получават имейл, push известие и известие в приложението, за да я потвърдят или откажат.
Точно както при събитията и услугите, решавате кой шаблон за съобщение се изпраща кога: резервацията чака потвърждение, потвърдена е (с покана за календар), отказана е, отменена е от посетителя, отменена е от Вас, преместена е в друг час, и напомняне зададен брой часове преди началото. Първата Ви зала получава готови шаблони, които после можете да редактирате.
Календар за Вашия екип
От Зали → Календар Вашият екип вижда седмицата на една зала или на всички, а отгоре — резервациите, които чакат потвърждение. Кликнете върху свободен час, за да резервирате залата за конкретен човек (достатъчен е имейл) или да я блокирате вътрешно, например за поддръжка. Кликнете върху резервация, за да я потвърдите, откажете, преместите, преименувате или отмените.
Редовните срещи не е нужно да въвеждате една по една: резервацията може да се повтаря всеки работен ден, всяка седмица или на всеки две седмици до една година напред. Преди запазването виждате кои дни вече са заети — те се пропускат — а по-късно можете да отмените поредицата от произволна дата нататък. Резервациите на зали се показват и на таблото, а страницата Посетители има нов раздел Зали с резервациите на всяка зала.
Също и чрез Claude или ChatGPT
Ако micali.online е свързан с Claude или ChatGPT, асистентът се справя и със залите: „Кой има заседателната зала утре?“, „Резервирай Aurora за maria@company.bg всеки вторник в девет часа до края на годината.“, „Дай на тези трима души етикета Служители и им изпрати покана.“ Резервациите и промените минават през същите правила както в приложението.
Как да започнете
- Отворете Зали в менюто и кликнете върху Нова зала.
- Попълнете името, описанието и капацитета, задайте работното време и правилата за посетителите.
- Изберете етикет (или го създайте направо във формата) и отговорните лица.
- От Достъп поканете хората по имейл и им изпратете линка към залата.
Подробно ръководство стъпка по стъпка ще намерите в помощния център.
