Zasedací místnost ve druhém patře, ateliér, který si dělí pět lektorů, dva stoly ve coworkingu. Dokud je lidí málo, stačí sdílená tabulka nebo zpráva ve skupině – „beru si ji v deset“. Pak se dva potkají u dveří se stejnou pozvánkou v kalendáři, někdo si místnost zablokuje na celý den „pro jistotu“ a nikdo neví, jestli je po posledním setkání uklizeno.
Proto má micali.online nový, třetí typ rezervace vedle eventů a služeb: místnosti. Jsou to sdílené prostory, které si rezervují jen lidé, které schválíte – vaši zaměstnanci, členové, nájemci. Každý si místnost vezme na tak dlouho, jak potřebuje, v rámci pravidel, která nastavíte, a vy máte všechno na jednom místě.
V tomto článku ukážeme, jak funguje přístup přes štítky, proč se pravidla nedají obejít ani dvěma rezervacemi za sebou, jak vypadá rezervace z pohledu vašich lidí a co s ní dělá váš tým.
Místnost není služba
U služby si klient rezervuje váš čas – střih, masáž, konzultaci. U místnosti si váš člověk rezervuje prostor a čas si určí sám: od deseti do půl dvanácté, na poradu, na hovor s klientem. Místnost má:
- název, popis a fotky – kde se nachází, kolik lidí se do ní vejde, co v ní najdete,
- hodiny pro každý den v týdnu, kdy se dá rezervovat, klidně i s víc úseky za den,
- čas na přípravu a úklid v minutách před každou rezervací a po ní (klidně i nula),
- časovou mřížku – například každých 15 minut –, na které rezervace začínají a končí.
Kdo může rezervovat: štítky
Přístup řeší štítky – označení, která dáte lidem: Zaměstnanci, Management, Členové. Jeden člověk může mít víc štítků a místnost určí, které štítky ji smí rezervovat; stačí kterýkoli z nich. Zasedačku pro celý tým tak otevřete štítku Zaměstnanci a malou místnost pro vedení jen štítku Management.
- Pozvánka: v části Místnosti → Přístup vložíte e-mailové adresy, vyberete štítky a odešlete pozvánku. Nikdo si nevytváří heslo – přihlásí se jednorázovým kódem, který mu přijde na e-mail.
- Žádost o přístup: kdo se přihlásí a otevře viditelnou místnost, kterou si ještě nemůže rezervovat, může požádat o přístup, i s krátkou zprávou. Zodpovědní lidé žádost schválí (člověk dostane štítky místnosti), nebo ji zamítnou, a v obou případech mu přijde e-mail.
- Bez štítku jen váš tým: místnost bez štítku si může rezervovat jen váš tým. Pro coworking ji můžete otevřít komukoli, kdo se přihlásí – vědomě, protože přihlásit se dá s jakoukoli e-mailovou adresou.
Viditelná, nebo skrytá
Viditelná místnost ukáže fotky, popis, kapacitu, hodiny a pravidla komukoli, kdo má odkaz, ale k rezervaci je potřeba přihlášení a štítek. Skrytá místnost se každému, kdo si ji nemůže rezervovat, tváří jako neexistující stránka – i kdyby se odkaz dostal ven, nikdo nic neuvidí. Univerzální seznam všech místností neexistuje: místnost najdou jen vaši lidé, přes vaši rezervační stránku nebo přímý odkaz. Viditelnost přepnete jedním přepínačem přímo v seznamu místností.
Pravidla, která se nedají obejít
Sdílená místnost funguje jen tehdy, když si ji jeden člověk nezabere na celý týden. Pro rezervace, které si lidé dělají sami, proto nastavíte:
- nejdelší rezervaci – například 2 hodiny,
- minimální pauzu mezi vlastními rezervacemi jednoho člověka ve stejné místnosti – aby se limit 2 hodin nedal obejít dvěma rezervacemi po 2 hodinách hned za sebou,
- kolik dní dopředu se dá rezervovat.
Váš tým – administrátor, manažer nebo zodpovědný člen týmu – může tyto limity i hodiny obejít, když rezervuje za někoho jiného. Jedno pravidlo ale platí vždy a pro každého: dvě rezervace se nikdy nepřekrývají. Každé vytvoření i přesun rezervace na okamžik uzamkne místnost, takže ani dva lidé, kteří klikli ve stejnou sekundu, nikdy nedostanou stejný termín.
Jak rezervují vaši lidé
Na stránce místnosti se člověk přihlásí a rezervace proběhne ve třech krocích:
- den v měsíčním kalendáři – kliknout se dá jen na dny, kdy je místnost otevřená,
- začátek v mřížce časů – obsazené časy v ní zůstávají, jen šedé, takže hned vidíte, kdy je místnost volná; sousední časy jedné rezervace se spojí do jednoho pruhu s jejím časem a názvem, pokud místnost názvy sdílí,
- délku, na co rezervace je a volitelnou poznámku.
Zvolený den a čas zůstávají na očích s tlačítkem Změnit a každý krok má vlastní adresu, takže obnovení stránky nic nezruší. Pauza kolem vlastní rezervace je v mřížce vyznačená přerušovaným rámečkem a legenda pod mřížkou říká proč. Rezervace místností pak najdete v Moje rezervace vedle eventů a služeb a zrušit je můžete kdykoli před začátkem.
Potvrzení a zprávy
U každé místnosti si vyberete, jestli se rezervace potvrzují automaticky. Pokud ano, člověk dostane potvrzení hned. Pokud ne, rezervace čeká a zodpovědní lidé za místnost dostanou e-mail, push notifikaci i upozornění v aplikaci, aby ji potvrdili nebo zamítli.
Stejně jako u eventů a služeb určíte, která šablona zprávy odejde kdy: rezervace čeká na potvrzení, je potvrzená (s pozvánkou do kalendáře), je zamítnutá, je zrušená návštěvníkem, je zrušená vámi, je přesunutá na jiný čas, a připomínka zvolený počet hodin před začátkem. Vaše první místnost dostane hotové šablony, které si pak můžete upravit.
Kalendář pro váš tým
V části Místnosti → Kalendář váš tým vidí týden jedné místnosti nebo všech, s rezervacemi čekajícími na potvrzení nahoře. Kliknutím na volný čas zarezervujete místnost pro konkrétního člověka (stačí e-mail), nebo ji zablokujete interně, například na údržbu. Kliknutím na rezervaci ji potvrdíte, zamítnete, přesunete, přejmenujete nebo zrušíte.
Pravidelné porady nemusíte zadávat jednu po druhé: rezervace se může opakovat každý pracovní den, každý týden nebo každé dva týdny až na rok dopředu. Před uložením uvidíte, které dny jsou už obsazené – ty se přeskočí – a sérii pak můžete zrušit od libovolného data dál. Rezervace místností se zobrazují i na nástěnce a stránka Návštěvníci má novou záložku Místnosti s rezervacemi každé místnosti.
I přes Claude nebo ChatGPT
Pokud máte micali.online propojené s Claude nebo ChatGPT, zvládne místnosti i asistent: „Kdo má zítra zasedačku?“, „Zarezervuj Auroru pro jana@firma.cz každé úterý v devět do konce roku.“, „Dej těmto třem lidem štítek Zaměstnanci a pošli jim pozvánku.“ Rezervace a změny procházejí stejnými pravidly jako v aplikaci.
Jak začít
- Otevřete Místnosti v menu a klikněte na Nová místnost.
- Vyplňte název, popis a kapacitu a nastavte hodiny a pravidla pro návštěvníky.
- Vyberte štítek (nebo ho vytvořte přímo ve formuláři) a zodpovědné lidi.
- V části Přístup pozvěte lidi e-mailem a pošlete jim odkaz na místnost.
Podrobný návod krok za krokem najdete v centru nápovědy.
