Varaus tapahtuu lyhyessä huomion ikkunassa. Asiakas klikkaa linkkiäsi, näkee sopivan ajankohdan ja on sillä hetkellä päättänyt varata. Jokainen lisäaskel, jonka asetat hänen tielleen, on tilaisuus harkita asiaa uudelleen tai antaa jonkin muun viedä huomion. Juuri tämä selittää useimmiten tilanteen, jonka lähes jokainen tuntee: varaussivua katsotaan paljon, mutta varauksia tulee vähän.
Siksi otimme micali.onlinessa varausprosessin uudelleen tarkasteluun alusta asti ja poistimme siitä vaiheen, joka maksoi eniten. Ja koska osa ihmisistä lähtee aina matkan varrella, lisäsimme siihen toisen asian, joka puuttui siihen asti kokonaan: listan varauksista, jotka joku aloitti muttei viimeistellyt – sekä mahdollisuuden viimeistellä ne hänen puolestaan.
Missä oli ongelma: vahvistuskoodi keskellä varausta
Tähän asti se toimi näin: kun kävijä varasi sinulta ensimmäistä kertaa, hän syötti sähköpostiosoitteensa ja varaus pysähtyi siihen. Hänen piti vaihtaa sähköpostiinsa, etsiä sieltä kuusinumeroinen koodi ja kirjoittaa se takaisin lomakkeeseen – ja vasta sen jälkeen järjestelmä näytti varauksen lopun.
Se on pahin mahdollinen kohta tällaiselle katkokselle. Keskeytät ihmisen, joka on jo tehnyt päätöksensä, ja teet sen osoitteen vahvistamisen takia, jota et vielä tarvinnut mihinkään. Se, joka ehtii lukea sillä välin jotain muuta sähköpostistaan, jonka koodi putoaa roskapostiin tai joka varaa kesken kaiken puhelimella bussissa, ei ehkä enää palaa.
Ja pahempaa: kun hän ei palannut, hänestä ei jäänyt jäljelle yhtään mitään. Ei nimeä, ei yhteystietoa, ei tietoa siitä, mistä ajankohdasta hän oli kiinnostunut. Sinulla ei ollut mitään keinoa saada tietää, että näin oli edes tapahtunut.
Miten varaus toimii nyt
Emme poistaneet vahvistusta – siirsimme sen loppuun, missä se ei maksa mitään. Kirjautumaton kävijä etenee nyt näin:
- hän valitsee ajankohdan,
- täyttää yhdellä näytöllä, Yhteystietosi, sähköpostin, etunimen, sukunimen ja puhelinnumeron – ei koodia,
- valitsee paikkojen määrän ja täyttää lomakkeen, jos tapahtumalla sellainen on,
- näkee näytön ”Vielä yksi vaihe — tarkista sähköpostisi”.
Sähköpostissa on yksi ainoa linkki. Sen avaamalla tapahtuu kaikki kerralla: osoite vahvistuu, varaus syntyy ja kävijä pysyy kirjautuneena 14 päivää – joten seuraavalla varauskerralla hänen ei tarvitse vahvistaa enää mitään. Sillä, joka kirjautuu sisään jo ennen varausta, kulku pysyy ennallaan, ja lopussa kerromme hänelle suoraan, ettei muuta tarvitse tehdä.
Sama toimintatapa pätee kaikissa kolmessa tapauksessa: tapahtuman varauksessa, palvelun tilauksessa ja ennakkomaksusuunnitelman ostossa.
Ja jos sähköposti ei tule jollekulle tarpeeksi nopeasti, hänen ei tarvitse odottaa sitä: samalla näytöllä on linkki kirjautua sovellukseen, jossa häntä odottaa kortti Odottaa vahvistustasi ja painike Vahvista.
Miksi vahvistamme osoitteen silti
Vahvistukselle on kaksi syytä, ja molemmat ovat käytännöllisiä. Vahvistamaton osoite tarkoittaa varausta, johon et saa yhteyttä – muistutukset, muutokset ja peruutukset menevät tyhjään. Ja ilman vahvistusta kuka tahansa voi varata toisen nimissä, mikä on ikävää sekä sinulle että sille, jonka nimeä joku lainasi luvatta.
Sähköpostin linkki tekee juuri tämän työn, mutta vasta hetkellä, jolloin se ei enää maksa asiakkaalle mitään. Se on voimassa 24 tuntia tai varatun ajankohdan alkuun asti – sen mukaan, kumpi tulee ensin.
Kesken jäänyt varaus ei varaa paikkaa
Ennen kuin varaus on vahvistettu, se ei varaa yhtään paikkaa. Kapasiteetti lasketaan vasta vahvistushetkellä. Tämä on tarkoituksellista: jos kesken jääneet varaukset veisivät paikkoja, muutama keksitty sähköpostiosoite riittäisi, ja tapahtumasi olisi ”täynnä” ilman ainoatakaan todellista asiakasta.
Sillä on yksi looginen seuraus. Jos kaksi ihmistä täyttää lomakkeen viimeisestä vapaasta paikasta, sen saa se, joka vahvistaa ensin. Emme salaa tätä toiselta – vahvistussivulla hän saa tietää, että viimeinen paikka on sillä välin täyttynyt ja että hänet on lisätty jonotuslistalle.
Uutta: näet nyt myös ne, joita kukaan ei viimeistellyt
Kun joku lähettää varauksen, saat siitä tiedon heti – kelloon ilmestyy ilmoitus ”Varaus odottaa kävijän vahvistusta”. Ja vasemman valikon kohtaan Vierailijat ilmestyi uusi sivu, Odottaa vahvistusta, jossa nämä varaukset elävät.
Jokaisella rivillä näet, kuka varasi (nimi, sähköposti, puhelin), mitä hän varasi, milloin hän lähetti varauksen ja onko hänen linkkinsä yhä voimassa. Ylhäällä on neljä lukua:
- Odottaa vahvistusta – linkki on yhä voimassa, ja henkilö voi vielä avata sen.
- Ei koskaan vahvistettu – linkki vanheni käyttämättä. Tämä on juuri se luku, jota et tähän asti pystynyt näkemään.
- Vahvistettu – muuttuivat todellisiksi varauksiksi.
- Vahvistusprosentti – laskettu vain linkeistä, joiden aika on jo päättynyt, jotta viime tuntien kesken olevat varaukset eivät vedä sitä keinotekoisesti alaspäin.
Lisäksi mukana on suodattimet tilan ja tyypin mukaan sekä haku nimen, sähköpostin, puhelimen ja varatun kohteen nimen perusteella. Osoite, joka kuuluu jo jollekin vierailijallesi, on merkitty tunnisteella Jo vierailijasi – vakioasiakas, joka vain ei ollut kirjautuneena sisään, on eri tapaus kuin täysin tuntematon.
Ja mikä tärkeintä: voit tehdä sille jotain
Pelkkä lista olisi vain surullista luettavaa. Siksi siihen kuuluu kaksi mahdollisuutta.
Soita heille. Sinulla on sekä sähköposti että puhelinnumero, joten voit kysyä yksinkertaisimman kysymyksen: ”Tuliko sinulle meiltä vahvistussähköposti? Onko se ajankohta yhä sinulle sopiva?” Varauksessa, josta ihminen on aidosti kiinnostunut, tämä yksi puhelu tekee usein koko eron – ja on sivumennen sanoen myös hyvä syy ottaa yhteyttä uuteen asiakkaaseen.
Tai vahvista se hänen puolestaan. Jokaisella vahvistamattomalla rivillä on painike Vahvista hänen puolestaan. Varaus syntyy täsmälleen samalla tavalla kuin jos asiakas olisi itse avannut linkkinsä: kaikki tapahtuman säännöt pätevät – kapasiteetti, ilmoittautumisen määräaika, jäsenyysrajoitus – ja lähtee tavallinen varausvahvistussähköposti. Jos varausta ei voida tehdä, saat tietää miksi (esimerkiksi ”ilmoittautumisen määräaika on umpeutunut”, tai paikka on täynnä ja henkilö siirtyi jonotuslistalle), ja rivi jää koskemattomaksi – joten kun nostat kapasiteettia tai siirrät määräaikaa, painat painiketta uudelleen.
Muutama yksityiskohta, jotka ratkaisimme samalla:
- Vanhentunut linkki ei vie painiketta pois. Vahvistusaika kuuluu asiakkaalle, ei sinulle – ja juuri vanhentuneen linkin rivit tarvitsevat useimmiten apua.
- Ennakkomaksusuunnitelma ei kulu. Emme tee asiakkaan puolesta päätöstä siitä, minkä hänen ennakkomaksusuunnitelmansa hän käyttää. Voit liittää suunnitelman varaukseen jälkikäteen.
- Näet, kuka sen teki. Jokaisen näin vahvistetun varauksen kohdalla näkyy sen vahvistaneen tiimin jäsenen nimi.
- Vain ylläpitäjät. Sivu ja painike ovat käytettävissä vain admineille ja root-admineille – aivan kuten Vierailijat-osio.
Mikä on hyvä tietää
- Tämän sivun tiedot eivät ole vielä vahvistettuja. Kuka tahansa voi kirjoittaa lomakkeeseen toisen osoitteen – ja juuri tätä sähköpostin linkki estää muuttumasta varaukseksi. Kun vahvistat jonkun puolesta, kannattaa tietää kenen: joko tunnet asiakkaan entuudestaan tai olet puhunut hänen kanssaan.
- Tämä on liukuva ikkuna, ei arkisto. Vahvistamattomat rivit katoavat viikon kuluttua linkin vanhenemisesta, vahvistetut kuukauden kuluttua käytöstä. Emme säilytä nimeä, puhelinnumeroa emmekä lomakevastauksia varauksesta, jota ei koskaan syntynyt. Pieni luku listassa ei siis tarkoita, ettei mitään tapahdu – se tarkoittaa, että katsot vain viimeisiä päiviä.
Mistä sen löydät
Omassa tilissäsi vasemmasta valikosta, kohdasta Vierailijat → Odottaa vahvistusta. Mitään ei tarvitse ottaa käyttöön eikä säätää, ja aivan kuten kaikki muu micali.onlinessa, tämäkin on ilman lisämaksua. Sivu täyttyy itsestään heti, kun joku varaa sinulta kirjautumatta sisään.
Ja jos luku Ei koskaan vahvistettu yllättää sinut, älä säikähdä sitä. Nuo ihmiset olivat siellä jo aiemminkin – et vain pystynyt näkemään heitä mistään.
