Lista oczekujących jest przydatna tylko wtedy, gdy wydaje się sprawiedliwa. Źle wykonane, staje się kolejnym źródłem dezorientacji administratora i klienta. Dobrze wykonany, zamienia odwołane spotkania w zajęte terminy i daje klientom prawdziwą szansę wtedy, gdy tego chcieli.
Lista oczekujących działa najlepiej, gdy podstawy są jasne. Jeśli nadal konfigurujesz przepływ rezerwacji, zacznij od naszegokompletny przewodnik konfiguracji rezerwacji online.
Skorzystaj z listy oczekujących, gdy popyt jest nierówny
Prawdopodobnie potrzebujesz listy oczekujących, jeśli niektóre miejsca są zawsze zajęte, a inne pozostają ciche. Typowymi przykładami są wieczory, weekendy, konkretni pracownicy, popularne zajęcia i usługi o wysokiej wartości.
Nie potrzebujesz listy oczekujących dla każdej firmy. Jeśli Twój kalendarz jest zwykle otwarty, skup się najpierw na przypomnieniach i zmianie harmonogramu.
Zdecyduj, na co ludzie czekają
Niejasna lista oczekujących jest trudna w użyciu. Bądź konkretny. Ktoś może poczekać na:
- każde wcześniejsze spotkanie,
- konkretny dzień tygodnia,
- konkretnego pracownika,
- konkretna klasa,
- anulowanie przed upływem terminu.
Im bardziej szczegółowe jest żądanie, tym łatwiej jest zaoferować odpowiedni automat bez spamowania wszystkich.
Ustaw okno odpowiedzi
Kiedy otworzy się slot, daj klientowi jasne okno na jego akceptację. W przypadku automatów jednodniowych może to być 30–60 minut. Na jutrzejsze spotkania kilka godzin może wystarczyć.
Kluczem jest powiedzenie, co będzie dalej: jeśli nie odpowie na czas, oferta przechodzi na następną osobę.
Szablon wiadomości
Staraj się, aby wiadomość była krótka i skupiała się na działaniu:
Dobra wiadomość {first_name}, zwolniło się miejsce dla {service} na {time}. Kliknij tutaj, aby zarezerwować przed {deadline}: {link}
W przypadku SMS unikaj długich wyjaśnień. Zadaniem wiadomości jest umożliwienie klientowi szybkiego zajęcia slotu.
Zachowaj uczciwość
Większość firm powinna stosować jedną z dwóch zasad:
- Pierwszy w kolejce:zaoferuj miejsce na najwcześniejsze pasujące żądanie.
- Najlepszy mecz:zaoferuj miejsce osobie, której prośba najlepiej odpowiada terminowi, pracownikowi lub usłudze.
Jedno i drugie może zadziałać. Ważne jest, aby Twój zespół rozumiał tę zasadę i konsekwentnie ją stosował.
Nie przesłaj wiadomości
Lista oczekujących powinna być pomocna, a nie głośna. Jeśli ktoś chce tylko w sobotę rano, nie wysyłaj mu ofert we wtorek po południu. Jeśli zignoruje kilka ofert, zapytaj, czy nadal chce pozostać na liście.
Gdzie pasuje z przypomnieniami
Listy oczekujących nie zastępują przypomnień. Pracują razem. Przypomnienia zmniejszają liczbę odwołań i niepojawień; listy oczekujących pomagają odzyskać wolne miejsca.
Dla przypomnienia zobacz nasz przewodnik na tematograniczenie niepojawień.
Konkluzja
Dobra lista oczekujących jest prosta: konkretne prośby, jasne oferty, krótkie terminy reakcji i uczciwe zasady. To wystarczy, aby odzyskać puste miejsca, nie powodując, że klienci czują się ścigani.
