Rum: mötesrum som bara ditt team kan boka

Mötesrummet på andra våningen, en studio som fem instruktörer delar, två skrivbord i ett coworking-utrymme. Så länge ni är få räcker ett delat kalkylblad eller ett meddelande i gruppchatten — ”jag tar det klockan tio”. Sedan möts två personer vid dörren med samma kalenderinbjudan, någon blockerar rummet för hela dagen ”ifall det behövs”, och ingen vet om det är städat efter senaste mötet.

Därför har micali.online nu en tredje typ av bokning vid sidan av event och tjänster: rum. De är delade utrymmen som bara personerna du godkänner kan boka — dina anställda, medlemmar, hyresgäster. Alla tar rummet så länge de behöver det, inom de regler du anger, och du har allt på ett ställe.

I den här artikeln visar vi hur åtkomst via etiketter fungerar, varför reglerna inte går att kringgå ens med två bokningar efter varandra, hur bokningen ser ut för dem du har godkänt och vad ditt team gör med den.

Ett rum är inte en tjänst

Vid en tjänst bokar kunden din tid — en klippning, en massage, en konsultation. Vid ett rum bokar din person ett utrymme och väljer tiden själv: från tio till halv tolv, till ett teammöte, till ett samtal med en kund. Ett rum har:

• ett namn, en beskrivning och bilder — var det ligger, hur många som får plats, vad man hittar inuti,
• öppettider för varje veckodag när det kan bokas, med flera tidsintervall om dagen vid behov,
• tid för förberedelse och städning i minuter före och efter varje bokning (noll går bra),
• ett bokningsintervall — till exempel var 15:e minut — som bokningar börjar och slutar på.

Vem kan boka: etiketter

Åtkomst styrs av etiketter — beteckningar du ger personer: Anställda, Ledning, Medlemmar. En person kan ha flera etiketter, och ett rum avgör vilka etiketter som får boka det; en av dem räcker. Så öppnar du mötesrummet för hela teamet med etiketten Anställda, och det lilla rummet för ledningen bara med Ledning.

• Inbjudan: under Rum → Åtkomst klistrar du in e-postadresser, väljer etiketterna och skickar inbjudan. Ingen skapar ett lösenord — personer loggar in med en engångskod som skickas till deras e-post.
• Åtkomstförfrågan: någon som loggar in och öppnar ett synligt rum de ännu inte kan boka kan be om åtkomst, med ett kort meddelande. De ansvariga godkänner förfrågan (personen får rummets etiketter) eller nekar den, och personen får ett mejl i båda fallen.
• Ingen etikett betyder bara ditt team: ett rum utan etikett kan bara bokas av ditt team. För ett coworking-utrymme kan du öppna det för alla som loggar in — medvetet, för vem som helst kan logga in med vilken e-postadress som helst.

Synligt eller dolt

Ett synligt rum visar bilderna, beskrivningen, kapaciteten, öppettiderna och reglerna för alla med länken, men bokning kräver ändå inloggning och en etikett. Ett dolt rum svarar ”hittades inte” till alla som inte kan boka det — även om länken läcker ut ser ingen något. Det finns ingen gemensam lista över alla rum: bara de du har godkänt hittar ett rum, via din bokningssida eller dess direktlänk. Du växlar synlighet med en enda knapp direkt i rumlistan.

Regler som inte går att kringgå

Ett delat rum fungerar bara om inte en person tar det för hela veckan. För bokningarna som personer gör själva anger du därför:

• längsta bokningen — 2 timmar, till exempel,
• minsta paus mellan en persons egna bokningar i samma rum — så att 2-timmarsgränsen inte går att kringgå med två bokningar på 2 + 2 timmar direkt efter varandra,
• hur många dagar i förväg personer kan boka.

Ditt team — en admin, en chef eller en ansvarig teammedlem — kan hoppa över dessa gränser och öppettiderna när de bokar åt någon annan. En regel gäller ändå alltid och för alla: två bokningar överlappar aldrig. Varje ny bokning och varje flytt låser rummet ett ögonblick, så att inte ens två personer som klickade samma sekund får samma tid.

Så här bokar de du har godkänt

På rummets sida loggar personen in, och bokningen tar tre steg:

1. dagen i en månadskalender — bara dagarna rummet är öppet går att klicka på,
2. starten i ett rutnät med tider — upptagna tider ligger kvar i rutnätet, bara gråmarkerade, så att du direkt ser när rummet är ledigt; intilliggande tider för en bokning smälter samman till ett enda block med dess tid och namn, om rummet delar namn,
3. längden, vad bokningen gäller och en valfri anteckning.

Vald dag och tid ligger kvar synliga med en Ändra-knapp, och varje steg har sin egen adress, så att en omladdning av sidan inte förlorar något. Pausen kring din egen bokning är markerad i rutnätet med en streckad ram, och förklaringen under rutnätet säger varför. Rumsbokningar visas sedan under Mina bokningar vid sidan av event och tjänster, och kan avbokas när som helst innan de börjar.

Bekräftelse och meddelanden

För varje rum väljer du om bokningar bekräftas automatiskt. Om ja, får personen en bekräftelse direkt. Om nej väntar bokningen, och de ansvariga för rummet får ett mejl, en pushnotis och en avisering i appen för att bekräfta eller neka den.

Precis som med event och tjänster bestämmer du vilken meddelandemall som skickas när: bokningen väntar på bekräftelse, är bekräftad (med en kalenderinbjudan), är nekad, avbokas av besökaren, avbokas av dig, flyttas till en annan tid, och en påminnelse ett valt antal timmar innan start. Ditt första rum får färdiga mallar du kan redigera i efterhand.

En kalender för ditt team

Under Rum → Kalender ser ditt team veckan för ett rum eller alla, med bokningarna som väntar på bekräftelse överst. Klicka på en ledig tid för att boka rummet åt en viss person (ett mejl räcker) eller för att blockera det internt, till exempel för underhåll. Klicka på en bokning för att bekräfta, neka, flytta, byta namn på eller avboka den.

Återkommande möten behöver du inte lägga in ett och ett: en bokning kan upprepas varje arbetsdag, varje vecka eller varannan vecka, upp till ett år framåt. Innan du sparar ser du vilka dagar som redan är upptagna — de hoppas över — och senare kan du avboka serien från ett valfritt datum och framåt. Rumsbokningar visas också på instrumentpanelen, och sidan Besökare har fått en ny flik, Rum, med bokningarna för varje rum.

Även via Claude eller ChatGPT

Om micali.online är kopplat till Claude eller ChatGPT hanterar assistenten rum också: ”Vem har mötesrummet i morgon?”, ”Boka Aurora åt anna@company.com varje tisdag klockan nio fram till årsskiftet.”, ”Ge de här tre personerna etiketten Anställda och skicka dem en inbjudan.” Bokningar och ändringar följer samma regler som i appen.

Så här kommer du igång

1. Öppna Rum i menyn och klicka på Nytt rum.
2. Fyll i namn, beskrivning och kapacitet, och ange öppettiderna och reglerna för besökare.
3. Välj en etikett (eller skapa en direkt i formuläret) och de ansvariga personerna.
4. Under Åtkomst bjuder du in personer via e-post och skickar dem länken till rummet.

En detaljerad steg-för-steg-guide hittar du i hjälpcentret.