Työpajan varaussivulla on muutakin kuin kerättävä nimi ja sähköpostiosoite. Sen on autettava jotakuta päättämään, varaamaan oikea määrä paikkoja, ymmärtämään, mitä seuraavaksi tapahtuu, ja näytettävä itse asiassa samana päivänä.
Monien pienyritysten tekemä virhe on käsitellä työpajaa tavallisena tapaamisena. Se ei ole. Työpajassa on kapasiteettia, valmistautumista, ryhmäajoitusta ja usein vahvempaa muistutusten tarvetta.
Tämä työpajakokoonpano on yksi versio laajemmasta varaustyönkulusta. Täydellinen pienyritysten tarkistuslista on meidäntäydellinen online-varauksen asennusopas.
Aloita lupauksesta
Tee tarjous selväksi ennen päivämäärän valitsejaa. Vierailijan tulisi ymmärtää kolme asiaa muutamassa sekunnissa:
- mistä työpajassa on kyse,
- kenelle se on,
- mitä he jättävät.
Esimerkiksi "Geelimanikyyri aloittelijan työpaja" on selkeämpi kuin "Nails workshop". "Opi ottamaan parempia tuotekuvia puhelimella" on selkeämpi kuin "Valokuvaustunti".
Näytä käytännön yksityiskohdat ajoissa
Älä piilota perustietoja pitkässä kappaleessa. Laita ne lähelle varaustoimintoa:
- päivämäärä ja alkamisaika,
- kesto,
- sijainti tai online-käyttötiedot,
- vapaita paikkoja,
- hinta tai ilmainen sisäänpääsy,
- mitä sisältyy,
- mitä osallistujan tulee tuoda.
Käytä kapasiteettia tarkoituksella
Kapasiteetti ei ole vain tekninen raja. Se muokkaa kokemusta. Käytännön luokka voi tarvita vähemmän paikkoja kuin luentotyyppinen tapahtuma. Jos työpaja tarvitsee yksilöllistä palautetta, pidä numero pienempänä ja kerro se sivulla.
Jos luokka myydään usein loppuun, käytä jonotuslistaa sen sijaan, että näyttäisit "täysin varattu". Jonotuslista antaa kiinnostuneille seuraavan askeleen ja auttaa sinua täyttämään peruutetut paikat myöhemmin.
Tee vahvistussähköpostista hyödyllinen
Hyvän työpajavahvistuksen pitäisi vastata kysymyksiin, joita ihmiset kysyvät edellisenä päivänä:
- "Minne menen?"
- "Milloin minun pitäisi saapua?"
- "Pitääkö minun tuoda mitään?"
- "Voinko peruuttaa tai siirtää paikkani?"
- "Mihin otan yhteyttä, jos jokin muuttuu?"
Jos haluat sanamuotoideoita, muokkaa jotakin meidänvarausvahvistussähköpostimallit.
Lähetä kaksi muistutusta
Useimpiin työpajoihin riittää kaksi muistutusta: yksi 24 tuntia ennen ja yksi lyhyt muistutus päivän aikana. Ensimmäinen voi sisältää hyödyllisiä yksityiskohtia. Toisen tulee olla lyhyt: aika, paikka ja tarvittaessa linkki.
Käytä jonotuslistaa peruutetuille istumapaikoille
Jos joku peruuttaa, tarjoa paikkaa nopeasti seuraavalle sopivalle henkilölle. Anna heille selkeä määräaika, kuten yksi tai kaksi tuntia, ennen kuin siirryt seuraavan henkilön luo. Tämä pitää prosessin oikeudenmukaisena ja välttää hitaat edestakaiset viestit.
Jos haluat tarkempia asetuksia, luekuinka käyttää jonotuslistaa peruutettujen tapaamisten täyttämiseen.
Yksinkertainen työpajavarauksen tarkistuslista
- Yksi selkeä työpajan otsikko
- Lyhyt kuvaus tuloksesta
- Päivämäärä, aika ja kesto
- Istuinrajoitus
- Hinta ja mitä kuuluu
- Sijainti- tai online-käyttöohjeet
- Peruutussäännöt
- Vahvistussähköposti
- 24 tunnin muistutus
- Odotuslista täydellisiin istuntoihin
Bottom line
Hyvä työpajan varaussivu poistaa epävarmuutta. Mitä selkeämpi sivu, sitä vähemmän teet järjestelmänvalvojan myöhemmin, ja sitä todennäköisemmin varatuista paikoista tulee todellisia osallistujia.
