Odotuslista on hyödyllinen vain, jos se tuntuu oikeudenmukaiselta. Huonosti tehtynä siitä tulee toinen järjestelmänvalvojan ja asiakkaiden hämmennyksen lähde. Hyvin tehtynä se muuttaa peruutetuista tapaamisista täytetyt ajat ja antaa asiakkaille todellisen mahdollisuuden silloin, kun he haluavat.
Odotuslista toimii parhaiten, kun perusasiat ovat selvillä. Jos olet vielä määrittämässä varausvirtaa, aloita meidän täydellinen online-varauksen asennusopas.
Käytä jonotuslistaa, kun kysyntä on epätasaista
Tarvitset todennäköisesti jonotuslistan, jos jotkut paikat ovat aina täynnä, kun taas toiset ovat hiljaa. Yleisiä esimerkkejä ovat illat, viikonloput, tietyt henkilökunnan jäsenet, suositut tunnit ja arvokkaat palvelut.
Sinun ei tarvitse jonotuslistaa jokaiselle yritykselle. Jos kalenterisi on yleensä auki, keskity ensin muistutuksiin ja uudelleenjärjestelyihin.
Päätä, mitä ihmiset odottavat
Epämääräistä jonotuslistaa on vaikea käyttää. Ole täsmällinen. Joku saattaa odottaa:
- mikä tahansa aikaisempi tapaaminen,
- tietty viikonpäivä,
- tietty työntekijä,
- tietty luokka,
- peruutus ennen määräaikaa.
Mitä tarkempi pyyntö, sitä helpompi on tarjota oikea paikka ilman roskapostia kaikille.
Aseta vastausikkuna
Kun paikka avautuu, anna asiakkaalle selkeä ikkuna hyväksyä se. Saman päivän jaksoissa se voi olla 30–60 minuuttia. Huomisten tapaamisten osalta muutama tunti voi olla hyvä.
Tärkeintä on sanoa, mitä tapahtuu seuraavaksi: jos he eivät vastaa ajoissa, tarjous siirtyy seuraavalle henkilölle.
Viestimalli
Pidä viesti lyhyenä ja toimintakeskeisenä:
Hyviä uutisia {first_name}, paikka {service}:lle avattu {time}. Napauta tätä varataksesi sen ennen {deadline}: {link}
Vältä pitkiä selityksiä, jos kyseessä on SMS. Viestin tehtävänä on antaa asiakkaan lunastaa paikka nopeasti.
Pidä se oikeudenmukaisena
Useimpien yritysten tulisi käyttää jompaakumpaa kahdesta säännöstä:
- Ensimmäinen rivissä: Tarjoa paikka aikaisintaan vastaavaan pyyntöön.
- Paras ottelu: Tarjoa paikkaa henkilölle, jonka pyyntö vastaa parhaiten aikaa, työntekijää tai palvelua.
Kumpikin voi toimia. Tärkeintä on, että tiimisi ymmärtää säännön ja soveltaa sitä johdonmukaisesti.
Älä laita viestiä liikaa
Jonotuslistan pitäisi tuntua hyödylliseltä, ei meluisalta. Jos joku haluaa vain lauantaiaamuna, älä lähetä hänelle tiistai-iltapäivätarjouksia. Jos he jättävät huomioimatta useita tarjouksia, kysy, haluavatko he silti pysyä listalla.
Missä se sopii muistutuksiin
Jonotuslistat eivät korvaa muistutuksia. He työskentelevät yhdessä. Muistutukset vähentävät peruutuksia ja saapumatta jättämistä; jonotuslistat auttavat palauttamaan vielä avoinna olevat paikat.
Katso muistutuspuoli oppaastamme ei-show'n vähentäminen.
Bottom line
Hyvä jonotuslista on yksinkertainen: erityiset pyynnöt, selkeät tarjoukset, lyhyet vastausikkunat ja oikeudenmukaiset säännöt. Se riittää tyhjien paikkojen palauttamiseen ilman, että asiakkaat tuntevat olonsa takaa-ajoon.
